Projektmanagement Tools & macht eine konkrete Projektstrukturplan-Vorlage Sinn?

Interview

Welche Projektmanagement Tools verwenden Sie, um einen Projektstrukturplan zu generieren? Weshalb gerade diese?

Mag. Lorenz Gareis (Roland Gareis Consulting): Flipcharts und Post-its! Das Erstellen eines Projektstrukturplan ist ein kreativer Akt des Planens, der gemeinsam im Projektteam erfolgen soll. Dazu ist der Einsatz von Visualisierungstechniken erforderlich, der es erlaubt die Projektteammitglieder in den Erstellungsprozess zu integrieren. Sobald ein belastbarer Draft des Projektstrukturplans existiert kann man ihn einer Bandbreite an Projektmanagement Tools in elektronische Form bringen. Wir richten uns hier nach unseren Kunden und den vorherrschenden Projektmanagement Tools. Häufig arbeiten wir mit Excel – bzw. unserem eigenen Excel-basierten Tool „sPROJECT“, oder MS Project inkl. spezifischer Add-ons zur Visualisierung des Projektstrukturplans.

Mag. (FH) Gerda Hechinger (mein weg): Excel und PowerPoint sind meine Projektmanagement Tools, mithilfe derer ich die Projektstruktur pragmatisch und easy aufbereite. In der Folge liefert es gleich die Präsentation an den Auftraggeber und an sämtliche Stakeholder. Das bezieht sich  auf Projektplan inkl. Auftrag, Ausgangssituation, Erwartung, Ziele…. Zeitachse, Meilensteine, Kosten, Ressourcen, etc.

Armin Buchner (next level consulting): In meiner täglichen Projekttätigkeit verwende ich das Projekthandbuch (next project) der next level consulting, weil es leicht zu bedienen ist und Projektstrukturpläne (Baumdiagramme) grafisch darstellen kann. Daneben bietet es alle notwendigen Funktionalitäten und Pläne, die ein vollständiges Projekthandbuch ausmachen.

Verwenden Sie eine bestimmte Projektstrukturplan-Vorlage? Wie sieht sie konkret aus?

Mag. Lorenz Gareis (Roland Gareis Consulting): Ja. Allerdings abhängig von Projektart und –inhalt. Wir entwickeln für repetitive Projektarten häufig mit unseren Kunden Standard-Projektstrukturpläne, die dann im Anlassfall zügig adaptiert werden können. Eine Projektstrukturplan-Vorlage, die so generisch ist, dass sie immer passt, stiftet keinen Nutzen. Der Strukturplan soll den realen Bearbeitungsprozess des Projekts abbilden, um eine sinnvolle Grundlage für die Termin-, Kosten- und Ressourcenplanung darzustellen und im Controlling eingesetzt werden zu können. Insofern muss eine Vorlage zumindest projektarten-spezifisch sein.

Armin Buchner (next level consulting): Aus unserem digitalen Projekthandbuch verwende ich die standardisierte Projektstrukturplan-Vorlage als Basis meiner Leistungsplanung. Diese ist aufgrund der populären Bedienbarkeit weitgehend selbsterklärend, visuell sehr ansprechend und was für den Projektablauf essentiell notwendig ist, übersichtlich und transparent.

Mag. (FH) Gerda Hechinger (mein weg): Habe mir selbst ein paar Vorlagen geschnitzt, die ich dann je Anlass adaptiere.

Haben Sie praktische Tipps für die Erstellung eines Projektstrukturplans?

Armin Buchner (next level consulting): Projektarbeit ist Teamarbeit! Daher sollte auch der Projektstrukturplan im Projektteam erarbeitet werden. Das sorgt für Akzeptanz und eine gemeinsame Sichtweise. Ausgehend von den Projektzielen gilt es Phasen zu definieren und innerhalb der Phasen Arbeitspakete. Die Arbeitspakete sollten nicht zu groß oder zu komplex geschnitten sein, sodass sie plan- und kontrollierbar bleiben. Sollte ein Arbeitspaket zu komplex sein, einfach in mehrere Arbeitspakete aufteilen.
Kontrollieren Sie nach der Erstellung des Projektstrukturplans, ob die angedachten Projektziele mit den geplanten Tätigkeiten erreicht werden können.
Am Schluss bleibt zu sagen, dass der Projektstrukturplans nach der Erstellung nicht in einer Schublade verschwinden darf. Drucken Sie ihn aus, machen Sie ihn sichtbar, um Transparenz zu schaffen.  Verwenden Sie ihn als zentrale Steuerungsinstrument im Rahmen des Projektcontrollings.