In Anknüpfung an den letzten Arbeitsrechtsbeitrag zum Thema Hasspostings auf Social Media Plattformen, werden in diesem Beitrag Unternehmen ausgewählte praktische Empfehlungen und Tipps für Social Media Monitoring, Social Media Strategie und Social Media Manager gegeben.
Was ist Social Media und wozu brauchen Arbeitgeber eine Social Media Strategie?
Unter „Social Media“ wird eine spezifische Anwendungsform des Web 2.0. verstanden. Das sogenannte „Web 2.0“ als neue Software-Generation wiederum beschreibt innovative und dynamische Internetanwendungen, die neben den technischen Veränderungen insbesondere durch neue Formen der Kommunikation und der Vernetzung zwischen den Usern charakterisiert sind.
Unter Social Media werden Systeme zusammengefasst, welche die Kommunikation und Interaktion der Nutzer fördern. Wesentliche Merkmale von Social Media Netzwerken sind die Möglichkeit zur Erstellung eines individuellen Profils sowie die Vernetzung mit anderen Mitgliedern (z.B. durch private Nachrichten an virtuelle Freunde oder zeitgleiche Chat-Programme). Paradebeispiele von Social Networks sind Online-Plattformen wie „Facebook“, „Instagram“, „Twitter“, „Flickr“ oder „LinkedIn“.
Die Grenzen zwischen privater und betrieblicher Nutzung von Social Media verschwimmen mehr und mehr. Jeder kann immer und überall „online“ sein. Zur Klarstellung zu Social Media Monitoring: Arbeitgebern steht es frei, die Nutzung von Social Media in der Arbeitszeit und/oder die Nutzung von Social Media über das Firmennetzwerk zu verbieten. Ein solches Verbot sollte klar kommuniziert und umgesetzt werden.
Gestattet ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern die Nutzung von Social Media über Firmennetzwerke oder Social Media Aktivität während der Arbeitszeit, sollte dies eine bewusste Entscheidung des Unternehmens sein. Diese Entscheidung bringt nämlich Chancen und Risken gleichermaßen mit sich. Arbeitgeber sollten von ihrem (Weisungs)Recht auf Festlegung und Einschränkung der Nutzungsmodalitäten Gebrauch machen!
Social Media Strategie als Chance für den Arbeitgeber
Social Media Netzwerke können von Unternehmen als zusätzlicher Kommunikationskanal mitunter für die Kundenpflege oder für die Neukundengewinnung herangezogen werden. Bevor sich jedoch ein Unternehmen entscheidet, solche Kanäle geschäftlich zu nutzen, ist anzuraten, eine Strategie für die Nutzung von Social Media zu erarbeiten und klar und strukturiert vorzugehen.
Im Rahmen der Arbeit an einer Social Media Strategie sind allem voran Zieldefinitionen festzulegen. D.h. welche Ziele das Unternehmen durch die geplanten Social-Media-Aktivitäten erreichen will (z.B. Verbesserung der Kundenbindung, Erhöhung des Bekanntheitsgrads, Steigerung der Reichweite). Zuvor muss freilich der Status Quo betreffend Nutzung von Social Media durch Mitarbeiter im Unternehmen erhoben werden.
Social Media Monitoring & Social Media Guidelines
Wichtiger Bestandteil einer Social Media Strategie sind aus Arbeitgebersicht Social Media Guidelines. Zahlreiche Unternehmen haben sie schon, viele arbeiten daran. Solche Guidelines sollten in klarer und verständlicher Sprache, versehen mit konkreten Handlungsanweisungen und anschaulichen Beispielen, verfasst sein.
Social Media Guidelines müssen den Arbeitnehmern zur Kenntnis gebracht und diesen – etwa im Rahmen von Social Media Strategie-Schulungen – erklärt werden. Aus formeller Sicht darf auch die Unterschrift der Mitarbeiter (Bestätigung des Erhalts und der Einhaltung der Social Media Guidelines) nicht fehlen. Social Media Guidelines können in Form von Richtlinien, als Zusatz zum Arbeitsvertrag oder als Weisung abgefasst sein.
Die Social Media Guidelines sollen gewissermaßen einen Rahmen abstecken, wie weit und in welchem Ausmaß Arbeitnehmer während ihrer Arbeitszeit (und in besonderen Fällen auch in ihrer Freizeit) Social Media in Anspruch nehmen dürfen oder vielleicht sogar sollen.
