Feedback, Beurteilungen, etc ⇒ perfekt zusammengeführt durch HR-Software

31Mai2016

6 min

HR-Know-how aus der Praxis für die Praxis

360°-Feedback, Teamfeedback, Beurteilungen etc. Daten über Daten, die nicht nur für sich selbst Sinn ergeben (sollen), sondern vor allem dann, wenn sie gebündelt übersichtlich zusammengeführt werden können. Am besten mit Hilfe von kompetenter Software.

Experten-Interview

Wie das im Detail aussieht, hinterfragte ich schnell bei zwei Software-Anbietern. Die Zahl der Interview-Partner ist heute deutlich geringer – zugunsten der Antworttiefe.

Welche Themen bzgl. Feedback / Beurteilung, etc. bilden Sie in Ihrer Software ab & wie sieht Ihre Lösung aus?

Mag. Matthias Dietrich (rexx systems): Die konkreten Umsetzungen und die damit verbundenen Anforderungen sind in der Praxis sehr unterschiedlich. Daher bieten wir unseren Kunden auch eine breite Palette an Tools an, die flexibel an den Bedarf des eigenen Unternehmens angepasst werden können. Die wesentlichen Bausteine der rexx Suite sind dabei Feedbackbögen für konkrete Veranstaltungen (z.B. Seminare), allgemeine Mitarbeiterumfragen über das Self Service Portal, Beurteilungen, die direkt aus dem Personalgesprächsbogen ins Skillmanagement fließen sowie 360° Feedbacks, die ebenso auf der zentralen Skilldatenbank aufsetzen, um themenübergreifende Auswertungen mit unterschiedlichen Sichten zu ermöglichen.

Für das Reporting bietet die rexx Suite neben detaillierten Listenübersichten, die einfach individuell angepasst werden können, auch spezielle Diagramme wie z.B. Balkendiagramme für unterschiedliche Vergleiche und Gruppendarstellungen, flexible Spinnennetz- bzw. Radardiagramme sowie Liniendiagramme für Darstellungen des historischen Verlaufs.

Dr. Simon Werther (HRinstruments): Unsere Software bildet ein sehr breites Anwendungsfeld rund um Feedback und Beurteilung ab. Das Spektrum reicht von Führungskräftefeedback, 360°-Feedback und Teamdiagnosen über Puls- und Mitarbeiterbefragungen bis hin zu Instant Feedback, Projektfeedback und verschiedenen Varianten des Performance Managements.

Bei unserer Lösung handelt es sich letztlich um eine Feedback-Toolbox, die eigenständig von unseren Kunden bedient und genutzt werden kann. Wichtig ist dabei, dass vorab die Eckdaten der Nutzung definiert werden, so dass unter Einhaltung höchster Datenschutz- und Sicherheitsstandards mit Zustimmung des Betriebs- oder Personalrats mit unseren Tools gearbeitet werden kann.

Zusätzlich ermöglichen mobile Zugänge per iOS und Android App auch eine Integration von Mitarbeitern, die sehr viel unterwegs sind oder die nicht über einen regulären Büro-Arbeitsplatz erreichbar sind. Es handelt sich somit um keine Insellösung, die lediglich für einen Teil der Beschäftigten nutzbar ist, sondern sie kann in verschiedensten Kontexten eingesetzt werden.

Inhaltlich kann unsere Feedback-Toolbox mit unterschiedlichen Themen befüllt werden. Für klassisches Führungskräftefeedback, 360°-Feedback, Teamdiagnosen und Mitarbeiterbefragungen bieten wir einen großen Themenpool, den wir für die Gestaltung individueller Fragebögen nutzen können. Dabei ist es uns ein sehr großes Anliegen, dass wir immer die individuelle Unternehmenskultur und damit einhergehende Besonderheiten unserer Kunden berücksichtigen, damit echte Veränderung mit den Feedbackinstrumenten möglich ist. Genauso können die Tools aber eigenständig von unseren Kunden mit Inhalten befüllt werden, was gerade bei Instant Feedback und Pulsbefragungen in den meisten Fällen die Regel ist.

