PE braucht mehr als reine Personalverwaltung-Software

21Mrz2014

6 min

HR-Know-how aus der Praxis für die Praxis

Personalentwicklung (PE) mit all seinen potenziellen Möglichkeiten, tatsächlichen Schulungen, auslaufenden Mitarbeiter-Zertifikaten, Erfolgs-Überprüfungen, … wie schön wäre es, alles ganz einfach & übersichtlich in der EDV abbilden zu können! Lassen wir mal die selbstgestrickten Excel-Listen beiseite, die sich v.a. in KMUs noch großer Beliebtheit erfreuen, um diverse Personalverwaltung-Software zu substituieren (ja, ich gebe zu, ich stricke ebenfalls an mehreren Ecken und Enden mit Excel und bin gar nicht mal so unzufrieden damit). Dennoch: es gibt bessere Möglichkeiten. Professionellere. Ausgereiftere.

Und genau in diese professionellen, ausgetüftelten Lösungen möchte ich mich heute hineindenken dürfen – aus der Sich des End-Users, der mit dieser genialen Lösung tagtäglich arbeiten möchte. Gleich vorweg: ein Experten-Interview soll nicht – bzw kaum – werblich sein. Doch das schaffe ich bei diesem Thema nicht. Wie soll ich über die Funktionsweise einer Software sprechen / erfahren / nachhaken ohne direkt Werbung zu machen für diese Software? Das funktioniert nicht. Daher versuche ich nicht, den Firmennamen / Softwarenamen, etc. jedes Mal gekünstelt zu umschiffen, sondern nenne sie beim Namen. Sollen die Interview-Partner ruhig etwas davon haben dass sie sich Zeit nahmen. Für mich. Für Sie. Für mein „hineindenken-dürfen“.

Soll-Ist-Abgleich

in der Personalentwicklungs- (Personalverwaltung) Software

…

Soll-Ist-Erhebung von Fähigkeiten & Fertigkeiten – wie funktioniert die Umsetzung für den End-User?

Mag. Peter Haider (Infoniqa HR Solutions): Im Rahmen der Beschreibung der Stellen leiten Sie aus den Aufgaben die erforderlichen Fähigkeiten & Fertigkeiten ab. Diese werden aus einem zentralen Kompetenzkatalog den Aufgaben der Stellenbeschreibung zugeordnet. Daraus ergibt sich ein Kompetenzprofil das die Soll-Fähigkeiten & -Fertigkeiten des Stelleninhabers beschreibt.
Die Erhebung der Ist-Fähigkeiten & -Fertigkeiten wird einerseits über Selbst- und Fremd-Einschätzungen und andererseits über die erfolgreiche Absolvierung von Seminaren unterstützt. Die Selbst- und Fremdeinschätzung kann dabei z.B. in ein Mitarbeitergespräch eingebettet sein. Die Einschätzer werden prozessgesteuert zur Einschätzung eingeladen und können in der Software engage! die Einschätzung direkt vornehmen. Die Ergebnisse der Selbst- und Fremdeinschätzungen werden anschließend abgeglichen und in das Kompetenzportfolio des Mitarbeiters übernommen.
Durch erfolgreiches Absolvieren eines Präsenztrainings aus dem engage! Seminarmanagement oder durch erfolgreiches Absolvieren eines eLearning-Kurses im engage! eLearning werden dem Mitarbeiter ebenfalls Kompetenzen in sein Kompetenzportfolio übertragen. engage! erledigt diese Aufgabe vollständig automatisch.
Das Soll-Kompetenzporfil des Stellenprofils das der Mitarbeiter innehat und sein Kompetenzportfolio können dann in engage! gegenüber gestellt und das Kompetenz-Gap auf einen Blick dargestellt werden.

Sie haben hier einen sehr ähnlichen Ansatz?

