Lebenslauf-Formular | Was halten Personaler vom Lebenslauf-zum-Ausfüllen?

26Jun2014

8 min

HR-Know-how aus der Praxis für die Praxis

Immer öfter treffen Bewerber auf vorgefertigte Lebenslauf-Formulare, die es den Personalisten erleichtern sollen, rasch & übersichtlich den richtigen neuen Mitarbeiter zu identifizieren. Einen Schritt weiter als dieses Lebenslauf-zum-Ausfüllen geht es bei der Bewerbung per Knopfdruck: Klingt ein Stelleninserat interessant, wird der standardisierte CV – vielleicht sogar automatisch aus den Xing-Profil generiert – an das Unternehmen gesandt. Am besten mit dem Smartphone von Unterwegs, per App. Klingt toll? Klingt grausig?

In wie fern sind diese standardisierten Verisonen Lebensläufe-zum-Ausfüllen oder Lebensläufe-per-Knopfdruck noch Zukunftsmusik oder bereits im Einsatz? Wie sieht es mit Lebenslauf-Formularen aus?

Experten-Interview

Personalberater sprechen in diesem Interview über Vor- und Nachteile von standardisierten Lebensläufen & vorgefertigten Formularen … für Bewerber, für Arbeitgeber, für Personalberater:

Kommen Lebenslauf-Formulare bereits breitflächig zum Einsatz oder ist es derzeit noch eher Zukunftsmusik? Bei welcher Zielgruppe ist der Lebenslauf-zum-Ausfüllen am ehesten verbreitet?

Andreas Klinder (Computer Futures): Die überwiegende Mehrzahl unserer Bewerber schicken selbst verfasste und gestaltete Lebensläufe mit beigefügten Anschreiben und Zeugnissen. Standardisierte CV’s sind eher selten, da die Persönlichkeit des Bewerbers nicht deutlich genug zum Ausdruck kommen kann. Somit sehen wir standartisierte CV’s noch als Zukunftsmusik.

Wuk Petrovic (APS Austria Personalservice): Solche Technologien werden besonders gerne bei Konzernen verwendet, hierbei wird ein wichtiger Punkt aber übersehen: Individualität, gerade die Gestaltung des Lebenslaufes ist wichtig.

Mag. Agnes Gaspar (Job-World): Vor allem Großunternehmen, aber auch immer mehr kleine und mittelständische Unternehmen bevorzugen zunehmend standardisierte Online-Bewerbungsformulare statt einer herkömmlichen schriftlichen Bewerbung per E-Mail oder Post. Einige nehmen sogar ausschließlich nur mehr Bewerbungen auf diesem Wege entgegen. Auf der Bewerberseite hingegen ist der EUROPASS mittlerweile ein beliebtes Mittel geworden, sich bei ausländischen Arbeitgebern zu bewerben. Alle fünf in der EUROPASS-Bewerbung enthaltenen Kategorien (CV, Spracheniveau, Mobilität, Zeugnisse und Anhang zum Diplom) basieren auf eine EU-weit standardisierte Form und ermöglichen somit eine transparente Darstellung des Bewerberprofils.

Lebenslauf-zum-Ausfüllen – Was halten Sie aus PERSONALBERATER-SICHT von Lebenslauf-Formularen? Vorteile – Nachteile?

Elisabeth Weghuber (Secretary Search Personalberatung): Aus unserer Sicht stellt ein personalisiertes Anschreiben, eine wichtige Möglichkeit für Bewerber dar, sich zu präsentieren. Ein standardisierter CV alleine liefert selbstverständlich weniger Information. Wird zur automatisierten Bewerbung jedoch ein vollständig ausgefülltes Profil verwendet, so kann eine solche Bewerbung qualitativ durchaus auch die Ansprüche einer klassischen Bewerbung erfüllen.
An Relevanz gewinnt die neue Bewerbungsform jedenfalls durch den mobilen Online-Trend. Immer mehr Bewerber suchen unterwegs nach passenden Stellenangeboten und wollen sich am liebsten gleich auf passende Stellen bewerben können. Da man am Smartphone eher keinen CV parat hat und meist weder Zeit noch Muße sich durch langwierige Online-Formulare zu klicken, kann hier eine Eintrittsbarriere in den Bewerbungsprozess entstehen. Bewerbungen mit Potential können so dem Personalberater verloren gehen. Wenn jedoch die Möglichkeit der sofortigen Bewerbung mittels Einspielen eines Online-CVs von einer anderen Plattform, wie Xing o.ä. besteht, kann das den Bewerbungsrücklauf – auch in qualitativer Hinsicht – durchaus steigern.

