15 ½ Tipps für eine gelungene Mitarbeiterbefragung (Tipp 11-15½)

Mitarbeiterbefragungen zählen zu den Standardinstrumenten der Personalarbeit. Studien gehen davon aus, dass 8 von 10 Großunternehmen in regelmäßigen Abständen Mitarbeiterbefragungen durchführen – verpflichtende Evaluierungen psychischer Belastungen nicht eingerechnet. Wir geben Ihnen (in 3 Beiträgen) 15 ½ Tipps für eine gelungene Mitarbeiterbefragung, die ihr Geld letztlich auch Wert ist.

15 ¹/₂ Tipps in 3 Beiträgen:

• 25aug2017: Tipp 1-5
• ..8sep2017: Tipp 6-10
• 21sep2017: Tipp 11-15 ¹/₂ [= hier]

15 ½ Tipps für eine gelungene Mitarbeiterbefragung

Egal ob als jährliche unternehmensweite Befragung organisiert oder als unterjähriges kompaktes „Stimmungsbarometer“ bzw. „Blitzlicht“ – für Mitarbeiterbefragungen lassen sich einige klare Empfehlungen zusammenstellen, die den Erfolg derartiger Initiativen steigern. Vor einiger Zeit habe ich dazu einen humorvollen Artikel zu den „Dont’s“ hier im HRweb geschrieben (https://www.hrweb.at/2016/09/mitarbeiterbefragung-tipps/). Im aktuellen Beitrag möchte ich dies im Sinne einer Liste von konkreten Handlungsempfehlungen und damit „To Do’s“ praxisnah vertiefen.

Tipp 11: Haben Sie am Anfang das Ende im Blick

Eine Mitarbeiterbefragung ist meist, wenn auch nicht immer, ein Interventions- und Organisationsentwicklungsinstrument. Es soll – durch das Erheben von Meinungen der Mitarbeiter – einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess initiieren. Es dient in den meisten Unternehmen als Rückkoppelungsschleife zwischen Mitarbeitern und Unternehmensleitung mit dem Ansinnen zu Lernen und besser zu werden.

Trotzdem gewinnt man in vielen Mitarbeiterbefragungen den Eindruck, dass Unternehmen von der Aufarbeitungsphase der Ergebnisse überrascht werden. Sie kennen vielleicht das Phänomen: Selbst vor Weihnachten, das selten überraschend am 24. Dezember (zumindest in Österreich) stattfindet, stöhnen manche Menschen jedes Jahr erneut, dass ihnen noch dieses oder jenes Geschenk fehlt oder sie noch keine Ahnung haben, was es für die eingeladenen Verwandten als Festtagsessen geben soll.

Ich empfehle Ihnen daher, die Aufarbeitungsphase der Mitarbeiterbefragung schon deutlich vor der Befragungsphase zu planen. Sobald der Fragebogen des Projektes definiert ist, widmen Sie Ihre Aufmerksamkeit vor allem der Aufarbeitung, dem sogenannten Follow-Up. Planen Sie die Verantwortlichkeiten, die Grundstrukturen und die zeitlichen Fristen schon frühzeitig ein – bis zum Termin für die Ergebnispräsentation beim Vorstand. Dies umfasst bspw.:

• Kaskadische Ergebnisvermittlung/Präsentation/Kommunikation, top-down vom Vorstand zu operativen Ebenen – einmal quer durch das Unternehmen.
• Horizontale Aktivitäten mit denen bestimmte Themen unternehmensübergreifend koordiniert aufgearbeitet werden.
• Vertikale Aktivitäten mit denen in einer Organisationseinheit Ergebnisse kaskadisch bearbeitet werden.

Verfallen Sie nicht in falsche Zögerlichkeit in dem Glauben, dass Sie erst planen können, wenn die Ergebnisse ausgewertet vorliegen. Sie können schließlich auch einen Grundplan für den Weihnachtsabend entwerfen, ohne zu wissen, was Sie genau geschenkt bekommen!

