Der Weg von der Idee zum Interim Management – so sieht es für den Interim Manager aus. Ich habe einige Tipps für die Unternehmens-Seite zusammengestellt und dazu Maria Th. Bühler zum Interview gebeten.
Interview-Partnerin
Maria Th. Bühler: Die Juristin und Betriebswirtin ist Inhaberin von BÜHLER MANAGEMENT – dem ersten Provider von Interim Managern in Österreich. Seit der Gründung 2006 hat die Pionierin maßgeblich beigetragen das Thema in Österreich bekannt zu machen. Sowohl börsennotierte als auch kleine und mittelständische Unternehmen zählen zu den zufriedenen Kunden von BÜHLER MANAGEMENT.
Interview
Wie kann ich mir Interim Management – Schritt für Schritt – vorstellen?
Am Anfang steht die Anfrage vom Unternehmen. Wichtig ist ein genaues Briefing, weil wir dann zielgerichtet und ohne leere Kilometer anbieten können. Es muss also klar sein um welche Funktion es sich handelt. Die Kennziffern des Unternehmens sind wichtige Informationen, dann die für die Funktion relevanten Tool- und Methodenkenntnisse. Wenn ein Unternehmen zB einen interimistischen CFO braucht muss klar sein welche Tools im Unternehmen eingesetzt werden, nach welchen Rechnungslegungsrichtlinien (zB IFRS, UGB oder US GAAP) gearbeitet wird und ob in der Bilanzierung Konsolidierungen erforderlich sind, denn auch das ist ein spezifisches Know-How, das nicht alle mitbringen.
Die Kultur des Unternehmens muss bekannt sein. Denn die Soft Faktoren sind für den Erfolg eines Interim Einsatzes entscheidend. Wenn es sich um ein mittelständisches Produktionsunternehmen handelt, muss auch der Interim Manager aus diesem Umfeld kommen. Es wäre falsch dort einen CFO anzubieten, der ausschließlich in großen internationalen Konzernen gearbeitet hat und die Hands-on Kultur, die meistens in solchen Unternehmen vorherrscht, nicht kennt. Der Interim Manager muss die gleiche Sprache sprechen.
Was folgt danach?
Wenn diese Fakten geklärt sind, suchen wir in unserer Datenbank nach geeigneten Experten, die die Anforderung erfüllen, also schon mehrmals in ihrer Laufbahn CFO in einem ähnlichen Unternehmen, im Idealfall aus derselben Branche waren und die entsprechenden Tool- und Methodenkenntnisse mitbringen.
Von dieser Longlist werden jene ausgeschieden, die nicht zum Unternehmen passen. Dies kann verschiedene Gründe haben. Im Wesentlichen geht es dabei aber um Soft Skills.
Die verbleibenden Fachleute werden angefragt, ob Interesse am Mandat besteht und sie auch Zeit haben. Wenn das gegeben ist, werden die zwei bis drei passendsten Kandidaten dem Unternehmen schriftlich angeboten. Anschließend erfolgt eine persönliche Vorstellung der Kandidaten beim Unternehmen. Bei diesen Gesprächen bin ich dabei. In vielen Fällen wird die Aufgabe in ihrer gesamten Tragweite auch erst dann klar. Dies ist besonders wichtig für die Formulierung im anschließenden Einsatzvertrag.
Wenn sich die Firma dann für einen Experten entscheidet machen wir den Einsatzvertrag. Es gibt zwei Verträge: einen zwischen dem Unternehmen und Bühler Management und einen zwischen dem Interim Manager und Bühler Management.
Wie wird ein Interim Manager abgerechnet?
Der Interim Manager muss einen Monatereport führen. Dieser ist Basis für die Abrechnung und muss vom zuständigen Unternehmensvertreter unterschrieben werden. Dieser Report ist die ausschließliche Abrechnungsgrundlage, denn bezahlt wird nur was geleistet wurde – egal was im Vertrag steht. So verrechnet der Interim Manager auch wenn er Vollzeit engagiert ist, in der Woche, wo er einen Tag frei nimmt oder krank ist auch nur vier Tage. Abgerechnet wird im Allgemeinen in Tagessätzen.
