Bei der Umsetzung von Veränderungen und Innovationsvorhaben ist eine gut durchdachte Planung unabdingbar – vor allem hinsichtlich des Personaleinsatzes. Bei der Erstellung eines Veränderungsplans kann eine abgewandelte Form der Balanced Score-Card (BSC) ein hilfreiches Tool sein.
Die Planungskompetenz
Jeder erfolgreiche Veränderungsprozess braucht einen für das Unternehmen maßgeschneiderten „Masterplan“. Die größte Herausforderung bildet dabei das Schaffen von Freiraum für die Umsetzung der Veränderung unter den gegebenen Rahmenbedingungen: den finanziellen Ressourcen, den bestehenden Prozessen und Strukturen, vor allem aber auch der Qualifikation der MitarbeiterInnen und Führungskräfte sowie ihrer Auslastung im Tagesgeschäft.
Unternehmen mit einer hohen Planungskompetenz verfügen hier über gut ausgebildete Routinen zur gezielten Gestaltung dieses Veränderungsprozesses. Wichtig ist dabei eine durchdachte Operationalisierung des strategischen Veränderungsziels mit klar definierten Zuständigkeiten und einem konkreten Zeitplan. Das schafft den notwendigen Freiraum für Veränderung und Flexibilität im Umgang mit Unvorhergesehenem. Durch eine adäquate Planung wird so für die Umsetzungsphase sichergestellt, dass die richtigen Personen mit den benötigten Qualifikationen, ausgestattet mit den notwendigen Ressourcen, zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. So werden Veränderungen realisiert und die Effizienz im Kerngeschäft gewährleistet.
Gelingt einem Unternehmen jedoch keine angemessene Planung, verlaufen Veränderungs- und Innovationsvorhaben häufig im Sande. Halbherzige Planungsvorgänge münden in einer halbherzigen Umsetzung oder sorgen im schlimmsten Fall für Chaos in sonst routinierten Abläufen im Kerngeschäft. Sollte die Umsetzung trotz einer unzureichenden Planung gelingen, sind meist noch lange „Nachwehen“ in unterschiedlichsten Formen spürbar. Widerstand und vermehrte Konflikte, Demotivation und Vertrauensverlust sind hier nur einige der möglichen Folgen.
Wie steht es um die Planungskompetenz in Ihrem Unternehmen?
Die Planung ist demnach ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die nachhaltige Umsetzung von Veränderungs- und Innovationsvorhaben. Die Antworten auf die nachfolgenden Fragen geben Ihnen einen ersten Eindruck davon, ob die Eckpfeiler für die Erstellung eines Veränderungsplans in Ihrem Unternehmen bereits vorhanden sind:
- Wird die Strategie (oder Vision) in die Planung von Veränderungen einbezogen?
- Berücksichtigen wir in Veränderungsplänen das laufende Tagesgeschäft?
- Definieren wir für Veränderungsvorhaben realistische, messbare (Etappen-)Ziele?
- Werden die für Veränderungen notwendigen Ressourcen realistisch geplant?
- Definieren wir in der Planung klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten?
- Können wir Veränderungspläne bei Bedarf flexibel anpassen?
Je mehr der in den Fragen angesprochenen Eckpfeiler bereits stehen, desto besser. Doch wie baut man daraus ein maßgeschneidertes Grundgerüst für den spezifischen Veränderungsplan?
Dabei muss vor allem berücksichtigt werden, dass Veränderungen Projekte „on the job“ sind. Die strategische Planung bedarf daher gegenüber der alltäglichen Planung einer erweiterten, ganzheitlichen Perspektive. Eine auf Veränderungen angepasste, abgewandelte Form der „Balanced Score-Card“ ermöglicht bereits zu Beginn der Planung die Perspektiven zu erweitern und schafft die Grundlage für einen realistischen Veränderungsplan.
