Kennen Sie das auch? Man sitzt mit Freunden oder Kollegen zusammen und plötzlich steht eine Frage im Raum wo heftig diskutiert wird: „Natürlich ist der Eifelturm höher als das Empire State Building!“ oder „Schreibt man >Schlussstrich< jetzt mit 3xS oder nur 2xS nach der neuen Rechtschreibung?“. Hätte man früher noch länger diskutiert oder die Lösungsfindung vertagt so zückt heutzutage jemand ein Smartphone oder einen Laptop und es wird auf Wikipedia nachgesehen. Der Schiedsrichter des Informationszeitalters könnte man fast meinen.
Vom Nutzer zum Autor
Wikis sind ja ganz allgemein eine Webplattform zur Erzeugung, Speicherung, Sammlung, Verwaltung und Wiederauffindung von Informationen – Bild wie auch Text. Der ungewöhnliche Name stammt aus dem hawaiianischen “WikiWiki” was (zumindest habe ich das auf Wikipedia selbst gelesen) „schnell“ bedeutet und im Namen bereits die Vorteile von Wikis zusammen fast: Sie benötigen vom Benutzer keine oder wenig Einarbeitungszeit, sind unkompliziert zu bedienen und Änderungen sind direkt nach dem Speichern sichtbar. Eine große Zahl an Nutzern kann damit Informationen zusammentragen, erweitern, aktualisieren und gemeinsam nutzen. Man konsumiert nicht nur, man kann auch einfach das eigene Wissen beisteuern. Wikis (Wikipedia sei hier nur als ein Aushängeschild dieser Web-Gattung prominent erwähnt) sind populär und was liegt näher als auch über deren Einsatz im Rahmen des betrieblichen Wissensmanagements nachzudenken.
Die Rettung im Informationszeitalter oder ein troianisches Pferd?
Im Allgemeinen begegnet man wohl mehr Vorbehalten beim innerbetrieblichen Einsatz als glühenden Befürwortern. Man befürchtet mangelnde aktive Beteiligung der Belegschaft, fehlende Medienaffinität der Mitarbeiter oder beschwört sogar den Wildwuchs an Information herauf. Ist es für Unternehmen vielleicht sogar eine der schlimmsten Vorstellungen, die eingespeiste Information nicht mehr „kontrollieren“ zu können, sondern den Mitarbeitern selbst zu überlassen was wichtig und dokumentierenswert ist und was nicht? Ist es eine Gefahr wenn viele bestimmen was richtig ist und vielleicht wenige „Wissende“ überstimmt werden?
Auf der Plusseite stehen meist Begriffe wie Aktualität, niedrige Kosten, weltweite Verfügbarkeit und eine einfache Bedienung. Man denkt daran Erfolgsrezepte des WWW auch auf die innerbetriebliche Realität zu übertragen und verspricht sich davon einen Effizienzgewinn: Durch die zentrale Dokumentation von Fachinhalten, die Schaffung eines Nachschlagewerkes bzw. digitalen Betriebslexikons für neue und bestehende Mitarbeiter, die Schaffung einer zentralen E-Learning Plattform, etc.
Tatsächliche Nutzung bzw. eigene Erfahrungen
Eine Umfrage zu diesem Thema (http://wikipedistik.de) hat gezeigt, dass in der IT/EDV Branche rd. 40% der Unternehmen irgendeine Art von WIKI im Einsatz haben. Im Bildungswesen sind es immerhin noch 10%. Andere Branchen variieren zwischen 4 und 9%. Diese Zahlen beziehen sich laut der zitierten Studie auf eine deutschsprachige und eine internationale Studie.
Schlägt man auf Wikipedia selber dazu nach, findet man sehr spannend klingende Beispiele von Unternehmen, die Vorreiter zu sein scheinen. Beispielsweise IBM mit der sogenannten BLUEWIKI oder der Volkswagen AG mit kolportierten 3.600 Artikeln und 20.000 Usern die die betriebsinterne WIKI zum Leven erwecken.
Prüfen kann ich die Angaben nicht, aber ich kann zum Abschluss eigene Erfahrungen berichten: Wir nutzen bei vieconsult seit April diesen Jahres eine Wiki zur Dokumentation von internen Prozessen, zur Erfassung von Wissens und zum Austausch im Team. Mit gutem Erfolg wie ich meine. Die Erfolgsfaktoren dabei aus meiner Sicht:
- Eine gute Struktur: Eine WIKI darf nicht im luftleeren Raum entstehen sondern braucht gewisse Spielregeln und eine Rahmenvorgabe über Themen und Struktur.
- Technikaffinität: Es braucht Zeit, Mitarbeiter auf das System einzuschulen und zu gewöhnen. Auch wenn die Bearbeitung einfach ist, benötigt es Zeit und Geduld die Feinheiten zu erlernen.
- Disziplin: Man darf nicht nur daran denken wie man Dinge EINTRÄGT, sondern muss beim Eintragen schon darüber nachdenken wie man Dinge FINDET. Man muss die Dokumentation von Wissen nicht nach dem WISSENDEN richten, sondern nach dem SUCHENDEN.
- Motivation: Gerade weil eine WIKI von den Nutzern lebt die gleichzeitig Autoren sind, lebt sie von Motivation daran teilzuhaben. Und diese will gezielt gefördert werden.
- Key-User und klare Verantwortlichkeiten: Um das System ins Laufen zu bringen, benötigen Sie technikaffine Key-User die den Stein ins Rollen bringen. Und klare Verantwortlichkeiten, wie bestimmte Inhalte für das Unternehmen freigegeben werden.
Ich oute mich hiermit als WIKI-Fan. Und ich kann Unternehmen nur raten, den Einsatz zu prüfen. Vielleicht schafft es veraltete Handbücher ab. Vielleicht dokumentiert es bisher implizites Wissen. Vielleicht schafft es Standards unter Kollegen, wo es bisher nur das eigene Tun gab. Aber es ist niemals ein Selbstläufer und kann nur in einem darauf vorbereiteten Umfeld funktionieren.
Vertiefender Lesetipp
Wer eine aktuelle Studie des Fraunhofer Institutes dazu lessen möchte: Jochen Günther, Wissensmanagement 2.0 – Erfolgsfaktoren für das Wissensmanagement mit Social Software. Eine empirische Studie zu organisatorischen und motivationalen Erfolgsfaktoren für den Einsatz von Social Software in Unternehmen. Stuttgart: Fraunhofer Verlag, 2010, 110 S., ISBN 978-3-8396-0090-0
Oder Sie lesen auf Wikipedia selbst nach! 😉
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