HR-Software | Soll jeder seine Personaldaten selbst bearbeiten können/dürfen?

Sollen alle Mitarbeiter Zugriff auf die HR-Software haben? Mein spontaner erster Gedanke ist „Nein, bitte lasst nicht jeden in seinen Personaldaten herumwerkeln!“ Wobei … in einigen Details macht es natürlich Sinn und wird daher auch praktiziert.

So weit zum gedanklichen Theoretisieren. Werfen wir einen Blick in die Praxis & die Erfahrung: Welche Details sind es, die den direkten Zugriff sinnvoll machen? Wie wird es angenommen? W…

Experten-Interview

Über Vorreiter & Vorbehalte, über tatsächliche Einsatzbereiche und breite Erfahrungswerte, über Vorteile & Herausforderungen hinsichtlich HR-Software.

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Los geht’s:

Ganz grundlegend: Wann macht es Sinn, Mitarbeitern Zugang zur HR-Software zu geben? Welche Details sollen sie aktiv ändern, welche ‚nur‘ sehen können?

Mag. Matthias Dietrich (rexx systems): Aus unserer Sicht macht es auf alle Fälle Sinn, den Mitarbeitern auch einen Zugriff zur HR-Software zu ermöglichen. Die Mitarbeiter sind an vielen HR-Prozessen ja selbst beteiligt und letztlich dreht sich beim Thema „Personalmanagement“ auch alles um sie.
Was die Mitarbeiter über das Self Service Portal sehen, ändern, beantragen usw. können sollen, ist im Detail von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Hier aber einige typische Beispiele, die bei unseren Kunden im Einsatz sind: Anträge für Urlaube, Zeitbuchungskorrekturen, Stammdatenänderungen und Fortbildungen oder Abruf von Mitarbeitergesprächsprotokollen, Gehaltszetteln, Zielvereinbarungen und Stellenbeschreibungen. Immer häufiger werden auch Self Service Funktionen für die Vorbereitung von Jahresgesprächen, die Selbsteinschätzung im Kompetenzmanagement sowie Feedbacks und Mitarbeiterumfragen verwendet

Mag. (FH) Sandra Petschar, MSc (Textkernel): Um unstrukturierte Daten in ein HR-System zu extrahieren, ist semantische Technologie wichtig aber auch ein Self-Service-Zugang mit wenig Aufwand für die Mitarbeiter. Diesen soll es nämlich möglich sein, den Lebenslauf und Weiterbildungsfortschritte auf den neuesten Stand zu bringen. Das macht Sinn, da kein Manager über alle Qualifikationen seiner Mitarbeiter Bescheid wissen kann. Eine gute HR-Software sollte dies aber widerspiegeln und zum richtigen Zeitpunkt signalisieren, dass der Mitarbeiter passend für eine gewisse Funktion ist.

Mag. Peter Haider (Infoniqa): Ermöglicht man den Mitarbeitern einen Zugang, werden in der Regel zwei Intentionen verfolgt: 1. möchte man erreichen, dass die Mitarbeiter Daten selbst erfassen und aktualisieren können, wodurch eine höhere Datenqualität erreicht und erhalten werden kann. Zudem wird der administrative Aufwand in der HR Abteilung reduziert. 2. stehen im HR-Portal umfangreiche Informationen zur Verfügung, die man den Mitarbeitern über den Employee  Self Service zur Verfügung stellen kann.
Soll der Mitarbeiter nun von sich aus Daten erfassen, ergänzen oder ändern, muss er einen Nutzen darin sehen, der ihn dazu bewegt die Software auch zu benutzen. Zieht z.B. ein Mitarbeiter um und es steht ihm dadurch ein Sonderurlaubstag zu, so kann an den Sonderurlaubsantrag die Adressänderung geknüpft werden. Der Mitarbeiter wird die Adressänderung dann gerne im HR-Portal durchführen. Wichtig ist, dass die Adressänderung leicht durchführbar ist, die Benutzeroberfläche selbsterklärend und intuitiv ist. In den meisten Fällen werden die Datenänderungen zwar durch die Mitarbeiter selbst durchgeführt, es gibt aber eine freigebende Stelle, die die Richtigkeit der Daten prüft, bevor sie in die Personalakte übernommen werden.

Mag. Gregor Gutzelnig (Workflow EDV): Als Pioniere der Employee- und Manager-Self-Services im HR-Umfeld sind wir starke Verfechter davon, Mitarbeitern gezielt Zugriff auf HR-Daten zu gewähren. Aufgrund der Sensibilität der Daten ist es unbedingt notwendig, dass dieser Zugriff auf persönlicher, Gruppen oder Rollen-Ebene eingeschränkt werden kann. Wir haben mit HR-Self Services im Bereich Zeitwirtschaft vor mehr als 14 Jahren begonnen und auf diese Weise stark die Effizienz und vor allem auch Transparenz gesteigert. Mittlerweile gibt es für viele HR-Themen standardisierte HR-Self-Service-Szenarien in unserer Applikation. Als Verfechter von Webtechnologie sind unsere HR-Self-Services webbasiert und einfach zu bedienen.
Die Unterscheidung welche Daten nur eingesehen und welche auch durch den Mitarbeiter oder Manager aktiv geändert werden dürfen, können wir an die Kundenbedürfnisse anpassen. Das Unternehmen kann also selbst entscheiden, ob der Mitarbeiter ohne Freigabe durch Personalabteilung oder Manager Daten ändern darf oder ob es sich um einen genehmigungspflichtigen Workflow handelt.