Mag. Barbara Schopper (Schulmeister Management Consulting): Vorteile standardisierter CVs sehen wir darin, dass keine wichtigen Angaben und Informationen vergessen werden oder verloren gehen und die Chronologie der Ausbildungs- und Praxisdaten in klar nachvollziehbarer Form dargestellt wird.
Nachteile standardisierter CVs bestehen darin, dass sie oft sehr oberflächlich sind und keine genaueren Angaben zu Schwerpunkten und Inhalten aktueller oder vergangener Tätigkeiten bieten. Oft fehlt damit auch der Bezug zu einer konkreten Position oder Bewerbung.

Mag. Maria Reisinger (headworx personalberatung): Standardisierte CVs bedeuten eine extreme Vereinfachung des Bewerbungsprozesses für Kandidaten. Damit steigt auch die Bewerberzahl auf ein Inserat. Das kann wünschenswert sein oder zu erhöhtem Arbeitsaufwand führen. Im Bereich IT & Technik – dem Kerngebiet von headworx – erhält man auf Stelleninserate tendenziell eher wenig Resonanz. Daher sehe ich hier ein echte Chance, mehr Bewerbungen zu erhalten. Weil die CVs gleich strukturiert sind, ist es auch leichter, Qualifikation und Erfahrung der einzelnen Bewerber zu vergleichen. Fragen nach der Persönlichkeit des Bewerbers und wie gut er in das Team eines Unternehmens passt, müssen ohnehin in einem persönlichen Gespräch erarbeitet werden.

Lebenslauf-zum-Ausfüllen – Was halten Sie aus BEWERBER-SICHT von Lebenslauf-Formularen? Vorteile – Nachteile?

Andreas Klinder (Computer Futures): Mit der Hilfe von standardisierten CV’s eröffnet sich die Möglichkeit für Bewerber ohne großen Zeitaufwand sich für unzählige Jobs zu bewerben. Somit werden auch Stellenanzeigen interessant, welche den Vorstellungen der Kandidaten entsprechen, diese jedoch nicht die geeigneten fachlichen Qualifikationen und Kenntnisse mitbringen. Bei individuell generierten Anschreiben und Lebensläufen würde sich der Bewerber wesentlich genauer mit den gewünschten Qualifikationen und der Ausschreibung beschäftigen.
Des Weiteren geht durch die unzähligen Bewerbungen von Interessenten der persönliche Eindruck verloren und der einzelne Kandidat im Bewerberpool unter. Dadurch verringert sich seine Chance auf eine Stelle.

Mag. Maria Reisinger (headworx personalberatung): Die Möglichkeit, sich mit nur einem Knopfdruck mobil über Smartphone zu bewerben, ist sehr komfortabel. Jobsuche findet nicht mehr ausschließlich im Arbeitszimmer statt, sondern gerne auch mal im Gastgarten oder im Zug.
Optisch hebt man sich durch standardisierte CVs nicht gerade von anderen Bewerbern ab. Ein individuelles Anschreiben ist daher eine gute und notwendige Ergänzung zum Lebenslauf. Dieses lässt sich aber leider oder zum Glück noch nicht auf Knopfdruck generieren.

Lebenslauf-zum-Ausfüllen – Was halten Sie aus der SICHT DER UNTERNEHMEN / RECRUITER von Lebenslauf-Formularen? Vorteile – Nachteile?

Mag. Agnes Gaspar (Job-World): Standardisierte CVs können den Recruiting-Prozess deutlich beschleunigen, da Interviews nur mehr mit den besser qualifizierten Bewerbern geführt werden. Doppel- und Mehrfachbewerbungen lassen sich ebenso rasch erkennen. Die Daten werden elektronisch erfasst, wodurch die manuelle Eingabe wegfällt und die (kostenintensive) Fehlerquote reduziert werden kann. Zuletzt ist durch ein standardisiertes Bewerbungsformular eine transparente und strukturierte Vorgangsweise im Auswahlprozedere gewährleistet. Die Bewerbungsunterlagen können zügig bearbeitet werden und durch diesen Zeitvorsprung kann das Feedback an die Bewerber schneller erfolgen. Damit ist ein Imagegewinn des Arbeitgebers bzw. positives „Employer-Branding“ verbunden, was wiederum das Recruiting von High-Potentials erleichtern kann.
Ein klarer Vorteil standardisierter CVs liegt darin, dass der personelle Aufwand erheblich reduziert werden kann, was wiederum Zeit und Kosten spart. Dabei gilt, je mehr Personen sich für eine Stelle bewerben, umso höher ist dieser Einspareffekt. Denn hinter einem standardisierten Bewerbungsformular steckt in den meisten Fällen eine Software, die anhand von Key-Words automatisch die eingegebenen Daten auswertet und durch Matching und Bewerber-Rankings eine Vorselektion ermöglicht. Außerdem können Personalverantwortliche die Fähigkeiten und Kompetenzen der Bewerber besser und schneller miteinander vergleichen, da sie nur jene Informationen erhalten, die für die jeweilige Position relevant sind.
Der zeitliche Aufwand ein zum jeweiligen Stellenangebot passendes, benutzerfreundliches Online-Formular zu erstellen ist höher, als in einem normalen Bewerbungsverfahren. Zur Auswertung der Daten ist die Investition in eine professionelle HR-Software unumgänglich. Wichtig dabei ist, dass das gewählte System die internen Prozesse abbilden kann. Da viele Jobsuchende standardisierten CVs nach wie vor skeptisch gegenüberstehen, müssen Online-Formulare attraktiv gestaltet werden und an die verschiedenen Bewerber-Zielgruppen angepasst werden. Denn die fehlende Möglichkeit zur individuellen Gestaltung, das langwierige Ausfüllen sowie die mangelnde Benutzerfreundlichkeit werden von potentiellen Kandidaten als abschreckend empfunden. Im Kampf um die besten Köpfe werden somit all jene Unternehmen Nachsehen haben, deren Recruiting-Prozesse die Bewerber nur verärgern. Im Worst Case werden High-Potentials durch den Einsatz von einem standardisierten Online-Bewerbungsformular sogar von einer Bewerbung abgehalten.