Die Balanced Score-Card (BSC) im Veränderungsprozess
Die Balanced Score-Card, kurz BSC, kann ein hilfreiches Instrument für die Planung von Veränderungsvorhaben sein, denn sie liefert Hinweise 1) zum konkreten Zielbild, 2) zur Realisierbarkeit des Veränderungsvorhabens, 3) zur sinnvollen Zuordnung von Zuständigkeiten, 4) zum Ressourcenbedarf, 5) zu möglichen Zielkonflikten zwischen unterschiedlichen Perspektiven, 6) zu notwendigen Maßnahmen für eine Umsetzung und schließlich auch 7) zu den Anforderungen an die notwendigen Rahmenbedingungen. Die Veränderungs-BSC bietet damit gleichzeitig eine Grundlage für weitere spezifische Planungsschritte, wie bspw. eine Personalbedarfsanalyse oder einen Personaleinsatzplan, Kalkulationen von Finanzen aber auch für eine geeignete Kommunikationsstrategie für das Veränderungsvorhaben.
Für die Arbeit mit der Veränderungs-Balanced Score-Card im Rahmen der Umsetzungsplanung von Veränderungen schlagen wir fünf Schritte vor. Durch das Ausarbeiten der einzelnen Schritte (bspw. tabellarisch) entsteht die Basis für die Planung von Veränderungsprozessen und das begleitende Monitoring. Durch die Definition und Operationalisierung von strategischen Veränderungszielen aus Sicht unterschiedlicher Perspektiven (z.B. Mitarbeiter, Kunden, Finanzen, Prozesse u.v.m.) entsteht so eine umfassende Basis für den Veränderungsplan.
Schritt 1: Veränderungsvision entwickeln
Je klarer und attraktiver das Veränderungsziel ist, desto besser können die Organisationsmitglieder darauf hinarbeiten.
Stellen Sie sich in diesem Schritt folgende Fragen: Was soll durch die Veränderung am Schluss erreicht werden? Wann ist die Veränderung erfolgreich? Woran kann man erkennen, dass die Veränderungsvision erreicht wurde?
Die Forschung hat gezeigt, dass durch Visionen Veränderungsenergie freigesetzt wird. Die Veränderungsvision sollte daher erstrebenswerte Zukunftschancen für die Organisation und ihre Mitglieder bereithalten, damit Mitarbeiter motiviert sind, auf die geplanten Veränderungen hin zu arbeiten. Dies gelingt vor allem dort, wo die Veränderungsvision in Abstimmung mit der Gesamtstrategie erstellt wird.
Schritt 2: Relevante Perspektiven identifizieren
Die Umsetzung von geplanten Veränderungen wirkt sich nie nur auf Einzelpersonen oder einzelne Abteilungen aus, sondern hat immer auch Auswirkungen auf andere Bereiche in der Organisation. Häufig erfordert die Umsetzung von Veränderungen dabei eine aktive Zusammenarbeit und eine Änderung der täglichen Routinen. Die unterschiedlichen Perspektiven sollten von Beginn an berücksichtigt werden.
Stellen Sie sich folgende Fragen: Wen betrifft die Veränderung (z.B. welche Mitarbeiter, welche Kunden usw.)? Worauf hat die Veränderung Auswirkungen (z.B. Prozesse, Strukturen usw.)? Wie könnte sich die Veränderung auf die einzelnen Bereiche auswirken?
Aus der Managementforschung ist bekannt, dass Reibungsverluste vermieden werden können, wenn Entscheidungsträger bei der Entscheidungsfindung einen Perspektivenwechsel vornehmen. Diese Erkenntnis kann auch bei Veränderungen gezielt genutzt werden. Betrachten Sie die Veränderung aus unterschiedlichen Perspektiven, so gelingt es Ihnen ein Bild der Veränderung im Kontext des „großen Ganzen“ zu bekommen.
Schritt 3: Ziele operationalisieren
Der erste Schritt zur Umsetzung der Veränderungsvision ist die Definition von konkreten und überschaubaren Teilzielen. Sie bilden die Meilensteine, die entlang des Veränderungsweges liegen.
Fragen Sie sich: Welche Teilziele lassen sich im Hinblick auf die Veränderungsvision aus den unterschiedlichen Perspektiven ableiten? In welchem Zeitraum soll die Veränderung umgesetzt werden? Wie können diese Ziele überprüfbar gemacht werden?