Wo liegen die Grenzen des Mitarbeiter-Zugriffs auf die HR-Software?

Mag. Peter Haider (Infoniqa): Bei der Gestaltung des Employee Self Service muss man sich immer vor Augen halten, dass die Benutzer in den aller meisten Fällen auf die Software nicht geschult werden können. Daher muss die Software selbsterklärend sein und es können nur Informationen abgefragt werden, die der Mitarbeiter im Stande ist zu beantworten. Scheitert der Benutzer an der Bedienung der Software oder an den ihm gestellten Fragen, verliert er die Lust daran und wird nicht mehr gerne zurückkehren.

Mag. (FH) Sandra Petschar, MSc (Textkernel): Grenzen liegen natürlich im Bereich Datenschutz & Autorisierungsrechten. Natürlich ist es wichtig darauf zu achten, dass unautorisierten Personen kein Zugang zu sensiblen Daten gewährt wird. Trotzdem muss erwähnt werden, dass die Mitarbeiter selbst die geeignetsten Personen sind, um ihr eignes Profil zu pflegen.

Mag. Matthias Dietrich (rexx systems): Dort wo der Mitarbeiter „unbemerkt“ Änderungen an seinen Daten vornehmen kann. Hier sollten die zuständige Führungskraft bzw. die Personalabteilung immer informiert werden bzw. überhaupt erst den Antrag des Mitarbeiters für die Änderung genehmigen müssen.

Mag. Gregor Gutzelnig (Workflow EDV): Dort wo der Kunde sie haben möchte! Unser Vorteil ist, dass wir auf Basis des Standard-Produkts Webdesk EWP HR-Prozesse abbilden können und somit auch eine Stammdatenänderung oder ähnliches als genehmigungspflichtiger Prozess mit einem einfach zu bedienenden Formular hinterlegt werden kann.
Wichtig ist, dass sich niemand unerlaubt Zugang zu Daten verschaffen kann. Hier hilft ein klares Berechtigungskonzept gepaart mit Best-Practices im Bereich IT-Infrastruktur.

Auf welche Reaktionen stoßen Sie in HR-Abteilung und bei Mitarbeitern wenn es um den Zugriff auf die HR-Software durch die Mitarbeiter selbst geht? Wie wird es angenommen, worin liegen Vorbehalte?

Mag. Matthias Dietrich (rexx systems): Wir begegnen in einigen Unternehmen noch der „Aktenschrank-Philosophie“. D.h. die Personalabteilung hat den alleinigen Zugriff auf die (digitalen) Akten und will nur selektiven Einblick erlauben. Die Mehrzahl unserer Kunden hat aber ein großes Interesse daran, auch die Mitarbeiter und Führungskräfte in die Digitalisierung der HR-Prozesse über Self-Service-Portale einzubinden.
Manche machen das auch schrittweise und verwenden rexx HR zunächst „nur“ in der Personalabteilung und rollen es dann sukzessive für die Mitarbeiter im Unternehmen auch aus, sobald die Personaler selbst Sicherheit im Umgang mit den neuen Tools und Workflows gewonnen haben.
Letztlich sehen die HR Anwender bei allen unseren Kunden die großen Vorteile, wenn die Kommunikation mit den anderen Bereichen zu Personalmanagement-Angelegenheiten auch durch die Software (teils nach dem Pull-Prinzip) unterstützt wird und nicht immer alles (nach dem Push-Prinzip) als Excelliste oder Worddokument extra zusammengestellt und verschickt werden muss.

Mag. Gregor Gutzelnig (Workflow EDV): Bei erfolgreichen Unternehmen gibt es keine Diskussion bezüglich HR-Self-Services! In diesen Unternehmungen ist dieses Thema seit einiger Zeit bereits angekommen und in vielen Bereichen umgesetzt.
HR-Self-Services sind ein breites Thema. Manche Bereiche der HR-Software wie Zeiterfassung, Fehlzeitverwaltung, Reisekostenabrechnung oder auch Aus- und Weiterbildung bzw. Bewerbermanagement kann ich mir ohne Self-Services mittlerweile schon schwer vorstellen. Außerdem ist es nichts verwerfliches, wenn man Mitarbeitern die im System ohnedies vorhandenen Daten transparent zur Verfügung stellt. Es gibt natürlich Themen die heikler sind und welche vorab aus Sicht des Datenschutz und Betriebsrat betrachtet werden müssen.
Es gibt jedoch immer wieder Diskussionsbedarf bei konservativ agierenden Betrieben. Hier beginnen wir meistens im ersten Schritt mit einer kleineren Ausbaustufe unserer HR-Self-Services um Vertrauen im Management, der Personalabteilung und bei den Mitarbeitern zu schaffen. Schön ist, dass auch hier nach kurzer Zeit die Vorteile erkannt werden und wir behilflich sein können, Papierformulare und Excel-Listen zu ersetzen. Es ist heutzutage nicht mehr argumentierbar, dass eine Personalabteilung Daten selbst erfassen und weiterverarbeiten muss. Hier kann man die Personalabteilung stark entlasten und Mitarbeiter bzw. Manager verstärkt einbinden. Letztendlich geht es darum, dass man bei administrativen Tätigkeiten die Effizienz erhöht und mehr Zeit für qualitative Personalarbeit gewinnt. Ganz nach dem Motto „am Unternehmen arbeiten und nicht im Unternehmen arbeiten“ ist hier das Ziel ein Unternehmen weiterzuentwickeln und nicht nur zu administrieren.

