Mitarbeitergespräch | Stolperfallen und Klärungsbedarf

04Apr2018

9 min

HR-Know-how aus der Praxis für die Praxis

In diesem Experten-Interview frage ich nach der idealen Vorbereitung zum Mitarbeitergespräch. Ich hinterfrage die nötige Interaktion vor dem Gespräch: was muss zwischen Führungskraft und Mitarbeiter vor dem Gespräch klar sein buw geklärt werden? Und: worin liegen die häufigsten Fehler, die Führungskräften bei diesen Gesprächen machen? Mitarbeitergespräch Tipps für Mitarbeiter:

Tipps für Mitarbeiter und Führungskräfte habe ich für beide Seiten eingesammelt. Denn auch wenn Mitarbeitergespräche lang eingeführte Tools sein mögen, so sind ein paar Tipps mehr im Gepäck immer noch sinnvoll.

Experten-Interview

Vorbereitung zum Mitarbeitergespräch

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Was sollte vor dem Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter abgeklärt sein?

Corinna Ladinig, MBA (CTC Academy): Ein Mitarbeitergespräch sollte immer terminisiert sein, der/die MitarbeiterIn sollte sich auskennen, worum es in diesem Gespräch geht und auch den Leitfaden bzw. das Formular kennen. Geschlossener Ort (nicht in einem Kaffeehaus!) und genügend Zeit, sind Voraussetzungen und sollten klar sein, ebenso dass sich beide wirklich gut vorbereiten.

Mag. Ursula Autengruber (Autengruber Consulting): Vorweg sollten der Termin und Zeitrahmen geklärt sein, sowie das Ziel des Gesprächs. Basis sollte die Zielplanung für den zu bewerteten Zeitraum sein. Beide müssen sich auf das Gespräch, am besten schriftlich vorbereiten, nur dann wird es konstruktiv sein und Auswirkungen auf die Zusammenarbeit, die Leistung und die Entwicklungsmöglichkeit haben.

Helga Pattart-Drexler, MA (WU Executive Academy): Hygienefaktoren: angenehmer Raum und ausreichend Zeit, ausreichend Vorbereitungsmöglichkeit. Weitere Aspekte sind: evtl. Klärung was ein Mitarbeitergespräch ist/sein kann und was auch nicht. (z.B. keine Gehaltsverhandlung, aber Möglichkeit sich auszutauschen und über Ziele, Erwartungen, feedback zu sprechen). Das Gespräch ist für beide Seiten und nicht nur für eine Seite um Forderungen zu stellen.

Dipl. Psych. Carmen Klann (USP-D Consulting): Es sollte für beide Seiten klar sein, was in dem Gespräch thematisiert werden soll und wie der Ablauf gestaltet ist. Wichtig ist, dass im Zentrum des Gesprächs immer das Feedback an den Mitarbeiter und seine Entwicklung stehen sollte. Das muss beiden Seiten bekannt sein. Darüber hinaus ist es wichtig, dass ein realistisches Zeitfenster eingeräumt wird, in dem sich die Führungskraft und der Mitarbeiter ohne Störungen von außen mit dem Thema auseinandersetzen können.

Was sind die gängigsten Fehler?

…die Führungskräfte bei Mitarbeitergesprächen machen?

Mag. Julia Stift (ITO Individuum Team Organisation): Es gibt eine Reihe von Fehlern, die gemacht werden können. Der problematischste Fehler entsteht dadurch, wenn sich die Führungskraft mit dem Tool zu wenig identifiziert und deswegen für beide Seiten auch zu wenig rausschaut. Wenn die Motivation für das Gespräch gering ist (Pflichtübung), werden Chancen schlecht genutzt. Eine Demotivation des Mitarbeiters ist in so einem Fall die große Gefahr.

