Administrative Expertise. Wie das Drehen an vermeintlich kleinen Schrauben zum großen Erfolg beitragen kann.
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In unserer HRweb-Serie HR-Rollen analysieren wir die aktuellen Entwicklungen rund um das Rollenmodell von Dave Ulrich (1997). Dabei fällt auf: Die Rolle des Administrative Experts verliert immer mehr an Gewicht. Der Trend geht eindeutig weg vom operativen Tagesgeschäft hin zur strategischen Mitarbeit. Doch damit genug Kapazitäten für die Aufgabenfelder als Strategic Partner, Change Agent oder Employee Champion zur Verfügung stehen, ist es die Aufgabe des Administrative Experts eine effiziente, technologisierte Infrastruktur anzulegen.
Nahm die Rolle des Administrative Experts noch vor fünf Jahren über 70% der Arbeit eines HR-Managers in Anspruch, so sind es heute nur mehr etwa 16 %. Dies zeigt die Studie „Die Rolle und Entwicklung des HR in der DACH-Region“, welche am Institut für Personal & Organisation der FHWien der WKW durchgeführt wurde. Die Ergebnisse prognostizieren für die nächsten 5 Jahre sogar einen noch brisanteren Rückgang auf bis zu 5%.
Abbildung 1: Verteilung der 4 Rollen nach Ulrich in der DACH-Region
Der Trend weg von administrativen Arbeiten war bisher eher in Großunternehmen beobachtbar, mittlerweile ist er aber auch in mittleren und kleinen Unternehmen klar zu erkennen. Administrative Tätigkeiten werden immer häufiger ausgelagert, um Kosten zu sparen und effizienter an den Kernaufgaben arbeiten zu können. Anbieter in diesem Bereich sind zahlreich vorhanden, ebenso wie die Möglichkeit, sich maßgeschneiderte Lösungen ausarbeiten zu lassen. Die für das Outsourcing günstigen Tätigkeiten ziehen sich durch den gesamten Arbeitszyklus der administrativen Personalarbeit. Zu nennen sind beispielsweise Bewerbermanagement, Personalstammdatenverwaltung, Lohnverrechnung, Zeiterfassung und Arbeitszeugnisse. Mit der Auslagerung ist auch der Vorteil verbunden, umfangreiches Fachwissen im Bereich Sozial- und Arbeitsrecht nicht mehr im großen Umfang intern abdecken zu müssen.
Parallel zu der Möglichkeit des Outsourcings kann die Verschlankung der administrativen Arbeitsabläufe aber auch intern mit Hilfe von technischer Unterstützung vollzogen werden. Die Abwicklung einiger Prozesse (wie z.B. das Bewerbermanagement) über das Internet wird bereits in vielen Unternehmen genutzt. Wie darüber hinaus der Einsatz von technologisierten Systemen Zeitressourcen sparen kann, soll im Weiteren näher erläutert werden.
Unterstützung im Tagesgeschäft durch Technologien
Ein Administrative Expert im HR ist auch gleichzeitig ein Informationsmanager. Er sollte alle personalbezogenen Daten im Blick behalten und diese den Mitarbeitern jederzeit zugänglich machen können. Ebenso sollte er in der Lage sein, neue und aufstrebende Trends zu identifizieren, die für das Unternehmen profitabel sind. Kurz gesagt: Ein Administrative Expert trägt, unterstützt durch kosteneffektive Administrationssysteme, zu einer Effizienzsteigerung der Organisation bei.
Was können nun solche Tools sein? Die Möglichkeiten sind vielfältig und reichen von Programmen zur selbstverwalteten Zeitaufzeichnung über Kommunikationsplattformen (Intranet) bis hin zu Self Service Systemen. Beispielhaft seien hier die Technologiekonzepte Employee Self Service (ESS) und Management Self Service (MSS) näher in Augenschein genommen. Erstere ermöglichen es Personalabteilungen, Prozesse zu optimieren, indem Mitarbeiter ihre personenbezogenen Daten teilweise selbst einpflegen und verwalten sowie selbstständig gewünschte Informationen abrufen können. Durch Management Self Service (MSS) erhalten die Führungskräfte alle personalrelevanten Informationen über einen einheitlichen, web-basierten Zugang und können Prozesse direkt aus dieser übersichtlichen Oberfläche bearbeiten, anstoßen und steuern. Weit über rein administrative Funktionalitäten hinaus verschaffen MSS-Systeme auch schnell einen Überblick über wichtige Informationen im Bereich der Personalentwicklung wie bspw. Mitarbeiterbeurteilungen, Talenteinschätzungen und Kompetenzmanagement.
