Wie produktiv sind Menschen in der Arbeit? Wie produktiv könnten Sie selbst sein? Können und sollen wir die Produktivität berechnen? Und wo macht uns der blinde Ansturm auf noch mehr Produktivität krank? Heikle Fragen auf die ich mir einen sehr persönlichen Blick erlaube.
Als selbstständiger Unternehmer widmet man sich häufig der Frage nach der eigenen Produktivität udn würde am liebsten die Produktivität berechnen. Man macht sich Gedanken wie man die eigene Arbeits- und Lebenszeit gut in Einklang bringen, ja optimieren kann. Man blickt auch gesamtunternehmerisch auf seine Belegschaft und stellt von der Metaebene aus Gedanken darüber an, wie man mehr Gesamtproduktivität im Unternehmen erreichen kann. Und obwohl die Produktivität des modernen Menschen in vielen Aspekten ansteigt verfällt man manchmal in ein wenig Argwohn, weil Menschen nicht mehr aus ihrer Zeit machen.
Studien bzgl. Produktivität berechnen, dass Arbeitnehmer nur 37 Minuten einer Arbeitsstunde produktiv nutzen – der Rest geht rein rechnerisch für private Kleinigkeiten, Ablenkungen aber auch hochgerechnete Krankenstände etc. drauf. Gleichzeitig klagen immer mehr Menschen über Stress und die viel zitierte Burn-Out Problematik (wobei ich mich hier jeder medizinischen Diskussion enthalten will) nimmt im Alltagsbewußtsein zu.
Sind wir nun produktiv oder nicht? Produktivität berechnen …
Ich weiß auch nicht, ob wir Gesamtgesellschaftlich produkiv(er) sind oder nicht als wir sein könnten. Aber mir wird immer mehr bewusst, dass die Aufmerksamkeit sich häufiger um die Quantität der Arbeit dreht und nicht die Qualität. Nur selten erlebe ich, dass mit „Produktivität“ bessere Arbeit gemeint ist, meistens nur mehr Arbeit … höherer Output. Vielleicht geht es ja letztlich um die zentrale Erkenntnis produktiver zu werden um weniger zu Arbeiten. Fokussierter zu arbeiten um stressfreier zu arbeiten.
Womit man definitiv gut verdienen kann sind derzeit Ratgeber rund um Produktivität-steigern, Produktivität-berechnen und persönliche-Arbeitsorganisation. Von Ratgeberexoten wie „Die 4-Stunden-Woche: Mehr Zeit, mehr Geld, mehr Leben“ bis hin zu Ratgeberklassikern „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ schießen ratschlagende Bücher aus dem Boden. Und aus dem Internet. Aus diesem Grund heute meine Hitparade der besten und schlechtesten Produktivitätsratschläge.
Die besten 5 Produktivitätsratschläge
- Fokus auf Ziele: Ohne klare Ziele ist es zu einfach, Ablenkungen zu erliegen. Setzen Sie sich klare Ziele für den Tag und definieren Sie die wichtigen Tagesziele. Um Verzögerungen zu vermeiden, sollte man die unangenehmste Aufgabe direkt als erstes am Morgen bewältigen anstatt sie auf irgendwann später zu schieben (Amerikaner sagen dazu „Eat the frog“). Der kleine Erfolg am Morgen kann die Produktivität eines ganzen Tages positiv beeinflussen.
- Komplexe Projekte in kleinere, gut definierte Aufgaben herunterbrechen. Auf die Erfüllung nur einer Aufgabe konzentrieren. Wenn man einmal eine Aufgabe beginnt, dabei bleiben, bis sie zu 100% erfüllt ist. Multitasking ist eine Illusion – manche Menschen sind nur perfekt darin schnell zwischen Dingen zu wechseln, wirklich parallel qualitätsvoll können nur Ausnahmemenschen arbeiten. Ähnliche Aufgaben, wie Telefongespräche bündeln und in einer geblockten Arbeitseinheit erledigen. 10 Telefonate, 10 Emails, 1 Meeting – nicht wild durcheinander.
- Automatische Benachrichtigungen bei Outlook und Co abdrehen. Das Synchronisierungsintervall bei Outlook auf 1h stellen. Den Ton beim Handy in Konzentrationsphasen abdrehen. Wer produktiv ist muss freie Hirnleistung für die Arbeit haben.
- Meetings sind oft Produktivitätskiller. Auch wenn es simpel ist, eine Agenda hat schon so manches Meeting vor diffusen Endlosdiskussionen gerettet. Auch längere Telefonate sollten mit einer Agenda vorbereitet werden.
- Stress kann man reduzieren, indem man sich einen entspannenden, müllfreien Arbeitsplatz schafft. Es muss nicht Feng-Shui sein – freie, saubere Flächen schaffen Platz damit die Gedanken sich entfalten können.
Die kuriosesten 5 Produktivitätsratschläge
- Der Sprint: Bestimmte Zeitspanne festlegen, wie zum Beispiel 30 Minuten, um eine Aufgabe intensiv zu bearbeiten. Egal wie weit Sie kommen, Sie stoppen nach der definierten Zeit.
- Die 60-Sekunden-Regel: Wenn man erst die Informationen zusammen hat, die man benötigt, eine Entscheidung zu treffen, startet man eine Stoppuhr und nimmt sich 60 Sekunden, um die tatsächliche Entscheidung zu treffen. Nach dieser Minute starten Sie aufbauend auf Ihrer Entscheidung los und stellen diese nicht mehr in Frage.
- Zufallsarbeit: Ein völlig willkürliches Projekt auswählen, um es zu vervollständigen. Eine willkürliche Rechnung zahlen. Einen willkürlichen Telefonanruf tätigen. Seite 42 des Buches schreiben. Machen Sie irgendetwas auf Ihrer To Do Liste – wenn alles auf Ihrer Liste wichtig ist können Sie auch irgendetwas zufällig auswählen.
- Lesen, um die Totzeiten zu nutzen, in denen man auf eine Verabredung wartet, in einer Schlange steht oder auf den Bus wartet. Wenn man männlich ist, kann man sogar einen Artikel während des Rasierens lesen (vorzugsweise mit einem elektrischen Rasierer). Das sind bis zu 365 Artikel im Jahr.
- Schreiben Sie nur noch Emails die aus 5 Sätzen bestehen. Rigoros. Kein Scherz – es gibt sogar eine eigene Initiative dazu: http://five.sentenc.es
Was am Wenigsten hilft und was die meisten tun …
- Mit voller Absicht das Tempo anziehen und schneller als üblich arbeiten. Schneller sprechen. Schneller laufen. Schneller tippen. Schneller lesen. Mehr parallel machen.
Produktivität berechnen | Die Stunde hat 37 Minuten. Produktive.