Worin unterscheiden Sie sich mit Ihrer Software hinsichtlich dieses Themas von Ihrem Mitbewerb?

Mag. Matthias Dietrich (rexx systems): Zum einen bietet die rexx Suite sowohl in Breite als auch in die Tiefe der Funktionalitäten ein Spektrum, das insbesondere bei webbasierten Softwarelösungen auf dem Markt sonst kaum angeboten wird. Zum anderen hat die jahrelange Erfahrung in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden gezeigt, dass die Wünsche und Anforderungen so unterschiedlich wie die Unternehmen selbst sein können. Daher haben wir in der neuen rexx Suite für die Anpassungen von Workflows, Vorlagen, Feldern, Formularen, Bewertungsskalen etc. einen innovativen Designer geschaffen, der ohne Programmieraufwand berechtigten Benutzern die Möglichkeit gibt, das System auch nach dem initialen Customizing jederzeit selbst an geänderte Bedürfnisse und neue Herausforderungen anpassen zu können.

Dr. Simon Werther (HRinstruments): Unsere Software kombiniert traditionelle Instrumente wie 360°-Feedback und Mitarbeiterbefragungen mit innovativen Ansätzen wie Instant Feedback und Pulsbefragungen. Gerade das Instant Feedback ist in dieser Form einmalig, da es sowohl die individuelle Weiterentwicklung und übergreifende Zusammenarbeit der Mitarbeiter und Führungskräfte fördert, aber gleichzeitig umfangreiche Möglichkeiten für Organisations- und Kulturentwicklung eröffnet. Gerade der mobile Zugang mit Apps und die Echtzeitauswertungen liefern den Entscheidern unserer Kunden somit bei Bedarf tagesaktuelle Daten, auf deren Basis strategische und operative Entscheidungen getroffen werden können. Langwierige Prozesse wie bei klassischen Mitarbeiterbefragungen, die erst nach monatelangen Planungen zu Ergebnissen führen, können damit vermieden werden.

In zahlreichen Gesprächen mit unseren Kunden wurde deutlich, dass diese zwar auf der Suche nach neuen Lösungen sind, aber dass die etablierten Instrumente wie klassisches Führungskräftefeedback weiterhin sehr beliebt und weit verbreitet sind. Dementsprechend haben wir uns dazu entschieden, dass wir unseren Kunden sowohl etablierte als auch innovative Instrumente an die Hand geben möchten.

Durch die Kooperationen mit renommierten Hochschulen wie der Ludwig-Maximilians-Universität München und der Hochschule Augsburg arbeiten immer aktuellste wissenschaftliche Erkenntnisse in unsere Software ein. Das beeinflusst maßgeblich unsere Produktentwicklung, beispielsweise Gamification-Elemente beim Instant Feedback. Genauso bedeutend ist es für die Fragebogenentwicklung von etablierten Instrumenten, um neueste Erkenntnisse der Führungsforschung und des Employee Engagement in unsere Tools zu integrieren.

Sie haben Instant Feedback und Pulsbefragungen angesprochen. Was verbirgt sich dahinter und warum ist es in der heutigen Zeit ein vielversprechender Ansatz?

Dr. Simon Werther (HRinstruments): Instant Feedback sieht bei uns folgendermaßen aus: Die Mitarbeiter und Führungskräfte einer Firma können sich untereinander eigenständig positives Feedback geben oder Verbesserungsvorschläge schicken. Über unsere Plattform ist das sowohl offen als auch anonym möglich, so dass jederzeit Verbesserungs- und Weiterentwicklungsprozesse angestoßen werden. Darüber hinaus können auch ganzen Teams oder bei entsprechender Freigabe der ganzen Firma Rückmeldungen gegeben werden. Außerdem kann ich Feedback anfordern, indem ich Fragen an einzelne Kollegen oder ganze Abteilungen schicke. Auf diesem Weg integrieren wir Pulsbefragungen auf sehr einfache Weise in unser Instant Feedback, damit innerhalb weniger Stunden Ergebnisse zur Verfügung stehen, ohne dass davor langwierige technische oder anderweitige Abstimmungsprozesse erforderlich sind.