Mag. Matthias Dietrich (rexx systems): rexx HR bietet für diesen Prozess verschiedene Unterstützungsmöglichkeiten. Neben einer direkten Erfassung in der jeweiligen Mitarbeiterakte durch berechtigte Benutzer bietet unsere Lösung auch ein Tool, mit dem Sie einen Fragebogen aus dem Skillkatalog zusammenstellen können. Diese Fragen können dann zum einen vom Mitarbeiter („Selbstbild“) und zum anderen vom Vorgesetzten („Fremdbild“) im Self Service ausgefüllt werden.
Eine andere Alternative wäre auch, diese Erhebung in den Mitarbeitergesprächsprozess einzubinden und dort gegebenenfalls auch mit konkreten Zielvereinbarungen zu verknüpfen.

E-Learning

in der Personalentwicklungs-(Personalverwaltung) Software

Worin bestehen die Herausforderungen in der Umsetzung von E-Learning auf Personalisten-Seite?

Philipp Schinko, Bakk. MSc (P&I): Einfache Bedienbarkeit, effiziente Handhabung und eine Oberfläche die man gerne nutzt stellen hier die wichtigsten Elemente dar. Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die Überprüf-/Messbarkeit des Lernerfolges. Eine oftmals gelebte Selbstüberschätzung sollte durch eine neutrale Stelle (Personalabteilung) überwacht werden. All diese Punkte vereint LOGA3.

Können E-Learning-Einheiten auch selbst erstellt werden?

Mag. Peter Haider (Infoniqa HR Solutions): eLearning mit engage! ist ganz einfach! engage! Online Studio ist das neue Autorenwerkzeug mit dem Sie auf einfachste Weise eLearning Kurse erstellen. Erstellen Sie Ihren eLearning Kurs einfach in MS PowerPoint, laden Sie das PowerPoint in engage! Online Studio hoch und engage! Online Studio wandelt dabei das PowerPoint in einen vollwertigen eLearning Kurs um. Mit einem weiteren Schritt können Sie den eLearning Kurs im engage! Kursbuch freischalten und es kann sofort mit dem Lernen begonnen werden! Natürlich können Sie auch eLearning Kurs von Content Herstellern kaufen und im engage! eLearning Ihren Mitarbeitern zum Lernen zur Verfügung stellen.

Wie sieht es mit der Überprüfung aus?

Mag. Peter Haider (Infoniqa HR Solutions): engage! protokolliert ganz nebenbei ob und wann der Mitarbeiter zu lernen begonnen hat und ob er unterbrochen oder schon abgeschlossen hat. Jeder dieser Prozessschritte kann nachverfolgt werden und bei Wunsch kann engage! auch Erinnerungsmails versenden. Hat der Mitarbeiter den eLearning Kurs abgeschlossen und wurden Testfragen mit abgefragt, wird das Ergebnis auch gleich angezeigt. Wurde der Kurs erfolgreich absolviert, kann – wenn gewünscht – dem Mitarbeiter der Befähigungsnachweis per Mail automatisch zugesendet werden und die erhaltenen Kompetenzen in sein Kompetenzportfolio durch engage! übertragen werden.
Sollte der Mitarbeiter den Test noch nicht ganz geschafft haben, kann ihn engage! zu einem weiteren eLearning Kursbesuch auffordern – alles automatisch.

Dokumentation von Zertifikaten, Fristen, etc

in der: Personalentwicklungs- (Personalverwaltung) Software

Wie geht ein Personalist am besten vor hinsichtlich Dokumentation von Zertifizierungen, erreichten Leveln, abgeschlossenen Schulungen? Plan der ausstehenden Schulungen? Erinnerungen wann diverse Zertifikate v. Mitarbeitern etc. erneuert werden müssen?

Mag. Matthias Dietrich (rexx systems): Unsere Software bietet dafür eine ganze Reihe von Funktionen, die HR Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit unterstützen können.
So können im Skillmanagement die unterschiedlichen Kompetenzen, Zertifizierungen etc. strukturiert verwaltet und mit – durch den Kunden selbst definierbaren Levels – detailliert eingestuft werden. Ergänzend bietet rexx HR auch ein Trainingsmanagement, um neben der Abbildung der Ausschreibungs-, Einladungs-, Anmelde- und Freigabeprozesse auch eine umfassende Dokumentation aller absolvierten Fortbildungen zu ermöglichen.
Diese beiden Funktionen greifen auch eng ineinander. So kann z.B. der „Verfall“ einer Zertifizierung vom System überwacht werden. Nach automatischer Erinnerung kann der Mitarbeiter für eine Schulungsmaßnahme eingeplant werden und nach erfolgreicher Teilnahme erhält er direkt vom System wieder eine Auffrischung seiner Zertifizierung (z.B. für weitere 12 Monate).
Über das integrierte Dokumentenmanagement und die digitale Personalakte können die damit verbundenen Zertifikate, Teilnahmebestätigungen usw. auch im System gespeichert und z.B. für die Volltextsuche entsprechend indiziert werden.

