15 ½ Tipps für eine gelungene Mitarbeiterbefragung (Tipp 1-5)

24Aug2017

5 min

HR-Know-how aus der Praxis für die Praxis

Mitarbeiterbefragungen zählen mittlerweile zu den Standardinstrumenten der Personalarbeit. Studien gehen davon aus, dass 8 / 10 Großunternehmen in regelmäßigen Abständen Mitarbeiterbefragungen durchführen – verpflichtende Evaluierungen psychischer Belastungen nicht eingerechnet. Wir geben Ihnen (in 3 Beiträgen) 15 ½ Tipps für Ihre gelungene Mitarbeiterbefragung, die ihr Geld letztlich auch Wert ist.

15 1/2 Tipps in 3 Beiträgen:

- 25aug2017: Tipp 1-5 [=hier]
- ..8sep2017: Tipp 6-10
- 21sep2017: Tipp 11-15 1/2

Unter Mitarbeiterbefragungen versteht man üblicherweise unternehmensweite schriftliche Befragungen der gesamten Belegschaft, die von der Geschäftsführung initiiert werden. Die strategischen Ziele können sehr unterschiedlich sein, lassen sich aber dennoch meist unter Schlüsselthemen wie Mitarbeiterengagement, Arbeitgeberattraktivität oder kontinuierlicher Verbesserung der Arbeitsumgebung bzw. Unternehmenskulturentwicklung subsumieren. Neben der Erhebung bestimmter HR-Kennzahlen steht dabei meist der Gedanke eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses der Arbeitsumgebung im Vordergrund, der vom Feedback der eigenen Belegschaft als „Schwungrad“ angetrieben wird.

15 ½ Tipps für eine gelungene Mitarbeiterbefragung

Egal ob als jährliche unternehmens-weite Befragung organisiert oder als unterjähriges kompaktes „Stimmungsbarometer“ beziehungsweise „Blitzlicht“ – für Mitarbeiterbefragungen lassen sich einige klare Empfehlungen zusammenstellen, die den Erfolg derartiger Initiativen steigern. Vor einiger Zeit habe ich dazu einen humorvollen Artikel zu den „Dont’s“ hier im HRweb geschrieben. Im aktuellen Beitrag möchte ich dies im Sinne einer Liste von konkreten Handlungsempfehlungen und damit „To Do’s“ praxisnah vertiefen.

Mitarbeiterbefragungs-Tipp 1: Zielen Sie ausreichend

Der erste und grundlegendste Erfolgsfaktor einer Mitarbeiterbefragung ist das Vorliegen klarer Projektziele die auch entsprechend kommuniziert werden. Eine Mitarbeiterbefragung sollte kein „zielloses Hineinhören“ in das Unternehmen sein, sondern sollte von Anfang an bestimmte Messziele, Evaluationsziele, Kommunikationsziele und Veränderungsziele definiert haben.

Nur wenn diese Ziele auch vorliegen, können das gesamte Projektkonzept und die Durchführung daran ausgerichtet werden. So simpel dies klingen mag, so häufig werden Befragungsprojekte diesem ersten Erfolgsfaktor nicht oder nur umfassend gerecht.

Mitarbeiterbefragungs-Tipp 2: Machen Sie Betroffene zu Beteiligten

Eine Mitarbeiterbefragung muss als Projekt mitsamt seinen Zielen in einem Unternehmen bestmöglich von unterschiedlichen Personengruppen getragen werden. Investieren Sie Zeit und eröffnen Sie (Diskussions-) Raum, um diese Trägerschaft herzustellen. Dazu gehören – nicht ausschließlich, aber hauptsächlich – die folgenden Gruppen:

Geschäftsführungsebene: Ein klares Commitment zum Projekt und eine Beteiligung im Prozess sind unumgänglich für ein glaubhaftes Projekt. Damit sind echte Unterstützung undnicht nur wohlwollender Billigung eines Projektes der Personalabteilung gemeint.
Führungskräfte: Eine Mitarbeiterbefragung ist in manchen Aspekten ein Führungsinstrument. Führungskräfte sind wesentlich für die gelungene Umsetzung und Aufarbeitung der Ergebnisse. Entsprechend gilt es, alle beteiligten Führungskräfteebenen ausreichend abzuholen und für das Projekt zu gewinnen.
Belegschaftsvertretung: Eine Mitarbeiterbefragung sollte auch vom Betriebsrat und anderen Belegschaftsvertretern mitgetragen werden. Neben der rein gesetzlichen Informationspflicht ist es zu empfehlen, hier eine echte Unterstützung oder sogar Beteiligung in der Projektstruktur zu erreichen.
HR-Strukturen: Besonders in Konzernen ist es wichtig, dezentrale HR Business Partner abzuholen und in der Projektstruktur zu berücksichtigen. Ein zentrales HR-Projekt stößt oft auch innerhalb der HR-Strukturen, die dieses operativ umsetzen sollen, nicht auf direkte Gegenliebe.
Mitarbeiter: Letztlich gilt es, auch die Mitarbeiter für das Projekt zu gewinnen. Mehr dazu im nächsten Tipp.

Es empfiehlt sich, die Konzeption einer Mitarbeiterbefragung unter Beteiligung einer Projektgruppe oder „Sounding Boards“, das sich aus unterschiedlichen Personengruppen zusammensetzt, zu konzipieren. Binden Sie dabei auch Kritiker des Prozesses aktiv mit ein, um Raum für die Kritik zu geben.

