New Work | Arbeit 4.0 und Workshifting

29Jan2018

7 min

HR-Know-how aus der Praxis für die Praxis

New Work: Die Arbeitswelt ist im Wandel. Tagtäglich liest man über Flexibilisierung, Digitalisierung, Generation Y, Wertewandel, … Was ist es nun aber, das die neue, moderne, digitalisierte Arbeitswelt 4.0 ausmacht? Welche Chancen, aber auch Herausforderungen birgt die Zukunft der Arbeit? Und welche Rolle nimmt Human Resources dabei ein?

Autoren: Daniel Holzinger und Viktoria Steinhauser (Colited Management Consultancy)

Modernes Arbeiten ist zu einem absoluten Trendthema geworden und verändert die Arbeitswelt umfassend und nachhaltig. Unter den Begriffen „Workshifting“, „Zukunft der Arbeit“, „Arbeitswelt 4.0“ und „New Work“ wird all das verstanden, was sich auf ständig neue technologische Möglichkeiten und Innovationen, den Generationen- und Wertewandel sowie neue Modelle der Zusammenarbeit zurückführen lässt.

Oberflächlich betrachtet könnte man allerdings bei so manchem Vorzeigeprojekt in Österreich den Eindruck gewinnen, dass es primär um die Optimierung der zur Verfügung stehenden Bürofläche und um möglichst bunte Büros geht. Gerade auf Grund technologischer Fortschritte erfährt die Arbeitswelt eine unglaubliche Flexibilität, aber auch eine Beschleunigung und zum Teil eine nie dagewesene Komplexität. Das alles trifft auf Wünsche, wie einer höheren Produktivität, einer höheren Arbeitgeberattraktivität und am Ende des Tages einer besseren Wettbewerbssituation. Man könnte es vereinfacht auch so ausdrücken, dass die Arbeit 4.0 spannender, aber auch herausfordernder geworden ist. All diese Themen lassen den Ruf nach Veränderung in Unternehmen größer werden.

Wie eine Generation und Technologie die Zukunft der Arbeit prägen

Der demographische Wandel und der Fachkräftemangel in vielen Branchen führen dazu, dass in Organisationen Positionen nicht mehr zeitnah besetzbar sind. Einerseits bedeutet das, dass bestehende Dienstnehmer länger im Unternehmen verbleiben. Und andererseits bedeutet es, dass auf die Bedürfnisse jüngerer Generationen eingegangen wird. Auch wenn eine Verallgemeinerung nicht zielführend ist, so schreibt man der Generation Y ein geringes Interesse an einer langfristigen Bindung an Unternehmen zu. Viel mehr fordert diese Generation Unabhängigkeit und Flexibilität und strebt nach Selbstverwirklichung und Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Geboren ab 1980 bis 2000 wuchs die Generation Y als erstes in der Welt der Digitalisierung auf. Sie ist es gewohnt Technologie selbstverständlich in das Leben zu integrieren und damit zu kommunizieren. Diese Technologien sind es auch, die die Arbeitswelt 4.0 ermöglichen und treiben.

Digitalisierung, Big Data Analysis, künstliche Intelligenz, sind nur einige Stichworte die in Zusammenhang mit Arbeitsplatzveränderungen auftreten. So werden im „Global Report: Workplace 2025: The CXO View“ nicht allzu ferne Zukunftsszenarien beschrieben. So wird in der Arbeitswelt 4.0 die Terminplanung automatisiert werden. Bei unvorhergesehenen Verschiebungen werden automatisch neue Termine generiert. Und ebenso werden, ohne aktives Zutun, Treffen mit Kontakten vereinbart, die man schon lange nicht mehr gesprochen hat.

In der New Work wird die tägliche Suche nach dem Parkplatz vorm Büro der Vergangenheit angehören. Sensoren werden eine direkte GPS Navigation zur freien Parklücke ermöglichen. Auch werden Wearables die Zukunft der Arbeit beeinflussen. Basierend auf den Daten von Wearables wird sich die Raumtemperatur entsprechend an die Körpertemperatur der Mitarbeiter anpassen. Ebenso wird über Wearables eine ständige Gesundheitsevaluierung stattfinden und bei gegeben Anlass auf Veränderungen und möglich Krankheitsbilder hingewiesen werden. Somit wird auch der Umgang im Unternehmen mit persönlichen und sensiblen Daten ein Thema der Zukunft der Arbeit sein.

