Eine neue HR-Software muss her

Eine neue HR-Software für das Unternehmen zu finden bzw die bereits bestehende zu adaptieren, bringt eine Menge … nennen wir es mal „Herausforderungen“ mit sich.

Ich wandte mich an ein paar HR-Software-Anbieter und fragte, wie diese Herausforderungen konkret aussehen – worauf zu achten und was zu bedenken ist. Die konkrete Fragestellung:

Experten-Interview

Worin liegen für Unternehmen Ihrer Erfahrung nach die größten Herausforderungen bei der Suche nach einer neuen / Adaptierung der vorhandenen HR-Software?

Mag. Matthias Dietrich (rexx systems): Vielfach ist die Vorbereitung auf die Softwareauswahl einer der schwierigsten Schritte im Prozess. Hier sollten die Unternehmen die eigenen Prozesse und die daraus resultierenden Anforderungen an ein HR System möglichst so klar definieren, dass zum einen die Anbieter ein wirklich genau passendes Angebot angeben können und zum anderen die Lösungen für das Unternehmen auch gut vergleichbar sind.

Robert Feix (Lumesse): Wir uns immer wieder damit konfrontiert, dass die Anforderungen an die Software-Lösungen nicht klar genug definiert sind. So finden wir häufig generisch definierte Prozesse vor, manchmal auch nur eine Mindmap oder ungefähre Vorstellungen davon, wie die Lösung in der Zukunft zum Einsatz kommen soll. Dies jedoch erschwert die Planung einer leistungsfähigen Talent Management Lösung sehr stark. Bemerkenswerterweise sind die Kunden häufig der Meinung, alle Funktionalitäten seien bereits umfassend gut definiert. Diese Annahme ist mit Sicherheit korrekt, aber entscheidend ist wie immer der Blickwinkel des Betrachters. Ein personalwirtschaftlich inhaltlich umfassend definierter Prozess kann dennoch aus der Perspektive eines Beraters oder Softwareentwicklers so viel Interpretationsspielraum belassen, dass es nicht möglich ist, eine Softwarelösung daraufhin anzupassen.

Gregor Minichberger (ePunkt Internet Recruiting): Der Weg zur Anschaffung einer HR-Software beginnt bei vielen Unternehmen mit der Feststellung „dass sich etwas ändern muss“. Ein Blick auf den Markt zeigt, dass hierzu vielfältige Lösungen angeboten werden. Passt die Software aber nicht zu den Anforderungen des Unternehmens, steigen Aufwand und Kosten meist überproportional. Zudem können langjährig etablierte Prozesse nicht einfach über den Haufen geworfen werden. Unsere Bewerbermanagement-Software ist flexibel und passt sich dem Prozess unserer Kunden individuell an. Dabei basiert die gesamte Kommunikation auf einem strukturierten Workflow und hilft dabei den Überblick zu bewahren. Denn das primäre Ziel bei der Anschaffung einer neuen Software sollte sein, die ideale Lösung für das Unternehmen und seine Prozesse zu finden und nicht die eigenen Strukturen der neuen Software anzupassen.

Thomas Scharmer (Lohn & HR): Die größte Herausforderung ist, Mitarbeiter und Linienvorgesetzte in den Auswahl- bzw. Änderungsprozess mit einzubeziehen. Eine HR-Software sollte keine Expertensoftware sein. Wichtig ist hier, dass die HR-Software so gestaltet ist, dass alle Mitarbeiter damit arbeiten können. Weiters ist es auch erforderlich, die Mitarbeiter zu Beteiligten zu machen. Durch die Einbindung der Mitarbeiter kann die HR-Software besser auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt werden. Dadurch kann die Qualität der HR-Arbeit gesteigert und der administrative Aufwand der HR-Abteilung verringert werden.
In der Praxis ist es auch oft problematisch, dass die Geschäftsführung einer HR-Software nicht die gleiche Bedeutung beimisst wie einer ERP- oder CMS-Software. Hier ist eine Sensibilisierung hinsichtlich der Relevanz einer HR-Software sicherlich in vielen Unternehmen noch erforderlich.

Benigna Prochaska MSc (Sage): Bei der Auswahl einer neuen HR-Software gehen Unternehmen eine langfristige Partnerschaft mit dem Softwareunternehmen ein.  Unter diesem Aspekt ist bei der Suche und der Auswahl nicht nur das Produkt selbst, sondern das Unternehmen das dahinter steht von großer Bedeutung. Die wesentlichen Merkmale zur Entscheidungsfindung sind:
• Produktspezifisch
— Funktionalität und Bedienbarkeit
— Wartungssicherheit, pünktlich und vollständige Updates
— Kontinuierliche Weiterentwicklung des Produktes
— Preis/Leistungsverhältnis
• Unternehmen
— Fachspezifisches Know-How
— Vertrauen, Sicherheit, Verlässlichkeit
— Kundenbetreuung
— Referenzprojekte
— Nachhaltigkeit und Stabilität zur Sicherung der Investition
Die Analyse unserer Projekte ergibt, dass beide Aspekte gleichwertig bei der Auswahl einer neuen HR-Software erfolgsentscheidend sind.

Danke an die Gesprächspartner!

Eine weitere Frage brennt mir unter den Nägeln: „Wie gehen Sie mit den mitunter sehr unterschiedlichen Kommunikationsstrukturen von soft-skill-geschulten Personalisten einerseits und der eher strikten, sachlichen, klaren Techniker-Sprache um?“ Doch das erfrage ich erst im nächsten Interview, wenn es wieder um HR-Software geht: im märz2013

Die Gesprächspartner

Eine neue HR-Software muss her