Ziel ist es leicht messbare Teilziele zu finden, für die eindeutige Zuständigkeiten vergeben werden können. Die Ziele sollten dabei SMART, d.h. spezifisch, messbar, angemessen (erreichbar), realistisch und terminiert sein. Achten Sie insbesondere darauf, dass der Zeitraum für die Umsetzung der Veränderung auch die zeitliche Dynamik des Kerngeschäfts berücksichtigt.
Schritt 4: Maßnahmen definieren
Sind die Teilziele zur Erreichung der Vision identifiziert, können daraus konkrete Maßnahmen für die unterschiedlichen Stakeholder abgeleitet werden.
Fragen Sie sich: Was konkret können die unterschiedlichen Personengruppen tun, um die Teilziele des Veränderungsvorhabens zu erreichen? Wo könnte welche Verantwortlichkeit und Zuständigkeit für die Umsetzung liegen?
Einer der in der Planung wesentlichsten Aspekte ist im Projektmanagement die Aufgabenverteilung. Hierfür müssen Sie realistische und zielführende Maßnahmen definieren mit deren Hilfe Sie die formulierten Ziele erreichen. Die Zuteilung von Verantwortlichkeiten zur Maßnahmenerfüllung, sollte dann unter der Berücksichtigung der vorhandenen und benötigten Mitarbeiter-Kompetenzen erfolgen, um eine reibungslose Umsetzung abzusichern.
Schritt 5: Rahmenbedingungen schaffen
Geeignete Rahmenbedingungen schaffen die Möglichkeit für die Organisationsmitglieder, die Veränderung umzusetzen. Neben dem Ressourcenaufwand (Zeit, Finanzen usw.) sind dabei vor allem auch die notwendigen Kompetenzen zu berücksichtigen.
Fragen Sie sich: Welche Ressourcen müssen für eine erfolgreiche Umsetzung bereitgestellt werden? Ist die vorhandene Ausstattung für die Umsetzung (Arbeitsgeräte etc.) ausreichend? Wie ist die Auslastung der betroffenen Mitarbeiter im Moment und wie wird sie in Zukunft sein? Welche Kompetenzen werden wo benötigt? Müssen Mitarbeiter geschult oder neu eingestellt werden?
Bedenken Sie, dass die Umsetzung der Veränderung „on the job“ erfolgt und somit teilweise zusätzlicher oder etwas anderer Ressourcen bedarf. Um die Veränderungen zu ermöglichen, sollten Sie hier bereits genau definieren, an welchen Stellen es bspw. neuer Mitarbeiter mit benötigten Kompetenzen bedarf und wie Sie diese rekrutieren können. Auch ein Kompetenzaufbau bei bestehenden Mitarbeitern kann notwendig sein, so dass Sie ein Schulungsprogramm definieren müssen. Genauso kann es erforderlich sein, dass Sie das interne Belohnungssystem anpassen müssen. Stellen Sie sich bei der Schaffung der Rahmenbedingungen die Frage: Was braucht es, damit ausreichend Freiraum und Motivation für eine rasche Umsetzung vorhanden sind?
Fazit
Die Planungskompetenz eines Unternehmens ist wesentlich für die erfolgreiche Umsetzung von strategischen Veränderungsvorhaben. Mit Hilfe der Balanced Score-Card ist es möglich eine Veränderungsvision zu definieren und sie über Teilziele, einen konkreten Zeitraum und Maßnahmen zu operationalisieren. Durch die Einbeziehung unterschiedlicher Perspektiven bei der Operationalisierung, Überlegungen zu notwendigen Rahmenbedingungen und benötigten Ressourcen entsteht die Grundlage für eine zielgerichtete und nachhaltige Umsetzung der Veränderungsvision im Kontext des Tagesgeschäfts. Die BSC bietet damit eine solide Basis für einen unternehmensspezifischen Veränderungsplan.
Autor: Personal & Organisation-TEAM. Heute: Lorena Hoormann, Barbara Kump, Christina Schweiger
Umsetzungen planen mit Hilfe der Balances Score-Card (BSC)