Abwesenheiten gehen also zu Lasten des Interim Managers. Auch Urlaube und Krankenstände verursachen für das Unternehmen keine Kosten.
Und anders als im Executive Search gibt es keine Vorauszahlungen. Geld fließt nur wenn der Interim Manager im Einsatz ist und leistet.
Was tue ich, wenn ich den Interim Manager früher als geplant nicht mehr brauche?
Die Verträge sind sehr flexibel zu Gunsten des Unternehmens gestaltet. So kann, wenn das gewünscht ist, ein Interim Manager innerhalb von einem Tag seiner Aufgabe entbunden werden. In unseren Verträgen ist das Default-mäßig so vorgesehen. Die meisten Unternehmen wünschen aber dann doch etwas längere Kündigungsfristen von ein oder zwei Wochen. Wir sind da maximal flexibel. Was immer der Kunde wünscht können wir anbieten.
Manchmal sind die Menschen verwundert, dass das so ist. Aber die Interim Manager kennen diese Modalitäten. Das gehört zum Geschäft. Gerade diese maximale Flexibilität macht ja den Sinn des Interim Management aus.
Warum ist die Größe eines Interim Management Pools wichtig?
Ja tatsächlich – Size Matters! Full Service Interim Management Provider bieten ja alle Funktionen in allen Industrien an. Daraus ergeben sich sehr viele kombinatorische Möglichkeiten. Nehmen wir das obige Beispiel des CFOs für ein mittelständisches Produktionsunternehmen. Im Bühler Management Pool gibt es über 200 CFOs. Dabei haben vielleicht 100 in mittelständischen Produktionsunternehmen gearbeitet. Von diesen 100 haben etwa 50 die relevanten Toolkenntnisse und von diesen wiederum 20 die geforderten Methodenkenntnisse. Von diesen 20 entsprechen 8 nicht den geforderten Soft Skills. Verbleiben also noch zwölf. Diese werden dann angefragt, ob sie Interesse und Zeit haben. Gehen wir davon aus, dass sechs im Mandat und damit nicht verfügbar sind und zwei nicht in der Region, in der das Kundenunternehmen sitzt, arbeiten wollen. Die verbleibenden werden dann angeboten.
Es ist also wie ein Trichter, der immer enger wird. Dieses Beispiel könnte man auf alle anderen Funktionen anwenden. Natürlich macht ein Pool von vielen tausend Mitgliedern keinen Sinn, weil da die persönliche Komponente zwischen Pool Mitglied und Provider auch wieder zu kurz kommt. Ich schätze, dass die optimale Größe eines Pools, um einerseits den Kontakt zu den Interim Managern halten zu können und der Möglichkeit bis zu 95% der Anfragen bedienen zu können, bei rund 1500 liegt.
Gibt es Branchen in denen und Funktionen für die Interim Manager besonders häufig eingesetzt werden?
Ja. In den 13 Jahren, in denen wir am Markt sind, hat sich ein branchenmäßiger Schwerpunkt herauskristallisiert. Interim Manager kommen besonders häufig in produzierenden Unternehmen, also Old Economy, zum Einsatz. Ich denke, dort ist der Anpassungsdruck an die aktuellen Herausforderungen wie Digitalisierung, Internet of Things, Automatisierung, Effizienzsteigerungen etc. besonders hoch. Viele Unternehmen, die in Österreich ihr Headquarter oder Regional Headquarter haben, brauchen häufig Unterstützung in Werken im benachbarten Ausland wie in Tschechien oder der Slowakei.
Bei den Funktionen überwiegen General Management, Werks-, Standort- und Betriebsleitung. Immer Hochkonjunktur haben auch Human Resources, Finanz, Controlling, Vertrieb, neue Technologien und Projektleitungen für alle Arten von Projekten. Klassiker sind dabei IT-Umstellungen oder -Neueinführungen und Kundenprojekte im Anlagenbau.
