Die zunehmende Vernetzung der Arbeitswelt macht es möglich, völlig ortsunabhängig zusammen zu arbeiten. Dies wird in Unternehmen bereits mehr oder weniger genutzt und umgesetzt. Die momentan äußerst herausfordernde Situation – aufgrund der Verbreitung des Corona Virus – bringt viele neue Anforderungen an Unternehmen, Führungskräfte und Mitarbeiter hervor. An dieser Stelle möchte ich nicht auf die Vorteile oder Herausforderungen virtueller Teamarbeit eingehen.
Ich möchte Ihnen vielmehr – im Sinne der gegenseitigen Unterstützung in besonders schwierigen Zeiten – einen kleinen, aber feinen Einblick in unterschiedliche online-Tools für die professionelle virtuelle Teamarbeit geben, die ich bereits aktiv in meiner Teamarbeit nutze. Vielleicht möchten auch Sie das eine oder andere Tool testen und zukünftig einsetzen.
Skype für Online-Telefonie & Online-Besprechungen
Skype habe ich tatsächlich schon vor vielen Jahren während meiner Schulzeit angewendet, um mit Freunden auch im Ausland noch einigermaßen kostengünstig in Kontakt zu bleiben. Es ist damit schon ein älteres, aber sehr bewährtes Tool in diesem Bereich. Sie können es also nach wie vor zur kostengünstigen Videotelefonie in die ganze Welt nutzen, genauso wie für einfache Online-Besprechungen. Sie haben die Möglichkeit Dokumente über das Teilen des Bildschirms auszutauschen, ein privates Messaging zu starten, sowie Ihren Anruf aufzuzeichnen. Skype ist über den PC genauso gut handzuhaben, wie über das Handy mittels entsprechender App. Als Business Variante stand uns Skype for Business zur Verfügung, welches nun jedoch durch Microsoft® Teams ersetzt wurde. Zugegebenermaßen haben wir dieses neue Tool nun noch nicht getestet, aber es steht bereits auf unserer To-Do-Liste.
Zoom für Videokonferenzen, Online-Meeting & Webinare
Zoom bietet Ihnen die Möglichkeit Videokonferenzen und Besprechungen auch dann professionell zu managen, wenn sich die TeilnehmerInnen an völlig unterschiedlichen Orten befinden, nämlich online über das Internet. Zoom integriert hier zahlreiche interessante Techniken, wie den Warteraum, damit TeilnehmerInnen nicht zu früh das Meeting betreten, wenn Sie als Moderator vorab noch technische Einstellungen vornehmen möchten. Weiters für den Moderator wichtig sind die Möglichkeiten den Bildschirm zu teilen, um Präsentationen oder Dokumente zu zeigen, ein Whiteboard – wie auch im Seminarraum – zu nutzen, eine Chatfunktion, für den diskreteren Austausch unter den TeilnehmerInnen und die Möglichkeit der Aufzeichnung der Besprechung. Es können sogar Gruppenarbeiten vorgenommen werden, indem sich Kleingruppen in eigene Gruppenräume zurückziehen. Der Beitritt zur Videokonferenz ist über den Zoom-Client oder über einen direkten Link möglich. Am Handy kann Zoom ebenfalls einwandfrei mittels einer App genutzt werden. Mit der Basisversion, welche kostenlos erhältlich ist, lässt sich schon allerhand bewerkstelligen, allerdings ist die Zeit des Online-Meetings mit 40 Minuten begrenzt, was in der Umsetzung sicherlich schon mal zu Problemen führen kann. Vor dem ersten Einsatz von Zoom als Moderator empfehle ich Ihnen jedoch unbedingt, sich mit der Technik vorab im Detail vertraut zu machen.
Trello für Projekt- & Aufgabenmanagement:
Trello können Sie gut als Tool fürs Managen Ihrer Projekte und Aufgaben nutzen. Auf virtuellen Pinnwänden oder sogenannten Trello Boards können Sie Karten mit Aufgaben, Ideen, Erinnerungen, oder was auch immer, anpinnen, mit einer Deadline versehen und einem oder mehreren Teammitgliedern zuweisen. Mit den Funktionen der To-Do-Listen, Farbcodierung und Dateianhängen können Sie für noch mehr Übersicht sorgen. Trello ist sehr einfach und intuitiv bedienbar und funktioniert im Browser ebenso wie mit der App. Auch hier gibt es eine kostenlose Basisversion und eine Business-Variante. Meinem Team genügten bisher die Funktionen der Basisvariante für unser Aufgabenmanagement völlig, sodass wir die Business-Variante noch gar nicht testeten.
Dropbox für Dokumenten-Management
Mit Dropbox Business erhalten Sie einen übersichtlichen online-Speicherplatz, indem Tools und Inhalte Ihres gesamten Teams an einem Ort zusammen kommen und Sie jederzeit Zugriff darauf haben. Tabellen, Präsentationen, Office-Dateien, usw. können in Dropbox gespeichert und für unterschiedliche Personen freigegeben werden. Sie können von Ihrem PC oder Handy ganz einfach auf Ihre Dateien zugreifen. Es gibt eine kostenpflichtige Business Standardversion, bei der Sie bis zu 5TB Speicherplatz erhalten. Bei der Advanced Version erhalten Sie so viel Speicherplatz, wie sie brauchen und weitere Zusatz-Features. Mein Team ist bis heute mit der Standardversion gut ausgekommen. Ich denke, Sie sind gut beraten, wenn Sie mit der Standardversion starten und gegebenenfalls einfach upgraden.
Fazit
Mit diesen einfachen und eigentlich auch sehr wenigen Tools kommt mein Team online bestens über die Runden! Selbstverständlich ist dies auch abhängig von der Größe Ihres Teams und den Anforderungen, die Sie an die einzelnen Tools stellen.
Jedenfalls sind sie es Wert sich damit auseinanderzusetzen und sie intensiv für die eigene Nutzung zu testen – speziell, wenn Sie eine professionelle Teamarbeit auch unterstützen wollen, wenn Sie von unterschiedlichen Orten aus arbeiten.
Achtung
Zu bedenken gebe ich zum Abschluss noch die DSGVO und die internen Richtlinien! Da wir uns nicht nur im Büro, sondern speziell auch im Home-Office mit dem Thema des Datenschutzes im Sinne der DSGVO auseinandersetzen müssen, empfehle ich Ihnen, vor der beruflichen Nutzung eines bestimmten Tools abzuklären, ob dieses den Datenschutzrichtlinien entspricht und ob es ebenso mit den internen Richtlinien Ihres Unternehmens einher geht!
Autorin
Online-Tools für professionelle virtuelle Teamarbeit | Grenzenloses Arbeiten
Mag. Heike Dormuth, MA: Theoretischer Background: Magister in Wirtschaft und Unternehmensführung. MA in HRM. Aus- & Weiterbildungen für Trainer. Praktischer Background: Office Management, Consulting & Training in internationalem Konzern & KMUs in Österreich. Nach längerer Tätigkeit im Trainings & Consulting Bereich, machte sie sich 2012 selbständig. Sie begleitet HRweb als Key Account Managerin und trainiert und entwickelt Mitarbeiter und ganze Teams mit Ihrer Firma Teamimpuls.
www.teamimpuls.at
