Arbeitszeiterfassung | Zeiterfassung, Arbeitszeit, 12-Stunden-Tag, Arbeitszeitflexibilisierung, etc. aus Software-Sicht

Experten-Interview

Weshalb ist das Thema „Arbeitszeiterfassung“ ein so brisantes?

Patrick Attanasio (Infoniqa): Das Thema Arbeitszeiterfassung ist und bleibt ein Dreh- und Angelpunkt in der Berufswelt. Die Dienstnehmer/innen sollen geschützt sein, außerdem müssen die Vorgaben rund um die Lagerung der Arbeitszeitdaten, richtige Auszahlung von Überstunden, Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden. Die Unternehmen wiederum brauchen ein Kontrollinstrument, um allen gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden und automatisch auf Überschreitungen hingewiesen zu werden. Mit einer guten Zeiterfassung ist das gar kein Problem: zwei Mausklicks, eine Auswertung, fertig.

Walzer Florian (rexx systems): Nicht nur im Zusammenhang mit New Work wird die Arbeitszeiterfassung immer wichtiger. Wir erleben, dass einerseits der Trend der Vertrauensarbeitszeit oftmals zur Zeiterfassung zurückkehrt. Andererseits gibt es beispielsweise in Industriezweigen wie der Produktion oder verschiedenen Dienstleistungen traditionell eine Arbeitszeiterfassung sowie fest definierte Arbeitszeiten. Natürlich ist das Thema kontrovers zu sehen. Einerseits möchten die Leute im Unternehmen nicht kontrolliert werden, andererseits verschafft sie Erfassung der Arbeitszeiten maximale Transparenz. Dazu kommt, dass Unternehmen gesetzlichen, betrieblichen oder sonstigen Vorgaben gerecht werden können. Oft zahlt eine Zeiterfassung und bspw. Jahresarbeitszeitkonten in das Employer Branding ein. Die Frage, ob Zeiterfassung heute noch relevant und zeitgemäß ist, wird regelmäßig diskutiert. Aus unserer Sicht ist eine Zeiterfassung gerade in Zeiten hoher Flexibilität zunehmend relevant.

Weshalb noch?

Michael Kral (ATOSS Software): Das neue Arbeitszeitgesetz weitet die gesetzlich erlaubte Höchstarbeitszeit auf bis zu 12 Stunden täglich aus. Damit werden Unternehmen flexibler und können auf die Anforderungen moderner Märkte agiler reagieren. Die Arbeitszeitflexibilisierung in der Praxis umzusetzen, ist jedoch eine enorme Herausforderung. Unternehmen müssen unterschiedlichste Interessensgruppen und gesetzliche Rahmenbedingungen berücksichtigen. Dazu gehören auch immer mehr die Anforderungen und Wünsche der Mitarbeiter. Gleichzeitig sind Branchenspezifika (Auftragslage in Produktion, Kundenfrequenz im Handel oder Versorgungsqualität im Gesundheitswese) relevant für den Personalbedarf. Gesetze und Anforderungen der Stakeholder ändern sich jedoch permanent, wie man aktuell am Beispiel der neuen Feiertagsregelung für den Karfreitag sieht. Deshalb geht es immer stärker darum, den Personaleinsatz entlang von Kollektivverträgen, Betriebsvereinbarungen und Unternehmensspezifika flexibel zu planen. Eine reine Erfassung von IST-Arbeitszeiten und ihre monetäre Bewertung reichen nicht mehr aus. Die ganzheitliche operative Steuerung flexibler Arbeitszeiten unter Berücksichtigung der genannten der Anforderungen ist nur mit professionellem, digitalem Workforce Management möglich.

Reza Madjidi (kiwiHR): Das Thema Arbeitszeiterfassung erachte ich als brisant, da es in den Augen vieler Mitarbeiter eher als Nachteil bzw. eine Art Kontrollfunktion empfunden wird. Die Vorteile werden hierbei meist übersehen oder nicht wahrgenommen. Aus unternehmerischer Sicht hat es aber durchaus auch seine Vorteile. Erbrachte Leistungen können besser nachvollzogen werden und somit zu Prozessoptimierungen führen. Rechnungen für Kundenprojekte kann man besser kalkulieren und nachvollziehbar erstellen. Darüber hinaus können Überstunden besser erfasst und vergütet werden.

Johannes Kreiner (Sage): Die Arbeitszeiterfassung ist für Unternehmen ein wichtiges Nachweismittel dafür, dass sie bei der Beschäftigung ihrer Mitarbeiter ihrer Sorgfaltspflicht als Arbeitgeber nachkommen und die gesetzlichen Rahmenbedingungen einhalten, durch die beispielsweise Obergrenzen für die tägliche Beschäftigungsdauer formuliert sind. Vor diesem Hintergrund ist es besonders wichtig, dass diese Daten mit maximaler Genauigkeit und vor allem lückenlos dokumentiert sind.

Weshalb ist – aus Ihrer Sicht – ein ständiges Nachjustieren der Arbeitszeitregelungen zugunsten einer Arbeitszeitflexibilisierung notwendig?

Michael Kral (ATOSS Software): In meine Augen ist die Arbeitszeitflexibilisierung inzwischen dringende wirtschaftliche Notwendigkeit. Der Fachkräftemangel zum Beispiel macht es notwendig, das Potenzial aller auf dem Arbeitsmarkt verfügbaren Fachkräfte und aller eigenen Mitarbeiter optimal auszuschöpfen. Unterschiedliche Vertragsmodelle, familienfreundliche und altersgerechte Arbeitszeitmodelle sowie die Möglichkeit, kurzfristig Schichten zu tauschen, sind in vielen Branchen die Voraussetzung dafür, qualifizierte Arbeitnehmer zu gewinnen und zu binden.
Organisationen dürfen jedoch keine Flexibilität von ihren Mitarbeitern einfordern, wenn sie sich selbst nicht bewegen. Umfragen zeigen, dass viele Arbeitnehmer für flexibleres Arbeiten offen sind. Dies in der Praxis umzusetzen, ist jedoch eine enorme Herausforderung. Soll ein fairer Dienstplan entstehen, müssen Unternehmen neben wirtschaftlichen Interessen und gesetzlichen bzw.  kollektivvertraglichen Rahmenbedingungen auch die Anforderungen und Wünsche ihrer Mitarbeiter in der Planung berücksichtigen. Eine Workforce Management Software trägt dazu bei, dass Unternehmen und Mitarbeiter von der Arbeitszeitflexibilisierung profitieren. Eine echte Win-Win Situation also!