HR-Software | Entlastung der HR-Abteilung von Routine-Tätigkeiten: so einfach geht’s

Experten-Interview

WIE können die Mitarbeiter in der HR-Abteilung von Routine-Tätigkeiten durch Software entlastet werden?

Günther Fernbach (Danielle Software & Service): Sie kennen das sicher: Ihre Mitarbeiter fragen nach ihrem Urlaub, melden sich krank und möchten einen Krankenschein abgeben oder fragen nach Dokumenten für Kindergarten oder Hortbetreuung. Diese Routinefragen können leicht durch Software ausgelagert werden – bspw. mittels eines Chat-Roboters, der die Frage erkennt und darauf die passende Antwort gibt.
Die Idee ist ganz simpel. Der Mitarbeiter redet oder chattet mit der Personalabteilung, die 24/7 zur Verfügung steht. Am Ende ist das ein Self-Service, das die Personalabteilung entlastet und den Mitarbeiter unabhängiger macht. In unserem Chat sind auch Antworten zum Arbeitsrecht enthalten, z. B. gesetzliche Sonderurlaube und Ähnliches.
Um auf die Frage zurückzukommen: Wir gehen davon aus, dass unsere Software alles im HR-Bereich automatisch macht, sodass der HR-Bereich sich auf die Personalentwicklung konzentrieren kann, denn um den Menschen richtig einzuschätzen, benötigt man mehr Sinne als Computer derzeit haben.

Johannes Kreiner (Sage): Im HR-Bereich sind es oft einfache Prozesse, die viel und komplizierten Arbeitsaufwand verursachen. Ein Beispiel dafür ist das Bearbeiten und Freigeben von Urlauben, Dienstreisen oder Kursen. Mit webbasierten HR-Portalen haben Mitarbeiter und Führungskräfte einfachen Zugang zu Informationen aus dem HR-Bereich und können somit genau diese Prozesse schneller und einfacher selbst erledigen. Gesonderte und zeitraubende Termine bei den Personalverantwortlichen etwa für Urlaubsanträge und -genehmigungen, Überstundenanträge und -genehmigungen sowie Abzeichnungen von Zeitnachweisen oder für Anträge, Genehmigungen und Abrechnungen von Dienstreisen und Kursen sind damit nicht mehr nötig. Führungskräfte haben darüber hinaus die Möglichkeit, in personalwirtschaftlichen Prozessen wie Mitarbeiterentwicklung, Zielvereinbarung und -genehmigung auf diesem Weg effizient mitzuwirken.

Michael Kral (ATOSS Software): Digitalisierte Workflows für Routinethemen wie Abwesenheitsanträge, Zeiterfassung oder Zeitkorrekturen und die entsprechenden Genehmigungen helfen Mitarbeitern und Vorgesetzten dabei, Personalprozesse schnell und korrekt abzuwickeln. Wenn dann noch Self Services angeboten werden, können die Mitarbeiter ihre Zeitkonten jederzeit einsehen und bearbeiten. Das fördert die Motivation und reduziert gleichzeitig Rückfragen in der Personalabteilung. Gleichzeitig entsteht ein zentraler Echtzeit-Datenpool – mit aktuellen Arbeitszeit- und Urlaubssalden sowie Dienstplänen. Integriert die Software außerdem ein Reporting-Tool oder bietet eine Schnittstelle zum BI-System profitiert davon nicht nur HR. Dem Management stehen Standardauswertungen und individuelle Reports auf Knopfdruck zur Verfügung.

Patrick Attanasio (Infoniqa): Die Entlastung der HR-Abteilung ist rasch spürbar – sowohl für Personalabteilungen als auch für Mitarbeiter. Urlaubsmeldungen beispielsweise gehen an die Vorgesetzen, diese geben sie per Mausklick frei, der Urlaubssaldo wird automatisch korrigiert und in der Vordisposition der Mitarbeiter ist sofort ersichtlich, dass dieser Mitarbeiter am beantragten Tag Urlaub konsumiert. Keine „Zettelwirtschaft“, kein Nachfragen und keine Überschneidungen, weil die Informationen sofort verfügbar sind. Auch für Mitarbeiter ist es sehr komfortabel, via Self Service jederzeit den eigenen Urlaubsanspruch einsehen und Genehmigungen teilweise binnen Sekunden einholen zu können.