Mag. Peter Haider (Infoniqa): Es kommt immer wieder vor, dass sehr sensible Daten, wie etwa die Lohn- und Gehaltsdaten, in der ersten Rolloutphase nicht zur Verfügung gestellt werden. Ist das Vertrauen in die Software nach einer ersten Phase gegeben, werden aber auch diese Daten im HR-Portal zur Verfügung gestellt. Grundsätzlich jedoch wird die Möglichkeit des Zugriffs durch Mitarbeiter über den Employee Self Service begrüßt und angestrebt, da unsere Kunden die Vorteile die sich daraus ergeben nutzen möchten.

Mag. (FH) Sandra Petschar, MSc (Textkernel): Datenschutz ist natürlich immer ein Thema für unsere Kunden. Jedoch passen wir Autorisierungsrechte auf unsere Anwender an und diskutieren gerne alle Möglichkeiten, wird sind dabei auf fast nur positives Feedback gestoßen.

Möchten Sie noch etwas zur technischen Seite sagen (nicht werblich, sondern aus Ihrer Erfahrung geplaudert)?

Mag. Gregor Gutzelnig (Workflow EDV): Da die technischen Anforderungen in den letzten Jahren stark gestiegen sind und es sich bei einem Employee- und Manager-Self-Service um eines von wenigen Systemen handelt, das von allen Mitarbeitern in einem Unternehmen bedient wird, ist es sehr wichtig, der jeweiligen Applikation auch unter die Haube zu schauen und zu analysieren ob die Systemarchitektur zeitgemäß ist.
Datenhaltung in einer relationalen Datenbank (MS-SQL, MySQL, Oracle,…) ist hier ein absolutes Muss, genauso wie die Anwendung moderner Web-Standards gepaart mit Best-Practices aus dem IT-Security Umfeld.
Unsere Stärke ist hier sicher die Integrationsfähigkeit unserer Applikation in die bestehende Systemlandschaft eines Kunden.
…und sollte jemand einen Schritt weiter denken, bieten wir unsere HR-Applikationen inkl. Employee- und Manager-Self-Service auch aus der Cloud an. Wir haben unsere Cloud-basierte HR-Software Personalwolke im letzten Jahr gestartet und konnten hier in den letzten 6 Monaten viele neue Kunden gewinnen. Interessant ist, dass wir hier mit einem Zwei-Mann-Unternehmen bis zu einer Tochterfirma eines global führenden Konzerns ein breites Spektrum an Möglichkeiten und Bedürfnissen abgedeckt haben.

Mag. (FH) Sandra Petschar, MSc (Textkernel): Zurückkommend auf den Self-Service-Zugang für die Mitarbeiter, ist es wichtig sich in Erinnerung zu rufen, dass XING oder LinkedIn ja nicht mehr über die Kompetenzen der eigenen Mitarbeiter wissen sollte als die HR-Software. Leider ist das zur Zeit noch sehr häufig der Fall.

Mag. Matthias Dietrich (rexx systems): Technisch gibt es mittlerweile eigentlich fast bei keinem Kunden oder Interessenten mehr Bedenken. Die Zugriffe für Mitarbeiter erfolgen in der Regel über einen eigenen Teil der Anwendung (Mitarbeiterportal) mit auch technisch definierten Möglichkeiten und Grenzen. Zusätzlich kann über Berechtigungsprofile genau gesteuert werden, wer was sehen, beantragen, ändern etc. darf. Alle Aktionen werden entsprechend vom System protokolliert und sind somit lückenlos nachvollziehbar. Last but not least erfolgt der Zugriff auf die Daten immer über eine verschlüsselte Verbindung und nur nach entsprechender Authentifizierung.

Danke für das Interview! Allgemeingültige Aussagen, worauf Mitarbeiter Zugriff haben sollen, sind natürlich nicht möglich, das hängt viel zu sehr von Unternehmen ab. Doch eines scheint klar: in jedem Unternehmen macht es Sinn, den Mitarbeitern (teilweisen!) Zugriff zu ihren Daten innerhalb der HR-Software zu geben.

Die Gesprächspartner

„HR-Software | Soll jeder seine Personaldaten selbst bearbeiten können/dürfen?“