Im Japan ist im Produktionsbereich der NikoNiko-Kalender entstanden, der für unsere Kunden ebenfalls sehr hilfreich ist. Unternehmen können ihre Mitarbeiter damit jede Woche oder sogar jeden Tag um eine kurze Einschätzung auf einer Smiley-Skala bzgl. ihrer Arbeitszufriedenheit bitten. Auf diesem Weg können täglich oder wöchentlich „Brennpunkte“ innerhalb der Firma identifiziert werden, die dann tiefergehend analysiert werden. Eine tiefgehende Befragung ist aber nur dann notwendig, wenn die Ergebnisse kritisch sind, so dass diesbezüglich zahlreiche Ressourcen eingespart werden können und gleichzeitig ein permanenter Verbesserungsprozess angestoßen wird.

Die erste Idee für unser Instant Feedback ist uns in der Diskussion mit zahlreichen Kunden und innerhalb unseres Teams gekommen, nachdem alle von ähnlichen Herausforderungen berichtet haben, auch wenn der Kontext sehr unterschiedlich war. Bei einer Handelskette mit zahlreichen Standorten war keine Kommunikation mit den Auszubildenden möglich, da diese stationäre Rechner nicht mehr nutzen und somit mobile Kanäle mit spielerischem Zugang notwendig waren. Bei einem Produktionsunternehmen sollten auch die Produktionsmitarbeiter die Möglichkeit bekommen, dass sie ohne Papierfragebögen schnell und unkompliziert in Entscheidungsprozesse einbezogen werden können. Und in einem Versicherungskonzern sollten die traditionellen Feedbacktools wie Führungskräftefeedback um innovative Formate ergänzt werden, damit die Unternehmenskultur langfristig weiterentwickelt wird und eine Feedbackkultur entstehen kann.

Dabei haben wir vielfältige Elemente des Gamification in unser Instant Feedback integriert, d.h. es gibt zahlreiche Anreize wie positive Rückmeldung und tagesaktuelle Statistiken, die Mitarbeiter motivieren mit den Tools zu arbeiten. Das ist insbesondere deshalb von besonderer Bedeutung, weil gerade jüngere Mitarbeiter durch Facebook, Whatsapp und andere gängige Tools heutzutage selbstverständlich davon ausgehen, dass zeitnahe Rückmeldung und intuitive Bedienung vorhanden sind. Der Zugang mit Apps ist da ebenfalls ein wichtiger Bestandteil, nachdem nicht das Unternehmen den Mitarbeitern vorgeben kann, welchen Kanal sie nutzen. Insofern müssen unterschiedliche Varianten der Nutzung angeboten werden, damit gerade beim ortsunabhängigen Arbeiten ebenfalls eine Nutzung möglich ist.

Wie können die teils sehr heterogenen Daten in der Software übergreifend ausgewertet werden?

Mag. Matthias Dietrich (rexx systems): Die rexx Suite bietet zwei Funktionen, die speziell für diese Herausforderung entwickelt wurden. Zum einen ist es bei Fragebögen möglich, einzelne Fragen konkret auf bestimmte Personen / Partner zu beziehen. So können etwa die Feedbacks zu einem Referenten von acht verschiedenen internen Fortbildungen mit unterschiedlichen Feedbackbögen in der Personalakte des Vortragenden gesammelt dargestellt werden.

Zum anderen können Bewertungsskalen zwar individuell definiert werden, um nicht für jede Beurteilung etwa eine 1-5 Skala oder ähnliches nehmen zu müssen, aber im Hintergrund liegt ein spezielles Mapping. Dieses ermöglicht es im System z.B. „ja“, „gut“, „3“ und „Anfänger“ in einer Auswertung zu einem Gesamtergebnis zusammenzufassen.

So sind auch bei heterogenen Daten zentrale, aussagekräftige Auswertungen, Matchings, Benchmarkings und Vergleiche möglich.