Tipp 12: Unterstützen Sie Ihre Führungskräfte

Eine Mitarbeiterbefragung ist auch ein Führungsinstrument. Damit meine ich, dass eine Mitarbeiterbefragung – bei allen Einsichten, die ein Gesamtunternehmen über die Arbeitsplatzqualität und Unternehmenskultur ziehen kann – v.a. die jeweiligen Führungskräfte in ihrer Führungsarbeit unterstützen soll. Eine Mitarbeiterbefragung, v.a. wenn auf Ebene möglichst vieler Organisationseinheiten ausgewertet, bietet Führungskräften wertvolle Einblicke, die diese für die Organisations- und Teamentwicklung des eigenen Verantwortungsbereiches nutzen können.

Das bedeutet aber, dass im Prozess der Mitarbeiterbefragung auch Unterstützungsinstrumente für Führungskräfte eingeplant werden müssen. Dies startet bei handlungsleitenden und gut lesbaren Ergebnisberichten und reicht bis hin zu Qualifizierungs- und Trainingsangeboten, in denen Führungskräfte das Handwerkszeug für die professionelle und effektive Aufarbeitung der Ergebnisse erlernen (oder auffrischen bzw. im Kollegenkreis reflektieren). Wir haben bspw. sehr gute Erfahrungen mit „Train the Trainer“-Angeboten oder Workshopformaten, in denen Führungskräfte Tipps & Tricks für die Arbeit im Follow-Up erhalten, gemacht. Ggf. kann der Aufarbeitungsprozess  von einem schriftlichen Handlungsleitfaden zum Nachlesen begleitet werden.

Ebenso gilt es, ausreichende Ressourcen einzuplanen. Budgetieren Sie nicht nur externe Kosten für die Begleitung einer Mitarbeiterbefragung, sondern auch Zeit und Unterstützung intern. Wieviel Zeit können interne Moderatoren den Führungskräften als Unterstützung anbieten? Wieviel Zeit soll/darf/muss in die Aufarbeitung fließen? Vergessen Sie dabei nicht, dass insbesondere Führungskräfte mit ggf. überraschenden oder „schlechten“ Ergebnissen Unterstützungsbedarf aufweisen werden.

Tipp 13: Achten Sie auch auf Stärkefelder, nicht nur auf Lernfelder

Ganz im Sinne von „Positive Leadership“ und einer stärkenorientierten Vorgehensweise soll eine Mitarbeiterbefragung nicht nur Entwicklungsfelder oder gar „Schwäche-Felder“ in der Organisation aufzeigen, sondern ganz bewusst auch Stärkefelder. Eine Mitarbeiterbefragung darf nicht zur Prüfplakette verkommen, in der nur nach Dingen gesucht wird, die „repariert“ werden müssen.

Nutzen Sie Ihre Mitarbeiterbefragung auch gezielt, um aufzuzeigen, worauf die Organisation stolz sein kann. Finden Sie Ressourcen, die Sie nutzen können. Wir betrachten die Welt oft ganz im Sinne dieses „Fehler-Filters“ und geben negativen Feedbackergebnissen viel mehr Gewicht als positiven Ergebnissen. Dem können Sie in der Kommunikation der Ergebnisse und der Planung des Follow-Ups gezielt entgegensteuern. Ein simpler Tipp ist, ein offenes Kommentarfeld gezielt im Fragebogen aufzunehmen, in dem nach Aspekten gefragt wird, die das eigene Unternehmen positiv von anderen Unternehmen unterscheidet.

Tipp 14: Arbeiten Sie Ergebnisse dialogisch und sichtbar auf

Eine Mitarbeiterbefragung soll aus unserer Sicht keine Kommunikation ersetzen, sondern Kommunikation auslösen. Nutzen Sie eine Mitarbeiterbefragung daher als Startpunkt, um die Ergebnisse dialogisch in der Organisation aufzuarbeiten. Wie das geschehen kann. muss auf die Themen ihrer Befragung, die Ergebnisse, die Organisationsstruktur und auch das Budget der Befragung abgestimmt werden. Zu den Klassikern zählen:

• Klassische Team- oder abteilungsspezifische Aufarbeitungs-/Maßnahmenworkshops.
• Großgruppenveranstaltungen, bei denen eine Auswahl vergleichbarer Berufsgruppen die Ergebnisse stellvertretend für andere diskutiert (bspw. 50 Außendienstmitarbeiter stellvertretend für 1.000).
• Peer-Workshops, in denen Führungskollegen an den Ergebnissen arbeiten.
• Interne „Learning Journeys“, in denen sich Führungskräfte mit sehr unterschiedlichen Ergebnissen oder Verantwortungsbereichen besuchen, um voneinander zu lernen.
• Expertengruppen oder thematische Arbeitskreise, die ein Fokusthema ausarbeiten.
• Fokusgruppendiskussionen, in denen Mitarbeiter ein Thema vertiefend diskutieren.
• 1:1 Transfergespräche, in denen ein (oft externer) Experte mit Führungskräften intensiv an den Ergebnissen des eigenen Verantwortungsbereiches arbeitet.
• Virtuelle Formate, wie Online-Fokusgruppen oder Foren, in denen Themen vertieft werden.
• u.a.

Etwas ist dabei wichtig: Arbeiten Sie die Ergebnisse sichtbar auf. Ganz im Sinne von „Tu Gutes und sprich darüber!“ sollten Sie das, was Sie tun, auch kommunikativ begleiten und sichtbar machen. Gleiches gilt für Dinge, die ggf. aus der Befragung heraus entstehen. Verbinden Sie die Aktivitäten mit der Initiative der Mitarbeiterbefragung und betonen Sie damit deren Wichtigkeit.

Tipp 15: Evaluieren Sie den Prozess

Wer Geld und Zeit in eine Mitarbeiterbefragung investiert, sollte auch den Prozess und dessen Ergebnisse evaluieren. Achten Sie dabei sowohl auf Effizient als auch auf Effektivität.

• Auf Seiten der Effizienz gilt es, in jedem Fall den Ablauf der Mitarbeiterbefragung zu evaluieren und Verbesserungsideen abzuleiten. Dies kann von der Benutzerfreundlichkeit des eingesetzten Tools bis hin zur Qualität der internen Kommunikation reichen.
• Auf Seiten der Effektivität gilt es v.a. die Konsequenz im Follow-Up Prozess zu prüfen. Dies reicht von der Nachbearbeitungsqualität und Konsequenz auf Seiten der Berichtsempfänger bis hin zur konsequenten Umsetzung der Ergebnisse bzw. der definierten Folgemaßnahmen. Dabei sollte auch ein kritischer Blick auf die Rolle der Führungskräfte geworfen werden.

Tipp 15 ½: Kennen Sie die Unterschiede zwischen einer Mitarbeiterbefragung und einer Evaluierung psychischer Belastungen

Ein halber Tipp? Was soll denn das?

Zum Abschluss möchte ich Ihnen noch einen Lesetipp zu einem anderen Artikel im HRweb geben, in dem auf den Unterschied zwischen einer Mitarbeiterbefragung und einer Evaluierung psychischer Belastungen nach dem ASchG eingegangen wird. Auch wenn sich viele der hier genannten Praxistipps 1:1 auf schriftliche Evaluierungsprojekte übertragen lassen, haben diese

• einen anderen Entstehungszusammenhang (v.a. gesetzliche Verpflichtung);
• einen anderen Verwertungszusammenhang (v.a. Gefahrenverhütung);
• teilweise formale Vorgaben (bspw. Anforderungen an das Erhebungsinstrument, Vorgaben über die Beteiligung der Belegschaftsvertretung, Dokumentationsvorgaben in den SiGe-Dokumenten)

Daher der ½ Tipp: Lesen Sie den Artikel „Von Äpfeln und Birnen: Mitarbeiterbefragungen und die Evaluierung psychischer Belastung im Vergleich“.

Viel Erfolg für Ihre Projekte!

Dieser Artikel fasst Ihnen anhand der  genannten Praxisempfehlungen einige Einsichten zusammen, die sich über die Vielzahl an Projekten, die ich durchgeführt habe, als hilfreich, wenn nicht sogar essentiell erwiesen haben.

In diesem Sinne: Viel Erfolg bei der Umsetzung Ihrer nächsten Mitarbeiterbefragung!

15 ½ Tipps für eine gelungene Mitarbeiterbefragung (Tipp 11-15½)