Wehret den Anfängen
Der Artikel „Gelegenheit macht Diebe – Datenschutz bei Trennungen im Arbeitsrecht“ behandelt unter anderem, wie wichtig es ist, Datendiebstahl bei Beendigung von Arbeitsverträgen, also etwa im Falle einer Kündigung oder Entlassung, zu verhindern.
Mindestens genauso kritisch ist es aber, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse bereits im Rahmen von Bewerbungsgesprächen und bei der Einstellung von Mitarbeitern zu schützen. Dieser Beitrag beschäftigt sich mit einigen Aspekten zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen in der Bewerbungsphase.
Mögliche Maßnahmen zum Schutz von Geschäfts- und Betriebsgeheimissen in der Bewerbungsphase
Um das Problem des Datendiebstahls bzw. des Verrats von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen durch Arbeitnehmer zu verringern, sollten bereits bei der Einstellung Maßnahmen gesetzt werden, um potentielle Arbeitnehmer zu „durchleuchten“ und zur Geheimhaltung zu verpflichten.
Ziel sollte sein, vertrauenswürdige Arbeitnehmer zu finden, die es als Selbstverständlichkeit empfinden, Geschäftsgeheimnisse zu jedem Zeitpunkt vertraulich zu behandeln. Es ist jedoch alles andere als einfach, solche vertrauenswürdigen Arbeitnehmer zu finden.
Um bereits zu bzw. vor Beginn eines Arbeitsverhältnisses Unternehmensdaten und Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse zu schützen, stehen Arbeitgebern bei der Suche nach den „richtigen“ Mitarbeitern unter anderem folgende Maßnahmen zur Verfügung:
- Unterzeichnung einer Geheimhaltungsvereinbarung bereits bei Beginn der Bewerbungsphase,
- Richtige Fragestellungen im Bewerbungsgespräch,
- Background Checks/Pre-Employment Screenings,
- Aufnahme von Klauseln zum Schutz von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen in den Dienstvertrag,
- Vereinbarung einer Konkurrenzklausel.
1. Geheimhaltungserklärung in der Bewerbungsphase
Ob von Bewerbern bereits vor dem Erhalt von Informationen über die zu besetzende Stelle oder vor dem ersten Gespräch die Abgabe einer Geheimhaltungserklärung verlangt wird, hängt vom Einzelfall ab. Besonders bei vertrauensvollen Positionen oder wenn in der Bewerbungsphase seitens des Arbeitgebers bereits Geschäftsgeheimnisse preisgegeben werden, sollte eine solche Erklärung jedenfalls eingefordert werden. Der Sinn einer solchen Geheimhaltungsvereinbarung kann schon allein in der Sensibilisierung der Bewerber auf die Wichtigkeit der Informationen liegen.
2. Datenschutz und Bewerbungsgespräch
Das Bewerbungsgespräch dient unter anderem auch dazu, sich einen persönlichen Eindruck vom Bewerber zu machen und diesem Fragen zu stellen, um mehr über ihn herauszufinden.
Als Grundsatz gilt, dass Fragen an Bewerber, die ihre Privatsphäre betreffen, unzulässig sind. Unzulässig sind beispielsweise Fragen nach Kinderwunsch, getilgten Vorstrafen, Wahlverhalten oder Weltanschauungen. Aber auch Fragen darüber, warum vorangegangene Arbeitsverhältnisse geendet haben oder ob schon einmal eine Entlassung wegen Geheimnisverrats erfolgte, sind kritisch. Ausnahmen bestehen möglicherweise, wenn eine sachliche Rechtfertigung für die Fragen dargelegt werden kann.
Werden im Bewerbungsgespräch unzulässige Fragen gestellt, ist der Bewerber nicht verpflichtet, darauf zu antworten und kann unwahre Angaben zu diesem Themen machen. Kann ein abgewiesener Bewerber glaubhaft machen, dass er wegen seiner Reaktion auf eine unzulässige Frage nicht eingestellt wurde, könnten Schadenersatzforderungen drohen.
Wichtig ist daher eine genaue Vorbereitung des Bewerbungsgespräches, um auf zulässige und faire Art und Weise an die relevanten Informationen über den Bewerber zu gelangen. Hierbei können eine Liste der beabsichtigten Fragen und eine Checkliste zu unzulässigen Fragen helfen.
Möchte sich ein Arbeitgeber nicht allein auf die vom Bewerber erteilten Informationen verlassen, werden häufig sogenannte „Background Checks“ durchgeführt.
3. Background Checks
Umfassende Recherchen und Befragungen Dritter über Bewerber sind längst nicht mehr die Ausnahme. Die Durchführung von Recherchen über Bewerber ist mittlerweile ein eigenes – nicht unumstrittenes – Geschäftsmodell.
Was sind Background Checks?
Es gibt keine allgemeingültige oder gar gesetzliche Definition von „Background Checks“. Darunter wird in der Praxis meist die Durchleuchtung von Bewerbern unter Zuhilfenahme von Unterlagen, Internet, Referenzen oder sonstigen Dritten und externen Quellen verstanden.
Im Sinne des Schutzes der Privatsphäre sind solche Background Checks nicht unbeschränkt zulässig. Vor der Durchführung von Background Checks, die über eine Suche nach öffentlich zugänglichen Informationen im Internet hinausgeht, ist stets vorab die Zustimmung des Bewerbers einzuholen. Wie viel eine solche Zustimmung (auch wenn sie ausdrücklich und schriftlich erfolgt) im Streitfall „wert“ ist, ist eine andere Frage – wie generell bei Zustimmungserklärungen im Arbeitsrecht muss die Drucksituation bedacht werden. Weiters müssen sogenannte „sensible Daten“, wie sexuelle Vorlieben, rassische Herkunft oder politische Gesinnung von einem Background Check ausgespart werden, sofern wiederum der Bewerber solche (grundsätzlich schutzwürdigen) Daten nicht öffentlich zugänglich macht.