Mag. Peter Haider (Infoniqa HR Solutions): In engage! kann hinter der Stellenbeschreibung ein Lehrplan hinterlegt werden, der dem Stelleninhaber in seinem Mitarbeiterakt zugeordnet wird. Der Mitarbeiter kann die zugeordneten Seminare bebuchen und darüber hinaus aus dem Kursbuch aus weiteren interessanten Seminarangeboten wählen.
Der Fortschritt des Mitarbeiters bei der Absolvierung des Schulungsplans kann jederzeit vom Personalisten oder vom Vorgesetzten überprüft werden. Jedes absolvierte Seminar aus dem Seminarmanagement inklusive Zertifikat wird auch beim Mitarbeiterakt ersichtlich und wurde einmal ein Seminar außerhalb des engage! Seminarmanagements besucht, kann es auch direkt im Mitarbeiterakt vermerkt werden – inklusive eingescannter Zertifikate.
Bei befristeten Zertifikaten kann eine E-Mail Nachricht rechtzeitig bevor das Zertifikat verfällt an den Mitarbeiter oder den verantwortlichen Personalisten senden oder gleich automatisch den Mitarbeiter zum Auffrischungsseminar im engage! Seminarmanagement aufbuchen.

Philipp Schinko, Bakk. MSc (P&I): In modernen HR-Lösungen wie wir sie anbieten, muss sich der Personalist längst nicht mehr den Kopf darüber zerbrechen. Hier funktionieren alle Abläufe vollautomatisch. Wiedervorlagen oder Erinnerungen werden an die betroffenen Personen ausgeschickt sodass ein nahtloser Ablauf zu jedem Zeitpunkt gewährleistet ist. Nur einfach zu bedienende Softwarelösungen werden auch gerne genutzt, genau das ist der Fokus von LOGA3.

Ganz generell

Schlussrunde: Was muss Software darüber hinaus leisten, um für PE schlüssig zu funktionieren?

Philipp Schinko, Bakk. MSc (P&I): Heutzutage sollten 3 Punkt im Mittelpunkt stehen – einfache und effiziente Bedienbarkeit, unabhängige Nutzbarkeit (egal wann, wo und mit welchem Endgerät man muss die Informationen erhalten die man brauche) und sicherlich eine integrierte Lösung die alle Bereiche der HR-Welt abdeckt.

Mag. Peter Haider (Infoniqa HR Solutions): Im Allgemeinen soll die HR Software auf die Bedürfnisse des PEs und auf die Prozesse des Unternehmens abgestimmt sein. Sie soll einfach verständlich sein und den PE bei der täglichen Arbeit unterstützen.

Mag. Matthias Dietrich (rexx systems): Aus unserer Sicht sind die zentralen Funktionsbereiche für eine umfassende PE-Software Skill- & Trainingsmanagement, Performancemanagement & Zielvereinbarungen, Talentmanagement & Nachfolgeplanung sowie eine integrierte Unterstützung von Mitarbeitergesprächen. Ergänzend kann – meist im Zusammenspiel mit der Payroll – auch das Thema Compensation & Benefits noch eine interessante Rolle spielen.
Für eine durchgängige Unterstützung sollte es neben den Funktionen für Personaler in diesen Bereichen auch entsprechende Self Services bzw. Portale für Mitarbeiter und Manager geben (Stichwort „ESS & MSS“).

Und das Beste ist: diese Anbieter haben auch jede Menge Erfahrung mit KMUs, die bisher selbst Excel strickten 😉