Man spricht im Moment auch vermehrt von webbasierten Providern – was halten Sie davon?
Ja, die Digitalisierung hält auch in unserer Branche Einzug. Da tut sich seit mehreren Jahren einiges. Es gab schon mehrere Plattformen, die wieder verschwunden sind. Andre gibt es noch. Wirklich erfolgreich ist meines Wissens keine davon. Unser Business ist People Business. Ich kann mir elektronische Matching Methoden eventuell noch bei stark standardisierten Job Descriptions wie Programmierern, gewissen Finanzfunktionen oder ähnliches vorstellen. Beim Top Executive Level ist das nicht denkbar.
Es geht ja in jeder Management Funktion neben der fachlichen Qualifikation, die aber sowieso gegeben sein muss, um den menschlichen Faktor. Und den kann ich beim besten Willen nicht über eine elektronische Plattform abbilden. Nichts ersetzt eine persönliche Begegnung und das gegenseitige Kennenlernen. Man kann dem entgegenhalten, dass das ja auch bei den Plattformen passiert und es am Ende eine persönliche Begegnung gibt. Das ist so auch richtig aber nicht effizient. Die Wahrscheinlichkeit, dass ich ohne eine entsprechende qualifizierte Vorauswahl einen nicht passenden Kandidaten treffe ist sehr, sehr groß. Damit wrid der Prozess sehr ineffizient, lange und teuer. Und gerade das verhindern wir Provider.
Was sind aus Ihrer Sicht die besonderen Herausforderungen für Interim Manager?
Es gibt immer wieder Vorbehalte in Unternehmen, die noch nie mit Interim Managern gearbeitet haben. Ein gängiges Vorurteil ist, dass ein Interim Manager ja nicht voll engagiert dabei sein könne, weil er ja geplant nach einer bestimmten Zeit wieder geht. Dem liegt aber ein Denkfehler zu Grunde. Interim Manager und auch Provider arbeiten zu jeder Zeit an einer guten Referenz und im Idealfall für ein Folgeprojekt. Die Märkte sind klein und man kennt sich. Sollte ein Interim Manager einmal nicht performen wird er nicht mehr engagiert. Der Ruf ist sehr schnell ruiniert. Das kann sich niemand leisten und widerspricht auch dem Selbstverständnis eines Interim Managers.
In welchen Ländern sind Sie schwerpunktmäßig tätig?
Mit unseren Niederlassungen in Österreich und der Schweiz sind wir vor allem in diesen beiden Ländern für Unternehmen tätig, die ebenda ihre Headquarters oder Regional Headquarters haben. Einsätze können aber überall auf der Welt sein. Viele Mandate haben wir in den Südost europäischen Ländern abgewickelt – das ergibt sich aus der geografischen Lage Österreichs und dem großen Know-How, das österreichische Executives in diesen Ländern erworben haben.
Worauf sind Sie besonders stolz?
Auf Vieles: Als ich im Jahr 2006 Bühler Management als ersten Provider in Österreich gegründet habe, war Interim Management noch kein Thema in diesem Land. Das hat sich geändert. In der Zwischenzeit ist dieses Instrument innerhalb der relevanten Zielgruppen weitestgehend bekannt. Ich denke dazu haben wir mit unserer Arbeit und vielen Initiativen einen großen Beitrag geleistet. So erheben wir seit 2013 jährlich den österreichischen Interim Management Markt. Seit demselben Jahr organisieren wir regelmäßig interessante Veranstaltungen rund um das Thema Interim Management. Im Jahr 2015 habe ich die Initiative Interim Management Ambassadors ins Leben gerufen, die stark an der Verbreitung des Themas mitarbeitet.
Ganz besonders freut mich die Treue unserer Kunden. Wir haben eine gemessene Kundezufriedenheitsrate von 95%. Die Return Rate – also die Zahl der Kunden, die nach einem ersten Einsatz eines Interim Managers bei Bedarf wiederkommen – liegt bei 87% und die Weiterempfehlungsrate bei 100%.