Elisabeth Weghuber (Secretary Search Personalberatung): Für Unternehmen bergen automatisierte CVs – wie auch das Online-Zeitalter im Allgemeinen – den Vorteil von mehr Transparenz. Auf diese Weise ist es einem Bewerber nicht mehr so leicht möglich je Organisation und Position „gefärbte“ Information in seinem Lebenslauf zu verwenden. Nachteilig ist, dass bei bloßer „Knopfdruck-Bewerbung“ der Unterschied zwischen tatsächlich interessierten, motivierten Bewerbern und jenen, die sich routinemäßig bei allen Vakanzen mit passendem Schlagwort bewerben nicht mehr so klar ersichtlich ist. Während bei klassischen Bewerbungen aus dem Anschreiben zumeist gut ersehen werden kann, ob der Bewerber sich vorab über das Unternehmen informiert und ein personalisiertes Schreiben verfasst hat, fällt dieses Evaluierungskriterium bei der automatisierten Bewerbung weg.

Mag. Barbara Schopper (Schulmeister Management Consulting): Solange ein CV inhaltlich aussagekräftig ist und alle persönlichen und fachlichen Angaben in stringent nachvollziehbarer Form angeführt sind, sind beide Varianten ok. Unternehmen haben darüber hinaus ohnehin häufig noch eigene standardisierte Bewerbungs- oder Personalbögen, die Bewerber ausfüllen müssen.

Wie sollte ein „idealer“ Lebenslauf gestaltet sein?

Wuk Petrovic (APS Austria Personalservice): Hier treffen sicherlich einige Ideologien zusammen. Es gibt die eine Gruppe, die nicht mehr als 2 Seiten bei einem Lebenslauf sehen möchte und dann gibt es noch die andere Gruppe, die mit einem ausführlichen Lebenslauf mehr anfangen können (zur letzteren gehöre auch ich).
Meiner persönlichen Meinung nach gehören zum Einem die Klassiker wie z.B. Name, Adresse, Persönlicher Status (Verheiratet etc.), Kontaktdaten, Ausbildung (im besten Fall mit einem Hinweis auf den Stand wie z.B. Abgeschl.), dann sollte auch der berufliche Werdegang Platz finden (Anm.: Bitte nicht nur die Position sondern wirklich inkl. den wichtigsten bzw. Kern- Aufgaben in der Funktion) und auch ein Hinweis (zumindest bei IT Fachkräften von Vorteil), ob es sich um eine Festanstellung oder Selbstständigkeit (Stichwort: Freelancer) gehandelt hat, Sprachkenntnisse und Sonstige Kenntnisse (Tipp: auch bei den sonstigen Kenntnissen sollte eine Wertung vorhanden sein, z.B. MS Office gute AnwenderInnenkenntnisse etc., beim Führerschein ist eine Wertung natürlich nicht nötig aber der Hinweis auf die Gruppe [A,B,..] hilfreich), bei höheren Positionen z.B. Projektmanager ist auch eine kurze Projektübersicht üblich (2-3 der wichtigsten Projekte, Manntage [m/w], Projektvolumen, was war die Aufgabe und was waren die wichtigsten Erfolge ), bei Fachkräften aus der IT findet man oft auch eine „Skillübersicht“ (Tipp: denken Sie an die Legende bei der Gestaltung [z.B. Monate, Sterne, Schulnotensystem etc.]), Hobbys bzw. persönliche Interessen, Publikationen, QR Code usw.
Wie Sie sehen, kann ein Lebenslauf wirklich einen qualitativen Überblick über einen Kandidaten geben, wenn bei der Gestaltung keine Limitierungen (z.B. nur 2 Seiten oder vorgegebene Punkte) bestehen. In der IT wäre das mit HTML zu XML vergleichbar.