New Work heißt flexibel sein

Um den neuen Generationen und den beschleunigten technologischen Fortschritten gerecht zu werden, ist es vor allem die Flexibilität mit der sich Unternehmen auseinandersetzen müssen um den Wandel in die Arbeit 4.0 zu schaffen. Laut dem „Global Report: Workplace 2025: The CXO View“ wird es zu „flexible becomes the norm“ kommen. Flexibel arbeiten heißt dabei nicht nur unabhängig vom Ort zu arbeiten, sei es im Home Office, im Co-Working Space oder im Kaffeehaus, sondern auch die zeitlich Gestaltung der Arbeit wird flexibler werden.

Der typische „nine to five“ Arbeitstag lässt sich nicht mehr mit den Erwartungen und Einstellungen der neuen Generation vereinbaren. Die vielbesprochene Work-Life-Balance erfordert attraktivere Möglichkeiten der zeitlichen Gestaltung der Arbeit und die Abkehr von der Messung der Arbeitsleistung in aufgewendeter Zeit. Denn Produktivität und Innovation steigt nicht linear mit aufgewendeter Zeit. Vielmehr ist die Produktivität der Wissensarbeiter abhängig von individuellen circadianen Rhythmen, Ausgeglichenheit und Zufriedenheit und natürlich den räumlichen Gegebenheiten. Somit wird sich eine flexible Orts- und Zeiteinteilung der Mitarbeiter auch positiv auf die geleistete Arbeit auswirken.

Aus einer Studie von Citrix aus 2017 geben 90% der befragten Unternehmen an, die Flexibilisierung des Arbeitsplatzes zu fördern. Gleichzeitig sagen aber auch 68% der Befragten, dass sie 2/3 der Arbeitszeit immer am selben Standort arbeiten. Der Grund für diese Diskrepanz ist laut Citrix auf den technologischen Rückstand vieler Unternehmen zurückzuführen. Die Verfügbarkeit von notwendigen Dateien außerhalb des Büros wird dabei als größtes Hindernis genannt. Aber auch die Kommunikation ist bei einer flexiblen Arbeitsweise Dreh- und Angelpunkt für erfolgreiche Zusammenarbeit. Findet täglicher Austausch nicht mehr über den Bürotisch hinweg statt, muss auf neue Mittel und Wege zurückgegriffen werden.

Die Technologie als Enabler für Arbeit 4.0

Technologische Entwicklung hinsichtlich Kommunikationslösungen ermöglichen mittels Social Collaboration Plattformen genau dieses – gemeinsames Arbeiten und Vernetzung von Mitarbeitern, Partnern und Kunden. In einer Generation, die mit Facebook, Whatsapp und einer „Kommentar- & Like-Kultur“ groß wurde, ist diese schnelle Art der Kommunikation selbstverständlich. Als Zentrum im Arbeitsalltag eingesetzt, bietet Social Collaboration eine ganz neue Art der Geschäftsabwicklung. Informationen können einfach weitergegeben und geteilt werden. Egal, ob sich die Mitarbeiter im oder außerhalb des Unternehmens befinden. Dabei reduziert eine Social Collaboration Lösung das E-Mail Aufkommen im Unternehmen deutlich und trägt damit zu einer wesentlich effektiveren und effizienteren Zusammenarbeit bei.

Zusätzlich sind es Online-Meetings die in der Arbeit 4.0 Mitarbeitern mehr Flexibilität bringen aber auch erhebliche finanzielle Einsparungen auf Seiten des Unternehmens, wie die Senkung der Reisekosten.