Mag. Robert Korp (Dale Carnegie Austria): Erst vor kurzem habe ich von Mitarbeitern einer Bank gehört, dass es dort gang und gäbe ist bei manchen Führungskräften, die Mitarbeitergespräche kurzfristig zu verschieben oder die Zeit zu kürzen. Wenn dies dann auch noch in einem Unternehmen passiert, das sich eine hohe Mitarbeiter-Orientierung auf die Fahnen schreibt oder bei ihrem Webauftritt von den Mitarbeitern als „wichtigstem Asset“ spricht, dann ist das Frustrationspotenzial sehr hoch.
Ein anderer Fehler ist die mangelnde Vorbereitung.
Beide Fehler drücken geringe Wertschätzung aus und können sie verheerend auf das Engagement-Niveau auswirken. Und wenn überhaupt das formelle Mitarbeitergespräch die einzige Gelegenheit im Jahr ist für Feedback oder ein paar persönliche Worte, dann sparen Sie sich lieber die Zeit!
Also: Nehmen Sie sich Zeit und vor allem sehen Sie auch als Führungskraft im Mitarbeitergespräch eine Chance ihre persönliche Beziehung zu pflegen!

Was noch?

Dipl. Psych. Carmen Klann (USP-D Consulting): Einige Führungskräfte sehen in dem Gespräch keinen wirklichen Mehrwert für ihre Tätigkeit. Vielmehr empfinden es diese Führungskräfte als lästige Übung, die einmal im Jahr durchgeführt werden muss, aber keinen Mehrwert zur Steigerung der Produktivität liefert. Viele bereiten sich nicht ausreichend vor, wodurch die Gespräche für beide Seiten oft oberflächlich und unbefriedigend verlaufen. Außerdem fällt es vielen Vorgesetzten immer noch schwer konstruktives Feedback zu geben, das der Entwicklung des Mitarbeiters dient. Aus Sorge den Mitarbeiter emotional zu berühren – ihm quasi zu nahe zu treten – bleiben sie vage und einer echten Entwicklung wird quasi die Basis für eine echte Wirkung entzogen. Andere konfrontieren ihre Mitarbeiter mit Wertungen oder Standpunkten, die nicht nachvollziehbar erklärt werden. Das löst emotionale Betroffenheit aus aber selten das Verständnis dafür was nun entwickelt werden soll.

Mag. Ursula Autengruber (Autengruber Consulting):
a) Die Verknüpfung von Mitarbeitergespräch mit Gehaltsverhandlung ist ein großer Fehler. Dabei steht zu sehr das Geld im Vordergrund und verhindert meist eine ehrliche Reflexion und Besprechung der Leistungen.
b) In manchen Unternehmen erfolgen die Aufzeichnungen gleich elektronisch. Da kann es passieren, dass die Führungskraft eher in den Bildschirm schaut, als Blickkontakt zum Mitarbeiter zu haben!
c) Kein Gespräch zwischen „Tür und Angel“, sondern Termin und Dauer einplanen, um das Gespräch konzentriert und ohne Störungen führen zu können.
e) Wird nur als „Pflichtaufgabe“ durchgeführt. Die Führungskraft muss auch zuhören können und ehrliches Interesse zeigen.

Mitarbeitergespräch Tipps für Vorgesetzte / Arbeitgeber

Was sollte die Führungskraft im Vorfeld des Gespräches vorbreiten?

Mitarbeitergespräch Tipps für Vorgesetzte / Arbeitgeber von Veronika Aumaier MAS, MSc (AUMAIER COACHING | CONSULTING):

Überlegungen zur Aufgabe: welche Teilaufgaben und Verantwortungen umfasst sie. Was soll diesbezüglich erweitert/ergänzt/geändert werden. Welche Projekte oder/und Zusatzaufgaben wurden erfüllt –welche können zukünftig übertragen werden.
Überlegungen zur Arbeitserfüllung: Wie wurden die Aufgaben generell erfüllt – wie zufrieden bin ich mit den Ergebnissen der Leistung und dem Engagement? Was ist übererfüllt – welche Leistungen sind zu gering oder fehlen mir ganz? Wie bin ich mit dem Verhalten zufrieden? In welcher Situation ist es beispielhaft, in welchen Situationen wünsche ich eine Veränderung! Was ganz genau möchte ich geändert haben.
Abstimmung der gegenseitigen Erwartungshaltung: Welche Erwartungen habe ich an meine Führungskraft?
Ausbildung/Unterstützungsmaßnahme: Welche Ausbildung, Unterstützung ist für die Weiterentwicklung/für die zukünftige Joberfüllung zu Vereinbarung