Allgemeingültige Vorschriften zur Abgrenzung der Zulässigkeit fehlen. Arbeitgeber, die Background Checks durchführen, bewegen sich sohin in einem Graubereich.
Wer führt Background Checks durch?
Mit der Durchführung solcher Checks kann ein externes Unternehmen beauftragt werden oder die Checks werden vom Unternehmen selbst durchgeführt.
Entscheidet ein Arbeitgeber, ein externes Unternehmen mit der Durchführung von Background Checks zu beauftragen, sollte die Auswahl des Dienstleisters sehr vorsichtig erfolgen. Arbeitet der Dienstleister nicht seriös und/oder verstößt er bei der Durchführung der Background Checks gegen das Datenschutzrecht oder das Gleichbehandlungsgesetz, fällt dies auf den Auftraggeber zurück. Bei der Gestaltung des Vertrages mit dem Dienstleister ist daher unter anderem darauf zu achten, dass die relevanten Gesetze eingehalten werden sowie Haftungsfragen geklärt werden
Was wird „gecheckt“?
Eine „einfache“ Art des Background Checks ist die Recherche im Internet. Suchmaschinen und soziale Netze ermöglichen häufig, Angaben eines Bewerbers zumindest teilweise im Internet zu überprüfen oder aber auch zusätzliche Informationen über die Person einzuholen.
Daten über eine Person im Internet sind in der Regel nur dann als öffentlich zugänglich zu verstehen, wenn sie ohne jegliche Zugangsbeschränkung von jedem eingesehen werden können. Muss man sich erst registrieren, um die Informationen zu sehen, handelt es sich im Zweifel nicht mehr um öffentlich zugängliche Daten.
Auch die Einforderung von Nachweisen zu den Angaben des Bewerbers im Lebenslauf oder im Bewerbungsgespräch wird zuweilen als Background Check verstanden. Häufige und zulässige Maßnahmen sind in diesem Zusammenhang das Ersuchen um Vorlage eines Versicherungsdatenauszuges oder von Dienstzeugnissen, um die Angaben des Bewerbers überprüfen zu können.
Mangels gesetzlicher Regelung sind Background Checks in Österreich umstritten. Mit den durch Background Checks erlangten Informationen sollte vorsichtig umgegangen werden.
4. Vertragliche Geheimhaltungspflichten
Die vertragliche Verpflichtung zur Geheimhaltung ist eine weitere mögliche Maßnahme, um die Datensicherheit im Unternehmen zu stärken. Arbeitnehmer sind von Gesetzes wegen im Rahmen ihrer Treuepflicht zur Verschwiegenheit über Geschäftsgeheimnisse verpflichtet.
Im Dienstvertrag oder in einer separaten Geheimhaltungserklärung, die (spätestens) zeitgleich mit dem Dienstvertrag unterzeichnet wird, sollten dennoch jedenfalls Vorschriften zur Geheimhaltung und zum Schutz von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen enthalten sein. Um Arbeitnehmer besser zu sensibilisieren, empfehlen sich zusätzlich auch erläuternde Hinweise zu den Geheimhaltungspflichten oder Schulungen.
Geheimhaltungsklauseln müssen gewisse Mindestbestandteile enthalten. Dazu gehören unter anderem Umfang der Daten und Geheimnisse, das Verbot der Informationsweitergabe, Regeln zum vertraulichen Umgang mit Daten, die Erteilung der Zustimmung zu Kontrollen, eventuell Konventionalstrafen sowie Regelungen für die Weitergeltung nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Die Verwendung von Musterklauseln ohne Anpassung auf die Besonderheiten des Unternehmens und/oder der Position des Arbeitnehmers ist dabei meist nicht ausreichend.
5. Nachvertragliche Konkurrenzklauseln
Eine weitere mögliche Schutzmaßnahme ist die Vereinbarung einer Konkurrenzklausel. Nachvertragliche Wettbewerbsverbote dienen auch – aber nicht nur – dem Schutz von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen. Im Zusammenhang mit Konkurrenzklauseln gilt es, zahlreiche Beschränkungen zu beachten – Link zu Aufsatz Link zu Artikel Konkurrenzklausel unter Beschuss. Konkurrenzklauseln sollten nicht anstelle von Geheimhaltungspflichten vereinbart werden, sondern zusätzlich.
Bereits von Beginn an zu bedenken ist daher
… dass der Schutz von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen, aber auch das Recht auf Datenschutz und Schutz der Privatsphäre von Arbeitnehmern, bereits bei der Einstellung/in der Bewerbungsphase, von großer Relevanz sein.
Arbeitgeber befinden sich in einem Spannungsverhältnis zwischen Wunsch nach Auswahl vertrauenswürdiger Arbeitnehmer und Sicherheit von Unternehmensdaten einerseits und Recht auf Privatsphäre der Bewerber/Arbeitnehmer andererseits.
Einen garantierten Schutz gegen Datendiebstahl im Arbeitsrecht gibt es nicht. Es existieren jedoch zahlreiche Maßnahmen, um Unternehmensdaten zu schützen. Diese Maßnahmen beginnen bereits bei der Auswahl von Arbeitnehmern und dem Abschluss von Dienstverträgen.
Schutz von Geschäftsgeheimnissen und Datenschutz bei Bewerbungsgesprächen