Wichtiger Inhalt von Social Media Guidelines – eine Aufgabe für den Social Media Manager
Social Media Guidelines sollen Mitarbeitern die Spielregeln für die Verwendung von Social Media Netzwerken erläutern und sie zu deren Einhaltung verpflichten. In Social Media Guidelines geht es neben technischen Aspekten um die Vermittlung von Prinzipien wie Eigenverantwortung, Vertraulichkeit, Integrität, Respekt und Wahrung der Rechte Dritter.
Social Media Guidelines
Social Media Guidelines als Teil der Social Media Strategie eines Arbeitgebers sollen vor allem Antworten auf die folgenden Fragen geben bzw. die folgenden Bereiche abdecken:
- Welche Mitarbeiter dürfen welche Social Media Netzwerke und Kanäle in welchem zeitlichen und inhaltlichen Umfang nutzen?
- Welche Mitarbeiter dürfen in Social Media Netzwerken offiziell für das Unternehmen sprechen?
- Ist klar kommuniziert, was aus Unternehmenssicht die Chancen, Ziele und Nutzen von Social Media sind?
- Ist die Privatnutzung von Firmeneigentum und die Nutzung von Social Media während der Arbeitszeit erlaubt? Wenn ja, in welchem Ausmaß?
- Dürfen private Social Media Profile für geschäftliche Zwecke verwendet werden?
- Ist klargestellt, dass jeder Mitarbeiter für seine Äußerungen in Social Media Netzwerken eigene Verantwortung trägt?
- Ist geregelt, dass Kritik am eigenen Unternehmen nicht veröffentlicht, sondern intern besprochen wird?
- Werden Mitarbeiter auf ihre Verschwiegenheitspflicht, auf ihre Treuepflicht und ihre Pflicht zur Geheimhaltung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen des Unternehmens hingewiesen?
- Werden Netiquette-Regelungen für Social Media Nutzung festgelegt, beispielsweise, dass sich Mitarbeiter authentisch und transparent verhalten sollen, dass andere Social Media Benutzer mit Respekt zu behandeln sind, deren Meinungsäußerungsfreiheit zu beachten ist und dass Äußerungen in Social Media sachlich verfasst sein sollen, etc.?
- Wird festgelegt, dass private Meinungen auch als solche zu kennzeichnen sind?
- Werden die Mitarbeiter auf ihre Pflicht zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben im Bereich Social Media hingewiesen (betrifft vor allem Datenschutz-, Urheber- und Markenrecht)?
Social Media Guidelines müssen auf die Bedürfnisse und auf die Kultur des jeweiligen Unternehmens angepasst sein. Manche Unternehmen verfassen lange Guidelines, andere nur eine Kurzbotschaft.
Eine überlegenswerte Idee ist es, eine Ansprechperson in Form eines Social Media Managers zu benennen. Der Social Media Manager gibt Auskunft in Zweifelsfragen, berät und kontrolliert. Der Social Media Manager sollte eine Ausbildung im Bereich Umgang mit Social Media haben sowie technisch und rechtlich versiert sein.
Social Media Manager & Social Media Monitoring: Social Media im Unternehmen zulassen – ja oder nein?
Neben einer hohen Datenschutz- und Privatsphärenbeeinträchtigung des einzelnen Nutzers kann dessen Verhalten auf diversen Online-Plattformen auch ein Risiko für den Arbeitgeber darstellen. Mit einem Mausklick können Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse öffentlich gemacht oder Kollegen und Vorgesetzte diffamiert werden. Gleichzeitig eröffnet die Nutzung von Social Media Netzwerken durch Mitarbeiter aber zahlreiche Möglichkeiten für Unternehmen.
Ratsam ist eine durchdachte und klare Social Media Strategie. Aus arbeitsrechtlicher Sicht ist es wichtig, Mitarbeiter zu informieren, zu schulen, Social Media Guidelines zu implementieren, Social Media Monitoring zu betreiben und Social Media Manager mit der Beratung und Kontrolle der Social Media Nutzung zu betrauen.
Meine Antwort daher: Ja, aber nur mit einer klaren und dokumentierten Social Media Strategie, entsprechenden Compliance Maßnahmen und laufender Überprüfung.
Social Media Strategie für Arbeitgeber (& Social Media Manager) – Fokus Guidelines | Arbeitsrechts-Sicht