Mitarbeiterbefragungs-Tipp 3: Hängen Sie Ihre Befragung an die große Glocke

Jede betriebliche Initiative benötigt eine planvolle interne Kommunikation, die sich an den klassischen W-Fragen orientieren kann:

Warum/Wozu findet die Befragung statt? Welche Ziele verfolgt das Projekt?
Wann wird die Befragung durchgeführt?
Wer wird befragt? Wer wird nicht befragt? Und wer erhält die Ergebnisse?
Wie wird befragt? Wie wird ausgewertet?
Wo erhalte ich meinen Fragebogen? Wo gebe ich diesen ab?
Was sind die Inhalte der Befragung? Was ist mein Aufwand?

Teilen Sie dabei Ihre Kommunikationsaktivitäten entlang von zwei Achsen auf:

Achse 1: Persönliche (verbale) vs. schriftliche Kommunikation
Achse 2: Bestehende Kommunikationsinstrumente vs. neu für das Projekt initiierte Instrumente

Stellen Sie sich vor, diese beiden Achsen spannen ein Kommunikationsportfolio mit vier Quadranten auf. Unserer Erfahrung nach sollte eine diversifizierte Kommunikationsstrategie alle vier Quadranten bespielen. Von Artikeln in der Mitarbeiterzeitung (schriftlich + bestehend) bis hin zu lokalen Informationsmeetings (persönlich + projektspezifisch) können Sie damit eine klare Kommunikationsstrategie aufbauen.

Kommunikation. Kommunikation! Nochmal KOMMUNIKATION!!! Die Bedeutung von Kommunikationkann nicht unterschätzt werden. Neben operativen Unsicherheiten kann fehlende Kommunikation v.a. auch zu Unsicherheiten und Bedenken gegenüber der Befragung und der Anonymität führen.

Mitarbeiterbefragungs-Tipp 4: Aber sicher – anonym und freiwillig!

Jede innerbetriebliche Befragung baut auf dem Grundgedanken auf, dass Menschen Ihre Meinung und Einschätzung über arbeitsbezogene Sachverhalte abgeben sollen. Dies hat zwei wesentliche Voraussetzungen: Freiwilligkeit und Anonymität.

Diese beiden Grundvoraussetzungen kommen einerseits aus der Natur der Sache, denn niemand – behaupte ich – mag es, die eigene Meinung erzwungen zu äußern. Je eher Feedback einer Person oder Sache gegenüber aus einer bestimmten Eigenmotivation heraus erwächst und von einem selbst als sinnvoll erachtet wird, umso eher wird das Feedback auch gerne gegeben. Des weiteren kommen die Grundprinzipien der Freiwilligkeit und Anonymität aber auch aus dem Datenschutz, ein Thema das mit der EU Datenschutzgrundverordnung 2018 noch an Bedeutung zunehmen wird. Ein Arbeitgeber hat kein „Recht“ auf die Meinung seiner Mitarbeiter. Entsprechend kann diese nur freiwillig erhoben werden. Und da jeder Befragte grundsätzlich Recht auf den Schutz seiner persönlichen oder personenbezogenen Daten hat, ist Anonymität mehr als nur ein Mittel zum Zweck, es ist ein Grundrecht.

Man mag darüber philosophieren, ob in einer „perfekten Welt“ nicht jeder jedem offen und ehrlich, direkt und unmittelbar Feedback x geben sollte. Aber bis wir diese Welt erarbeitet haben, ist freiwilliges und anonymes Feedback wohl ein nötiges Instrument. Wir raten Ihnen daher dem Thema Datenschutz und Anonymität besonderes Augenmerk zu schenken. Dies umfasst:

prozessorale Aspekte (bspw.: Wird die Befragung extern durchgeführt? Was ist die vereinbarte Mindestauswertungsgrenze? Wie viele Soziodemographika finden sich im Fragebogen?)
technische Aspekte (bspw.: Ist die genutzte IT-Lösung sicher? Wo liegen die Daten physisch – im Ausland oder Inland?)
juristische Aspekte (bspw.: Wurde eine Datenschutzerklärung abgeschlossen? Wurde eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen?).

Mitarbeiterbefragungs-Tipp 5: Soziodemographika – weniger ist mehr

Unter Soziodemographika versteht man personenbezogene Daten wie Alter, Geschlecht, Betriebszugehörigkeit, Berufsausbildung. Diese sind sehr häufig Teil eines Fragebogens. In der Praxis wird aber häufig sehr wenig damit in der Auswertungs- und Aufarbeitungsphase getan. Ich empfehle, sich hier am Kriterium der „Zweckmäßigkeit“ zu orientieren und Soziodemographika sparsam und zweckgebunden zu erheben.

Nur jene Kriterien, die auch für das eigene Unternehmen und die Ziele der Mitarbeiterbefragung relevant sind, sollten daher erhoben werden. Vieles ist interessant, aber nicht jede Auswertung ist sinnvoll. Zweckgebunden bedeutet in diesem Zusammenhang, dass klar sein soll: Welche Variablen werden auf welcher Ebene ausgewertet. Es macht möglicherweise einen großen Unterschied, ob man bspw. Geschlecht in jedem kleinen Team auswertet oder nur in übergeordneten Auswertungen über große Unternehmensbereiche hinweg.

Nach mehr als 15 Jahren Mitarbeiterbefragung sage ich sehr direkt: Verzichten Sie im Zweifelsfall darauf! Dies gilt v.a. für Erstbefragungen. Erhöhen Sie die Detailtiefe langsam und mit wachsendem Vertrauen der Belegschaft in die Befragung.