Tania Teetz (milch & zucker): Die zunehmende Digitalisierung und die Möglichkeiten, verschiedene Systeme über Schnittstellen miteinander zu verknüpfen, schaffen Entlastung zum Beispiel auch im Bereich der Bewerber- und Mitarbeiterdaten. Es müssen Daten nicht mehr selbst erfasst werden. Der Bewerber gibt seine Daten selbst ein und bucht sich selbst auf Interview-Termine. Seine Daten können – im Falle der Einstellung – direkt an das nachfolgende HR-System übermittelt werden und stehen als Mitarbeiter-Stammdaten und für die Personalakte bereit.
Auch Auswertungen und Reports können durch Software umfangreicher, individueller und auf Knopfdruck erzeugt werden. Die Ausgabe als Datei ermöglicht eine schnelle Aufbereitung für die zuständigen Fach- und Führungskräfte.

WELCHE Prozesse sind „einfach“ auszulagern und sparen der HR-Abteilung Zeit?

Mag. Gregor Gutzelnig (Workflow EDV): Bis auf die administrativen Prozesse bzw. Controlling-Funktionen sind nahezu alle Prozesse im Bereich der Zeitwirtschaft einfach an den Mitarbeiter per Employee-Self-Service (Mitarbeiterportal) auszulagern. Hier sollte vor der Kaufentscheidung allerdings genau geprüft werden, ob das Mitarbeiterportal auch ohne Einschulung rasch und einfach zu bedienen ist, denn sonst könnte der gegenteilige Effekt eintreten und die HR-Abteilung muss den Mitarbeitern regelmäßig erklären, wie man richtig einen Urlaubsantrag stellt oder z.B. Reisekosten abrechnet.

Günther Fernbach (Danielle Software & Service): Die Mitarbeiter können mithilfe der Chat-Funktion ihre Daten in der Personalakte erfragen, diese bspw. mit einem Mitarbeiterfoto vervollständigen, Bescheinigungen, z. B. zu einem Umzug oder einer Krankschreibung selbst in die Personalakte hochladen. Außerdem haben sie jederzeit eine Übersicht über ihre Urlaubseinträge und ihr Urlaubsbudget und haben rund um die Uhr die Möglichkeit Urlaub zu beantragen bzw. zu stornieren und bekommen ggf. diesen direkt genehmigt. Auch die Arbeitszeiterfassung, Überstundenverwaltung, Schichtarbeitsplanung ist über den Chat-Roboter möglich.

Florian Walzer (rexx systems): In erster Linie sind das die zeitraubenden Routineaufgaben im Bereich Planung, Personalbeschaffung, Personalentwicklung, Betreuung, Organisation und Reporting. Für das Recruiting kann das beispielsweise die regelmäßige und zeitnahe Kommunikation mit Bewerbern sein. Für die Leute im gesamten Unternehmen ist es wichtig, auf Prozesse zu achten, die dann digitalisiert dargestellt werden. Ein einfaches Beispiel ist das Antragsmanagement. Mitarbeiter erstellen selbstständig und im HR-System Anträge auf Stammdatenänderungen, geplante Seminare, nötige Materialanforderungen, ihren Urlaub oder auch Stellenbesetzungen. Ode sie greifen innerhalb ihrer Personalakte auf Informationen wie Gehaltszettel oder Personalgespräche zu; auch das erfolgt transparent und eigenständig, ohne dafür HR zu involvieren.

Reza Madjidi (kiwiHR): Hierzu fallen mir viele Dinge ein, allen voran z.B. das Sammeln und Aktualisieren von Mitarbeiterinformationen. Ich spreche hier von der digitalen Personalakte. Wenn die Mitarbeiterinformationen von den einzelnen Mitarbeitern angelegt werden, kann man sich sicher sein, dass man stets die aktuellsten Datensätze verwendet. Für das Beantragen von Urlaubsanträgen ist es ebenfalls überflüssig den Personaler mit einzubeziehen. Eine HR Software ermöglicht es auf Knopfdruck einen Urlaubsantrag zu stellen und direkte Vorgesetzte werden beispielsweise per Push-Nachricht informiert und können den Antrag ebenso schnell genehmigen oder ablehnen. In vielen Unternehmen werden zudem noch Arbeitszeiten von Werkstudenten oder Auszubildenden über einen hierfür Verantwortlichen in ein System oder eine Excel-Liste eingepflegt. Dieser Vorgang wird durch den Einsatz smarter HR Softwares überflüssig, denn jeder Mitarbeiter kann seine Arbeitszeiten selbst erfassen.

Danke für das Interview, als zentralen Satz picke ich mir sinngemäß heraus: HR-Software soll alle HR-Prozesse automatisch abhandeln, die Routinetätigkeiten umfasst, sodass sich die HR-Abteilung auf das konzentrieren kann worin Menschen den Computern immer noch weit überlegen sind.