Es braucht nicht viel, um in einem Meeting Prozesse bildlich darzustellen und Ergebnisse am Papier festzuhalten. Hier werden die neun grundlegenden Elemente vorgestellt, die Sie für gute Präsentation – Aufbau und insbesondere Flipchartgestaltung – benötigen.
Jeden Tag werden in Meetings Ideen gesammelt, Informationen begutachtet, Projekte geplant, Entscheidungen getroffen und Meinungen ausgetauscht. Leider geht dabei oft viel Zeit und Energie verloren, indem dieselben drei Argumente im Kreis diskutiert werden, das Gespräch abschweift oder Einzelne den Anschluss verlieren. Am Ende weiß dann niemand mehr so genau, was bei dem Meeting herausgekommen ist und im Protokoll fehlen wichtige Details. Letzteres ist aber nicht ganz so tragisch, da die seitenlangen Notizen eh niemand liest.
Die gute Nachricht
Dabei wäre es so einfach, den Alltag produktiver und vor allem für alle Beteiligten interessanter zu gestalten. Die Lösung liegt in Ihren Besprechungsräumen schon für Sie bereit:
Stifte und Flipchart, Whiteboard oder Pinnwand
Welches Medium Sie dabei bevorzugen, spielt keine Rolle. Das einzige worauf es ankommt ist, dass Ihre Stifte schreiben und Sie eine große Oberfläche zur Verfügung haben, die von allen Anwesenden gut gesehen werden kann.
Flipchartgestaltung – Legen Sie los
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Schreiben Sie leserlich. Es geht nicht darum, einen Schönheitswettbewerb zu gewinnen. Das Wichtigste bei der Flipchartgestaltung ist, dass sie leserlich bleibt. |
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Strukturieren Sie. Überlegen Sie vor der Präsentation Aufbau und Struktur. Arbeiten Sie in der Flipchartgesteltung mit Nähe und Distanz und gruppieren Sie Inhalte, die zusammengehören. |
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Kürzen Sie. Notieren Sie nur Stichworte, keine ganzen Sätze und nehmen Sie nur jene Zahlen in die Visualisierung mit auf, die eine Schlüsselrolle spielen (malen Sie keine Tabellen ab). |
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Bringen Sie Farbe ins Spiel. Nutzen Sie Farben (meist reicht ein bunter und ein schwarzer Stift) um wichtige Punkte hervorzuheben, Inhalte zu gruppieren und Zusammenhänge sichtbar zu machen. |
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Verwenden Sie Aufzählungspunkte. Diese schauen nicht nur nett aus, sondern ermöglichen den Betrachtern auch einen schnelleren Überblick als fließender Text oder lose arrangierte Wörter. |
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Arbeiten Sie mit Rahmen. Rahmenlinien (dick, dünn, gewellt, gepunktet) können wichtige Inhalte hervorheben, Inhalte thematisch gruppieren und als Trennlinie zwischen Themen dienen. |
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Nutzen Sie Symbole. Eignen Sie sich 10-20 Symbole an, die für Ihre Inhalte passend sind (z.B. Glühbirne, Lupe, Bombe, Stern, Wegweiser) und mit denen Sie wichtige Punkte illustrieren können. |
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Denken Sie in großen Maßstäben. Nutzen Sie den ganzen Platz, der Ihnen zur Verfügung steht. Wenn Sie nur ein Flipchart haben, kleben Sie mehrere Blätter nebeneinander an die Wand. |
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Seien Sie offen. Visualisierung ist keine Kunst. Es geht nicht darum ein beeindruckendes Gemälde zu erschaffen. Sie wollen den Prozess begleiten und unterstützen. Dabei geht es nicht um Schönheit, sondern um Struktur. |
Warum gute Flipchartgestaltung so einen großen Unterschied macht
Sie bleiben auf Kurs
Eine wichtige Regel bei der Flipchartgestaltung und den generellen Aufbau Ihrer Präsentation: Es werden nur jene Inhalte festgehalten, die sich auf die im Vorhinein definierten Ziele des Meetings beziehen. Wenn die Gruppe abschweift, wird nicht mitprotokolliert.
Neues vor Altem
Jeder Gedanke wird nur einmal festgehalten. Wird eine Idee weitergeführt, bekommt sie mehr Raum. Dreht sich das Gespräch im Kreis, kann man das schnell am ruhenden Flipchart-Stift erkennen.
Qualität vor Status
Inhalte werden ohne den Namen der Person, die sie eingebracht hat, festgehalten. Dadurch werden die Beiträge nach Qualität und nicht nach dem Status der Person, von der sie stammen, bewertet.
Wiedereinstieg erlaubt
Besonders bei langen Gesprächen schweifen die Gedanken früher oder später gerne kurz ab. Durch die Visualisierung ist der Wiedereinstieg in das Thema möglich ohne die Gruppe zu stören.
Erfolgserlebnisse
Die Frage „Was haben wir im Meeting eigentlich gemacht?“ stellt sich nicht. Das Resultat ist für alle Beteiligten nicht nur im Nachhinein, sondern bereits während des Meetings jederzeit ersichtlich.
Lückenlos
Wenn eine Person mitschreibt, ohne dass die anderen eingebunden werden, gehen Details sehr leicht verloren. Wenn die Notizen hingegen am Flipchart für alle sichtbar sind, kann jeder Anwesende laufend ergänzen.
Nachlese
Die Niederschrift des Meetings erfolgt bereits während des Prozesses. Eine nachträgliche Aufarbeitung ist nicht mehr nötig. Das spart Ihnen und Ihrem Team nicht nur Zeit sondern auch Nerven und Geld.
Transparenz nach Außen
Das Protokoll des Meetings kann auch Personen, die nicht teilgenommen haben, zur Verfügung gestellt werden. Dadurch können die Inhalte anschaulich vermittelt und unkompliziert weitergegeben werden.
Bilder sind sexy
Die Wahrscheinlichkeit, dass sich die Teilnehmer das Protokoll des Meetings im Nachhinein ansehen, sich aktiv damit beschäftigen und die Inhalte nochmals durchgehen, steigt bei guter Flipchartgestaltung überproportional.
Das einzige, was Sie jetzt noch brauchen, sind Ihr nächster Meeting-Termin und ein guter Stift.
Dann kann es losgehen…
Präsentation | Aufbau & Flipchartgestaltung leicht gemacht: 9 Tipps