Mitarbeitergespräch Tipps für Vorgesetzte / Arbeitgeber von Corinna Ladinig MBA (CTC Academy):

Den Leitfaden durchgehen, positive wie verbesserungswürdiges Feedback während des Jahres sammeln, damit genügend zu besprechen ist. Schwierigkeiten vorab zu bedenken und immer einen positiven Ausgang vorbereiten – gegebenenfalls ein zeitlich unterbrechen bzw. verschieben, falls es zu emotional für den/die MitarbeiterIn wird.

Mitarbeitergespräch Tipps für Mitarbeiter Vorgesetzte / Arbeitgeber von Dipl. Psych. Carmen Klann (USP-D Consulting):

Die Führungskräfte sollten mit Rückblick auf den Beurteilungszeitraum reflektieren, wie ein Mitarbeiter in einer bestimmten Kompetenz wahrgenommen worden ist. Diese Wahrnehmung sollte mit echten Beispielen untermauert werden, so dass der Mitarbeiter nachvollziehen kann, auf welcher Basis die Beurteilung zustande gekommen ist. Darüber hinaus sollte der Vorgesetzte auch noch einmal darüber reflektieren, was seine konkreten Anforderungen an den Mitarbeiter in dieser Position sind. Bei dieser Betrachtung wird ihm deutlich, an welchen Stellen die Leistung des Mitarbeiters den Anforderungen entspricht oder wo sie positiv bzw. negativ abweicht. Dadurch lässt sich dann die Basis für eine gezielte Entwicklungsplanung ableiten.

Mitarbeitergespräch Tipps für Vorgesetzte / Arbeitgeber von Mag. Julia Stift (ITO Individuum Team Organisation):

Die Führungskraft sollte sich Klarheit verschaffen, welchen Nutzen das Gespräch für beide Seiten haben soll. Weiters hilft es, sich zu reflektieren und zu prüfen, in welche Schablone man sein Gegenüber bereits gesteckt hat. Hat man vorweg solche Schablonen identifiziert, gilt es, umso offener in das Gespräch zu gehen, um entweder Hypothesen zu bestätigen bzw. die Chance zu nutzen, tiefer zu schauen.

Mitarbeitergespräch Tipps für Vorgesetzte / Arbeitgeber von Mag. Robert Korp (Dale Carnegie Austria):

Die Stärken des Mitarbeiters kennen, möglichst viele Beispiele zur Illustration einzelner Aussagen, besonders wenn es um Feedback über ein bestimmtes Verhalten geht. Sätze wie „Du bist manchmal unklar in deiner Kommunikation“ oder „Irgendwie habe ich das Gefühl, dass du dich nicht ganz in das Team integrierst / Probleme mit XY hast usw.“ sind als Feedback wertlos. Die Führungskraft sollte auch genau wissen, was möchte sie am Ende kommuniziert haben (z.B. Leistungsbeschreibung des vergangenen Jahres oder welche Schwerpunkte für das kommende Jahr gesetzt werden sollen).
Allerdings ist darauf zu achten, dass genügend Offenheit da ist um die Perspektive des Mitarbeiters ausreichend zu hören und zu würdigen.

Mitarbeitergespräch Tipps für Vorgesetzte / Arbeitgeber von Ina Biechl (beratung. training. coaching.):

Einen entsprechenden Raum, um eine gute Atmosphäre zu schaffen, ausreichend Zeit und Offenheit für Bedürfnisse und Befindlichkeiten der mitarbeitenden Person. Eine Checkliste mit Fragen zu speziellen aktuellen Themen ist hilfreich. So entsteht eine wertschätzende Situation, in der auch kritische Anmerkungen von beiden Beteiligten möglich sind.