Die nachstehende Abbildung, ebenfalls genannter Studie entnommen, zeigt die aktuelle Verteilung der Anwendung von ESS- und MSS-Systemen in der DACH-Region auf:
Abbildung 2: Anwendung von ESS- und MSS-Systemen in der DACH-Region
Anhand der Grafiken ist erkennbar, dass über die Hälfte der Befragten in ihrer Organisation bereits ESS- und MSS-Systeme eingeführt hat bzw. eine Einführung anstrebt. Dagegen planen rund 25% der Unternehmen derzeit keine Implementierung solcher technologischen Systeme. Weiters geben 6% der befragten Unternehmen in Bezug auf ESS-Systeme und 7% in Bezug auf MSS-Systeme an, diese nicht zu kennen. Die serviceorientierte Technologisierung der HR-Arbeit über ESS-Systeme ist demnach in der DACH-Region zwar auf einem guten Weg, als standardisierte Lösung kann sie allerdings noch nicht angesehen werden. Die Verbreitung von MSS-Systemen ist als sogar noch etwas geringer anzusehen. Dadurch können HR-Mitarbeiter, Angestellte und Führungskräfte sich in vielen Unternehmen noch nicht im angestrebten Umfang ihren inhaltlichen Aufgaben widmen, da administrative Agenden teilweise noch immer viel Zeit beanspruchen.
Aufbau von Technologie-Schlüsselkompetenzen wird zur Kernaufgabe
Damit ist klar, dass Unternehmen, die in der Lage sind, HR-Technologien bestmöglich einzusetzen, Kosten reduzieren und gleichzeitig die Qualität der Arbeit steigern können. Dies macht es für HR-Manager zukünftig unerlässlich, ihre Fähigkeiten und Kompetenzen im Bereich der technologischen Unterstützung stark aufzubauen. Was auch mit einschließt, dass HR eine klare Strategie und Zielsetzung für die Einführung derartiger Technologien hat. Die Prozesse, die durch die Systeme abgebildet werden sollen, müssen eindeutig identifiziert und abgegrenzt werden. Vor der Umsetzung der Systeme sollten die Prozesse auch auf ihre Effizienz hin geprüft und gegebenenfalls optimiert werden, da ineffiziente Prozesse auch nach der Automatisierung ineffizient bleiben. Einen Wertbeitrag für das Unternehmen bringen diese Systeme auch nur, wenn die Kunden – in diesem Fall der Mitarbeiter und der Führungskräfte – den Nutzen der Systeme klar erkennen. Dies gelingt, indem bei der Einführung der Systeme ihre Bedürfnisse und Anforderungen berücksichtigt werden, sowohl in Bezug auf den Inhalt als auch auf die Benutzerfreundlichkeit. Erst durch ein umfassendes Verständnis wird es möglich, die Wertsteigerung durch die implementierten Systeme vollends auszuschöpfen und auf das jeweilige Unternehmen passend zu adaptieren. Dabei geht es nicht darum, ein hochkomplexes System aufzubauen, sondern im Gegenteil, die Möglichkeiten zu simplifizieren und dadurch mitarbeiterfreundlich (und wiederum zeitsparend) zu gestalten.
Der unsichtbare Administrative Expert
Die Arbeit des Administrative Expert ist bei weitgehend integrierten IT-Systemen und technologisierten Prozessen nicht mehr unmittelbar sichtbar, sondern „versteckt“ sich hinter den Systemen. Somit besteht für den Administrative Expert die Gefahr, nicht mehr als wichtiger Partner und Experte wahrgenommen zu werden, wie auch in der oben angeführten Einschätzung der Bedeutung der Rollen dargestellt ist. Es gilt daher, darauf aufmerksam zu machen, dass die Systeme vielfach erst durch aktuelle Berichte und Analysen, die durch den Administrative Expert erstellt werden, von Nutzen sind. Durch die Automatisierung reiner Verwaltungsarbeiten entstehen für den Administrative Expert Freiräume, diese steuerungsrelevanten Aufgaben umfassend wahrzunehmen und damit entscheidend für den Unternehmenserfolg beizutragen.
Gastautorinnen: Dipl.-Sozialwirtin Katharina Thill ist Wissenschaftliche Mitarbeiterin im Stadt Wien geförderten Forschungs- und Lehrteam zu „HR Rollen und HR Kompetenzen im internationalen Vergleich“, welches am Institut für Personal & Organisation der FHWien der WKW angesiedelt ist. Forschungs- und Vortragsschwerpunkte: HR Rollen/HR Kompetenzen. katharina.thill@fh-wien.ac.at
Mag. Sabine Groblschegg ist Fachbereichsleiterin für Betriebswirtschaft und Lektorin am Institut für Personal & Organisation der FHWien der WKW. Vortrags- und Forschungsschwerpunkte: Personalcontrolling und Personalrisikomanagement, Strategisches Personalmanagement, Veränderungsmanagement. sabine.groblschegg@fh-wien.ac.at
Fotocredit f. beide Pass-Bilder: © FHWien der WKW/Philipp Tomisch
Info
Seit Jänner 2014 baut das Institut für Personal & Organisation der FHWien der WKW unter der Leitung von Barbara Covarrubias Venegas das von der Stadt Wien/MA23 geförderte Forschungs- und Lehrteam „HR PROGRESS: HR Rollenmodelle und HR-Kompetenzen im internationalen Vergleich“ auf.
HR als Administrative Expert
