Neue Arbeitswelt – Mitarbeiter sind nicht mehr an Orte oder Zeiten gebunden
Viele Büros und Bürogebäude sind auch heute noch nach Maßgabe veralteter Vorstellungen über Mitarbeiterbedürfnisse gestaltet. Räume schaffen nach wie vor Grenzen, die Einzelarbeit forcieren und Teamarbeit konterkarieren. Wissensbasierte Produkte, technologischer Fortschritt und Internationalisierung verlangen jedoch nach flexiblen Mitarbeitern, die in der Lage sind orts- und zeitungebunden zu arbeiten. (Virtuelle) Teamarbeit, vermehrte Projektorientierung und interdisziplinäre Zusammenarbeit gewinnen seit Jahren an Bedeutung.
Laut einer Studie von Deloitte aus dem Jahr 2012 entstehen mittlerweile mehr als drei Viertel aller Ideen außerhalb traditioneller Büros und eine Untersuchung des Fraunhofer-Institutes zeigt, dass offene Bürolandschaften in Verbindung mit Desk Sharing und mobiler Arbeit positive Auswirkungen auf die Leistung und Motivation der Mitarbeiter haben.
Viele Unternehmen scheinen diese Anforderungen verstanden zu haben. So zeigt die Studie zum Thema DasNeueArbeiten DNA aus dem Jahr 2014, einem Kooperationsprojekt des Instituts für Personal & Organisation mit der Plattform DNA DasNeueArbeiten, dass bereits19% der befragten Unternehmen entsprechende Flexibilisierungsprojekte initiiert haben. Sei es, dass komplett auf die neue Arbeitswelt umgestellt wird, seien es Teilprojekte mit Fokus auf Flexibilisierung, Mobilität, neue Arbeitsplatzgestaltung oder auch innovative Arbeitsstrukturen. So wird laut der Studie mobiles Arbeiten bereits von 50% der Unternehmen unterstützt, bei Kleinstbetrieben sind es sogar 75%,
Auch die Colliers International Office Tenant Survey aus dem Jahr 2012 zeigt, dass in Australien eine von drei Organisationen mit der Implementierung oder Planung der Implementierung von flexiblen Arbeitsmodellen befasst ist.
Ein Arbeitskonzept, das in den letzten Jahren besonders forciert wird, ist jenes des „acitvity based working“ nach dem niederländischen Autor Erik Veldhoen. Hierbei geht es darum, Arbeitsräume zur Verfügung zu stellen, die es ermöglichen, je nach Tätigkeit die passende Umgebung zu wählen und selbstbestimmt zu entscheiden, wann, wo und wie die jeweiligen Aufgaben erledigt werden.
Die Idee des Activity Based Working
Organisationen haben erkannt, dass Arbeitsprozesse nicht länger eine standardisierte und sich wiederholende Abfolge immer gleicher Aufgaben sind, sondern dass Dauer, Häufigkeit und Reihenfolge von Tätigkeiten ständig und meist unabsehbar wechseln. Sequentiell, parallel bzw. im Wechselspiel finden Information, Kommunikation, Konzentration, kreatives und interdisziplinäres Arbeiten statt.
Unternehmen können durch das Angebot aufgabenorientierter Bürobereiche – wie eigener Projekt-, Lern-, und Kreativräume, Telefoniebereiche oder Konzentrationszonen – die Produktivität ihrer Mitarbeiter sowie die eigene Attraktivität als Arbeitgeber erhöhen. Eine derartige Umgestaltung führt nicht nur zu erhöhter Flexibilität der Mitarbeiter, es wird auch der vorhandene Büroraum besser genutzt. Den Aktivitäten der Mitarbeiter angepasste Arbeitsumgebungen, einfache Prozesse und eine offene Unternehmenskultur wirken sich positiv auf Leistung und Motivation der Mitarbeiter aus. Auch Veldhoen argumentiert, dass Mitarbeiter in einem solchen Setting ihre Tage produktiver strukturieren. Nicht nur Immobilien-, sondern auch Fluktuations- und Krankenstandkosten können somit spürbar und nachweislich reduziert werden.
Auf der anderen Seite setzt activity based working eine höhere Selbstorganisationsfähigkeit der Mitarbeiter und die Bereitschaft zum Verzicht auf den eigenen Arbeitsplatz voraus. Auch für Führungskräfte ist das Konzept eine Herausforderung. So müssen sie Kontrollverlust akzeptieren und selbst in der Lage sein flexibles Arbeiten vorzuleben. Erfahrungsgemäß müssen daher kollektive Regeln entwickelt werden, die das gemeinsame Arbeiten im Zonenkonzept bzw. mobiles Arbeiten unterstützen.
Anforderungen an tätigkeitsunterstützende Arbeitsmittel werden entsprechend komplexer. Neben den sozialen, kulturellen, wirtschaftlichen und organisatorischen Anforderungen, sind insbesondere auch individuelle Anforderungen der Mitarbeiter bei diesem Organisationskonzept zu berücksichtigen.
FAZIT – DNA braucht Unterstützung seitens HR und ist nicht universell einsetzbar
Trends, wie „activity based working“ oder auch „mobiles Arbeiten“ brauchen nicht nur professionelle IT Services, sondern vor allem auch Unterstützung seitens HR. So wird es erforderlich sein, die Politik und Prozesse der Leistungsbeurteilung zu adaptieren. Es zählt nicht mehr die Anwesenheit, sondern das Ergebnis, das die Mitarbeiter letztendlich erzielen. Auch die Beziehung zwischen Management und Mitarbeitern wird sich verändern. Formelles und informelles Führungskräftetraining sollte diese Veränderung unterstützen. Activity based working einzuführen bedeutet eine immense kulturelle Veränderung. Diese sollte daher – wie andere Change Projekte auch – professionell von einem internen und/oder externen Change Team begleitet sein.
Damit flexibilisiertes Arbeiten erfolgreich sein kann, müssen die betroffenen Mitarbeiter Sinn und Zweck erkennen. Entsprechend ist es nicht für jeden Unternehmensbereich bzw. jede Abteilung geeignet. So kann es auch erforderlich sein, dass es unternehmensintern differenzierte Herangehensweisen an das Thema gibt. HR kann hierbei als Informationsdrehscheibe fungieren, um Bedürfnisse der Mitarbeiter mit den Ansprüchen der Organisation in Einklang zu bringen.
Autor: Personal & Organisation-TEAM. Heute: Mag. Mag. (FH) Anja Lasofsky-Blahut, Mag. Barbara Covarrubias Venegas, Mag. Sabine Groblschegg
Literatur/Leseempfehlung:
- Mehr Infos zum Forschungsschwerpunkt des Instituts für Personal & Organisation sowie dem Projekt finden Sie hier: http://www.fh-wien.ac.at/personal-organisation/forschung/zukunftsorientiertes-personalmanagement/herausforderungen-an-hr-die-neue-arbeitswelt/
- Plattform DNA DasNeueArbeiten: www.dasneuearbeitendna.com
- Deloitte (2012) Flexible Working
- Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation. OFFICE 21 Studie. http://www.office21.de/
- Colliers International Office Tenant Survey (2012)
- Erik Veldhoen (2004): The Art of Working
DNA Das Neue Arbeiten | Die neue Arbeitswelt aus der Sicht der Arbeitsplatzgestaltung