Technologie und Tools reichen aber nicht aus, um den Schritt in die New Work zu schaffen, genauso wenig, wie die reine Neugestaltung der Büroarbeitsplätze und Besprechungsräume. Die Umgestaltung zu Open Offices inklusive Installierung von Telefonräumen, Begegnungszonen werden dabei oft also Arbeitswelt 4.0 dargestellt, jedoch werden die Mitarbeiter, die dann ca. 40h/Woche an diesem Ort verbringen, vergessen. Das Großraumbüro in dem die Menschen folglich mehr Interaktion wünschen und erwarten, gleicht dann, auf den Geräuschpegel bezogen, oft der Produktionshalle. Ebenso wird die flexible Wahl des Schreibtisches oft ein ringen um den besten Platz am Fenster im FlexDesk Office.

Es sind also nicht die offensichtlichen Dinge, die einen Wandel in die Arbeit 4.0 ausmachen. Vielmehr ist es ein Kulturwandel, der in einem Unternehmen passieren muss, wobei flexiblerer Zusammenarbeit, sinnstiftende Tätigkeit, gegenseitige Wertschätzung und Vertrauen im Vordergrund stehen müssen. Es gibt kein allgemeines Kochrezept, wie die Zukunft der Arbeit in Unternehmen umgesetzt werden muss und welche Stufen man dabei durchlaufen muss. Jede Organisation bringt ihre individuellen Voraussetzungen, Erwartungen und Ziele in solch ein Projekt ein und sind dabei auch oft innerhalb einer Organisation unterschiedlich.

Wie gestaltet man die Arbeitswelt 4.0

Projekte in diesem Kontext können als interdisziplinäre Veränderungsprojekte verstanden werden, die vom gesamten Top-Management getragen werden müssen. Um nachhaltige Ergebnisse zu erzielen, müssen die Bedürfnisse der Mitarbeiter jedenfalls von Anfang an mitberücksichtigt werden. Darauf aufbauend braucht es einen neuen, transparent vorgegebenen Rahmen. Darin können sich Führungskräfte und Mitarbeiter flexibler bewegen. Sie werden die Fragen wie, wo und wann sie Aufgaben erledigen, selbstständiger beantworten.

Um aber bei dem vielfältigen Thema Arbeitswelt 4.0 den Überblick zu bewahren, sich nicht in unwichtige Details zu verlaufen und eine nachhaltige Änderung zu schaffen hilft es, sich Unterstützung von außen zu holen. Spezialisierte Unternehmensberater, für die die Zukunft der Arbeit Tagesgeschäft ist, haben durch den Einblick in mehrere Unternehmen, vielfältige Erfahrung, einen großen Wissensschatz und kennen die Chancen und Risiken bei solchen Projekten. Mit viel Fingerspitzengefühl können sie die Sichtweisen und Erwartungen von Mitarbeitern, Führungspersönlichkeiten und Geschäftsführung zusammenführen.

Wer aber initiiert so ein umfassendes Veränderungsprojekt, welches das Potential hat, eine Firma nachhaltig zu verändern? Im Top Management braucht es zumindest einen mutigen Visionär, der den Veränderungsbedarf rechtzeitig erkennt und ein New Work-Projekt initiiert. Immer öfters startet ein solches im Bereich HR. Der abteilungsübergreifende Einblick in die Geschehnisse eines Unternehmens ermöglicht der HR, die Arbeit 4.0 für eine ganze Organisation stimmig zu gestalten und auf die individuellen abteilungsspezifischen Problemfelder einzugehen. Schließlich ist es auch das Vertrauen der Mitarbeiter in die HR, dass eine Umsetzung positiv gelingt und eine Verbesserung für die Arbeitssituation aller bringt.

Referenzen

Global Report: Workplace 2025. The CXO-View
Harvard Business Review: The Ideal Work Schedule, as Determined by Circadian Rhythms
Citrix: Offene Baustellen in der Arbeitswelt der Zukunft

Gast-Autoren

Daniel Holzinger und Viktoria Steinhauser begleiten Unternehmen und Organisationen auf der Reise zu neuen Arbeitswelten. Als Architekten neuer Arbeitsformen arbeiten sie mit einem ganzheitlichen End-to-End Beratungs- und Transformationsansatz.

www.colited.com