Informationsmanagement und Kommunikation in den neuen Arbeitswelten.
Ein Treiber und gleichzeitig Erfolgsfaktor der neuen Arbeitswelten ist die Technologie. Dies betrifft einerseits die Produktionsprozesse, und hier im Besonderen die so genannte Industrie 4.0. Aber auch in den wissensintensiven Bereichen der Arbeitswelt hat der technologische Fortschritt zu neuen Möglichkeiten und Herausforderungen geführt. Die Digitalisierung betrifft dabei immer mehr Bereiche der Arbeitswelt: 79 % aller Beschäftigten weltweit sind bereits auf Internet und Telekommunikation angewiesen.
Immer und überall erreichbar?
Durch die Verbreitung von mobilen Geräten wie Laptops, SmartPhones und Tablets sowie leistungsstarken Internetverbindungen ist es heute technisch schon unerheblich wo sich Mitarbeiter befinden. Sie könnten von überall und zu jeder Zeit auf Informationen zugreifen und kommunizieren. Mitarbeiter fordern diese Flexibilität ein und Unternehmen sind bemüht diesen auch nachzukommen. Doch welche Konsequenzen ergeben sich daraus? Schon heute, zeigt die DNA Studie 2014 die in Kooperation mit der Plattform DNA das Neue Arbeiten und dem Institut für Personal und Organisation der FHWien der WKW durchgeführt wurde, hat die eMail-Kommunikation die persönliche Face-to-Face Kommunikation im Unternehmen als das Kommunikationsmedium Nummer eins abgelöst. Dicht gefolgt von der Verwendung von Smart Phones und anderen Mobiltelefonen.
Grafik: Top 3 der verwendeten Kommunikationsarten in Unternehmen
Das heißt, wir müssen nicht mehr physisch anwesend sein, um erreichbar zu sein. Durch mobile Endlösungen ist Erreichbarkeit überall gegebenen.
ON/OFF: Druck durch ständige Erreichbarkeit?
Zwar können mobile Endgeräte abgeschaltet werden, aber vielfach verspüren die Mitarbeiter den Druck immer erreichbar sein zu müssen. Doch auch die junge Generation der ab 1980 Geborenen hat verstärkt dieses Gefühl. Die ständige Erreichbarkeit wird also ein zunehmendes Problem für Mitarbeiter und steht im Widerspruch zur geforderten Work-Life-Balance. Technologien können Flexibilität zwar unterstützten, der verantwortungsvolle Einsatz und Nutzung dieser Technologien obliegt aber den Menschen. Vielen müssen diesen Umgang auch erst lernen. Um Arbeiternehmer zu schützen setzen Unternehmen daher zunehmend auf Initiativen, die die uneingeschränkten Möglichkeiten wieder einschränken: wie beispielsweise bei BMW oder Daimler, die den Server ab 22 Uhr bis 7 Uhr in der Früh sowie am Wochenende „abdrehen“, um somit ein klares Signal zu setzen, dass zB der Versand von eMail zu diesen Zeiten nicht gewünscht ist.
Informationsmanagement: Wer suchet – der findet?
Ein weiterer wichtiger Aspekt in den neuen Arbeitswelten ist, von überall auf die notwendigen Informationen zugreifen zu können. Die effiziente Nutzung von Collaboration-Tools steckt hier noch immer in Kinderschuhen. Informationen werden nach wie vor vielfach über eMail verteilt, viele Informationen sind noch nicht elektronisch verfügbar oder der Zugriff von außen auf die Informationen ist weiterhin eingeschränkt. Mobiles Arbeiten wird dadurch erschwert und ineffizient. Eine weitere Herausforderung hierbei ist die Datensicherheit. Hier ist die IT-Abteilung des Unternehmens gefordert entsprechend zu Handeln. Aber auch die Mitarbeiter müssen sich der Verantwortung bewusst sein, dass Sie mit zum Teil sehr sensiblen Unternehmensdaten arbeiten. Hier setzt der Schulungsbedarf an und setzt sich in der Anwendung der Systeme fort, denn die im Unternehmen vorhandenen Technologien werden aufgrund von mangelndem Know-How noch nicht entsprechend eingesetzt. Hier spielen auch die Führungskräfte eine wichtige Rolle, denn wie etwas gelebt (verwendet) wird, hängt u.a. auch stark von ihnen ab. Doch es reicht nicht, nur die Fähigkeiten der Mitarbeiter/Führungskräfte hinsichtlich der Nutzung der eingesetzten Technologien zu steigern. Unternehmen sind aufgefordert ein ganzheitliches Konzept zu erarbeiten, welche Medien für welche Art der Informations- und Datenspeicherung bzw. –kommunikation verwendet werden. Die DNA Studie 2014 zeigte, dass bis zu sechzehn verschiedene Kanäle zur Kommunikation (eMail, SmartPhone, Intranet, Instant Messaging, Share Point, Facebook Gruppen, Twitter, Microblogging Lösungen….) in einem Unternehmen verwendet wurden, es jedoch nur in 30% der Unternehmen Richtlinien gab, welcher Kanal für welche Information genutzt wird. Dies führt dazu, dass wichtige Informationen nicht gefunden werden, und so das Rad immer wieder von neuem erfunden wird – es entstehen Ineffizienzen.
Der sinnvolle Einsatz von Technologien ist entscheidend.
Diese Beispiele zeigen, dass Informations- und Kommunikationstechnologien das mobile Arbeiten erst möglich machen, aber auch, dass im Umgang mit diesen noch großes Potenzial für Unternehmen steckt. Erst wenn klar ist, was Unternehmen erreichen wollen, können sie sich überlegen, wie neue technologische Möglichkeiten sie dabei unterstützen können und wie diese sinnvoll eingesetzt werden können. Ein Smart Phone, ein Tablet, ein Notebook oder eine Collaboration Software sind nur Tools. Den sinnvollen und effizienten Einsatz können und müssen immer noch die Menschen in den Unternehmen definieren und in weiterer Folge leben.
Autor: Personal & Organisation-TEAM. Heute: Mag. Sabine Groblschegg, Mag. Barbara Covarrubias Venegas
Literatur/Leseempfehlung:
- Mehr Infos zum Forschungsschwerpunkt des Instituts für Personal & Organisation sowie dem Projekt finden Sie hier: http://www.fh-wien.ac.at/personal-organisation/forschung/zukunftsorientiertes-personalmanagement/herausforderungen-an-hr-die-neue-arbeitswelt/
- Plattform DNA DasNeueArbeiten: www.dasneuearbeitendna.com
- Studie „Der High-Tech-Arbeitsplatz“ durchgeführt von Coleman Parkes im Auftrag von Ricoh Europe
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