Dezentrales Arbeiten, sogenannten Telearbeiten, ist in aller Munde. Und zahlreiche Unternehmen wagen derzeit erste Schritte in diese Richtung. Man ist vielerorts zu dem Schluss gekommen, dass Arbeit überall stattfinden kann und dass Telearbeit Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer hat. Dennoch fällt vielen Unternehmen die Umsetzung schwer. Grund ist vielfach, dass Telearbeit mehr ist, als Mitarbeitern einfach zu erlauben, von zu Hause zu arbeiten. Telearbeit funktioniert dort gut, wo sie in eine Gesamtstrategie eingebunden ist.
Telearbeit-Kultur
Wie immer steht am Beginn die Kultur. Telearbeit wird leider allzu oft eingeführt, ohne dass im Unternehmen Klarheit bei allen Beteiligten herrscht, wie damit umzugehen ist. „Structure follows Strategy“ ist eine alte Management-Weisheit. Und die sollte auch für die Einführung von Telearbeit gelten. Zuerst müssen die Zielsetzungen klar sein. Was bezwecken wir durch die Einführung? Die Gründe können vielfältig sein. Entlastung der Arbeitnehmer, Reduktion der Raumkosten, Flexibilität für die Mitarbeiter, der Arbeitsrealität der Mitarbeiter gerecht werden, Verminderung langer umweltschädlicher Anfahrtswege. Wie dem auch sei, zuerst das Ziel. Dann die gezielte Kommunikation. Führungskräfte wollen informiert werden, die Ängste um die Leistungsfähigkeit müssen abgebaut werden, das Nutzen des Angebots auch von den Mitarbeitern nicht als weniger arbeiten verstanden werden.
Bitte nur mit der entsprechenden Technologie und Organisation
Ein weiterer wesentlicher Faktor ist die Art und Weise wir Technologie eingesetzt wird, um Telearbeit zu unterstützen. Es gibt tatsächlich Unternehmen, die Telearbeit in der Art einführen, dass Mitarbeiter zwar von zu Hause arbeiten, aber keine Zugriffe oder sonstige Kommunikationsmöglichkeiten ins und mit dem Unternehmen haben. Ein Scheitern ist vorprogrammiert. Zum einen müssen die Anbindungen geschaffen werden, also Zugriffe auf alle wichtigen Tools und Dokumente, die benötigt werden. Zum anderen sollte eine entsprechende Organisation aber auch dazu führen, dass Mitarbeiter wirklich eine Wahl haben. Telearbeit einzuführen, aber an jedem Tag mindestens ein Meeting anzusetzen, wo „gewünscht ist, dass alle anwesend sind“, wird zweifellos ebenfalls zum Scheitern des Projekts führen. Viel mehr erfordert es eine gute Meetingkultur, also auch Tage, wo keine „Anwesenheitsmeetings“ stattfinden, oder aber einen Einsatz von Technologien wie beispielsweise Videokonferenzen, die es dem Mitarbeiter ermöglichen von zu Hause beizuwohnen.
Und dann wäre da noch das Recht
Rechtlich sollte natürlich auch einiges geklärt werden. Abgesehen von Ausstattung sollte jedenfalls das Thema Arbeitszeit angesprochen werden. Wann wird gearbeitet und wie wird erfasst. Aber auch der Umgang mit Dokumenten des Unternehmens (auch hier kann man sich technologisch entsprechend absichern) sollte in Richtlinien für die Mitarbeiter erfasst sein. Das gibt Sicherheit für beide Seiten, denn auch Mitarbeiter wollen sicher sein, dass ihr Handeln im Rahmen ist und nicht unerwarteterweise ein böses Nachspiel hat. Aber auch, wenn nicht gearbeitet werden darf, sollte zum Wohle der eigene Mitarbeiter geregelt sein.
Microsoft Österreich zeigt wie es geht
Zum Abschluss ein prominentes Beispiel aus Österreich, wo man sich über diese Themen viele Gedanken gemacht hat und ein Konzept entworfen hat, das richtunggebend ist. Unter dem Motto „Das neue Arbeiten“ hat Microsoft nicht nur neue Wege in der Art zu Arbeiten beschritten, sondern so nebenbei auch sein komplettes Büro in Wien Meidling in eine moderne Arbeitswelt verwandelt. So gelten bei dem Softwareriesen die sogenannten „Rules of Engagement“. Eines davon besagt, dass alle offiziellen Meetings via Videokonferenz ausgestrahlt werden müssen. Das ermöglicht allen Teleworkern ebenfalls teilzunehmen, egal wo sie gerade sind. Ermöglicht wird das zum einen durch die Tatsache, dass alle Meetingräume mit sogenannten Roundtable-Kameras ausgestattet sind. Das sind Plug&Play Kameras, die alle Seiten des Raumes zeigen (man kann also alle Teilnehmer eines Meetings sehen) und den Einsatz einer intelligenten Software, nämlich Microsoft Lync. Dieses Programm ermöglicht neben einer direkten Kommunikation à la Instant Messaging auch das einfache Abhalten von Videokonferenzen. Sogar das Teilen von Dokumenten am Bildschirm und ein kollektives Arbeiten daran wird über moderne Sharepoint Technologie möglich. So sind bei vielen der Mitarbeiter zwei Home Office Tage pro Woche durchaus üblich. Ein halbes Stockwerk hat man beim Umbau der Büros im Sommer 2011 zurück geben können. Das spart zusätzlich Geld.
Wer also beabsichtigt, Telearbeit bei sich einzuführen, dem sei abschließend geraten, nicht nur darüber zu philosophieren, wer dann wie viel weniger, mehr oder nicht mehr arbeitet. Sondern Telearbeit in ein gesamtheitliches Unternehmenskonzept gießen. Damit die Bemühungen dann auch die erwarteten Früchte tragen können.
Telearbeit, aber richtig!