Mitarbeitergespräch Tipps für Vorgesetzte / Arbeitgeber von Mag. Ursula Autengruber (Autengruber Consulting):

Die Führungskraft sollte sich einen Überblick über die laufenden Leistungen des Mitarbeiters machen und darüber, wie dieser an Aufgaben und Schwierigkeiten herangeht und sich sozial zu den Kollegen/im Team verhält. Wenn sich die Führungskraft auch während des Jahres immer wieder Notizen zu den Mitarbeitern macht, erleichtert das die Vorbereitung.
Eines der Ziele des Gespräches sollte sein, die Talente des Mitarbeiters zu entdecken und ihn entsprechen seiner Ressourcen auch einzusetzen. Ein Mitarbeiter, der das, was er macht, gerne macht, macht es auch gut, es passieren weniger Fehler und alle sind rundum zufrieden.

Mitarbeitergespräch Tipps für Mitarbeiter

Was sollte der Mitarbeiter im Vorfeld des Gespräches vorbreiten?

Mitarbeitergespräch Tipps für Mitarbeiter von Mag. Robert Korp (Dale Carnegie Austria):

Eine eigene Einschätzung der Leistung / des Verhaltens im vergangenen Zeitraum und Entwicklungsperspektiven. Außerdem Feedback für den Vorgesetzten als Führungskraft.

Mitarbeitergespräch Tipps für Vorgesetzte / Arbeitgeber von Corinna Ladinig, MBA (CTC Academy):

Gut vorbereiten – eigene Stärken und Schwächen reflektieren, Vorschläge für Verbesserungen überlege; Feedback an die Führungskraft: was brauche ich, um gut arbeiten zu können – vorbereiten; eventuell Job-Enrichment / gewünschte Weiterbildung / nächsten Karriereschritt überlegen und argumentieren können.

Mitarbeitergespräch Tipps für Mitarbeiter von Dipl. Psych. Carmen Klann (USP-D Consulting):

Der Mitarbeiter sollte auf Basis des Leitfadens den Beurteilungszeitraum ebenfalls reflektieren und sich darüber Gedanken machen, in welche Richtung er sich gerne entwickeln würde.

Mitarbeitergespräch Tipps für Mitarbeiter von Ina Biechl (beratung. training. coaching.):

Die mitarbeitende Person sollte eine Checkliste mit Fragen zu speziellen aktuellen Themen vorbereiten. Offenheit und Interesse für die Blickwinkel der Führungsperson sollte dabei mit einbezogen werden.

Mitarbeitergespräch Tipps für Mitarbeiter von Helga Pattart-Drexler, MA (WU Executive Academy):

Feedback, aktueller Situation und Erwartungen die Themen, die angesprochen werden sollen. Ziel des Gesprächs und was unbedingt besprochen werden soll.

Mitarbeitergespräch Tipps für Mitarbeiter von Veronika Aumaier MAS, MSc (AUMAIER COACHING | CONSULTING):

Dieselben Inhalte wie die Führungskraft – eben nur aus der Perspektive des Betroffenen: Überlegungen zur Aufgabe: welche Teilaufgaben und Verantwortungen umfassen meine Aufgaben. Was möchte ich diesbezüglich erweitert/ergänzt/geändert haben. Welche Projekte oder/und Zusatzaufgaben habe ich erfüllt – welche können mir zukünftig übertragen werden.
Überlegungen zur Arbeitserfüllung: Wie habe ich die Aufgaben generell erfüllt – wie zufrieden bin ich mit meinen Ergebnissen der Leistung und meinem Engagement? Was habe ich übererfüllt – welche Leistungen habe ich zu gering erbracht oder fehlen ganz? Wie bin ich mit meinem Verhalten zufrieden? In welchen Situationen ist es beispielhaft, in welchen Situationen sollte ich etwas verändern! Was ganz genau möchte ich ändern?
Abstimmung der gegenseitigen Erwartungshaltung: Welche Erwartungen haben ich an meine Führungskraft.
Ausbildung/Unterstützungsmaßnahme: Welche Ausbildung, Unterstützung ist für die Weiterentwicklung/für die zukünftige Joberfüllung zu Vereinbarung.