Ein normaler Umzug ist bereits für viele Menschen eine große Herausforderung. Ein Firmenumzug ist wiederum wesentlich komplexer, mit dessen Planung bereits Monate zuvor begonnen werden sollte. Je nach Größe des Unternehmens müssen viele Dinge bis ins kleinste Detail geplant werden. Mit der folgenden Checkliste zur Firmenübersiedelung werden Ihnen die wichtigsten Punkte aufgelistet, auf die Sie nicht vergessen sollten.
Planung – an was alles gedacht werden muss
Vor dem Umzug
Ein Firmenumzug ist eine große Aufgabe für das Unternehmen und mit zahlreichen Risiken verbunden. Es ist demnach ratsam, möglichst früh mit der Planung des Umzugs beginnen. Sobald Sie sich für einen neuen Standort Ihrer Firma entschieden haben, ist es Zeit, weiter zu planen.
Ein halbes Jahr davor
Ein wichtiger Punkt bei Geschäftsräumen wie Büros ist das Mietrecht. Die gesetzliche Kündigungsfrist liegt bei etwa sechs Monaten, weshalb Unternehmer den Vermieter frühzeitig über den Umzug in Kenntnis setzen sollten. Außerdem sollten Sie weitere Termine für die Übergabe der Räumlichkeiten sowie für die Abrechnung der Heiz- und Nebenkosten planen.
Je nach Größe des Unternehmens sollten Sie sich auch Gedanken darüber machen, ob der Umzug im Alleingang möglich ist oder nur mit einer professionellen Umzugsfirma. Handelt es sich um ein großes Unternehmen, wird im Regelfall ein kompetentes Umzugsunternehmen diese Aufgabe übernehmen. Ist dies der Fall, sollten Sie frühzeitig Kostenvoranschläge diverser Umzugsfirmen einholen, die zusätzlich eine ausreichend hohe Transportversicherung anbieten. Abgesehen davon sollten Sie sich erkundigen, ob die Umzugsfirma auch beim Ab- und Aufbau des Inventars hilft und ob Verpackungsmaterial, wie beispielsweise Umzugskartons oder PC-Wannen zur Verfügung gestellt werden.
Selbstverständlich sollten Sie auch Ihre Mitarbeiter über den Umzug informieren und diese darum zu bitten, ihre Urlaubsplanung abzuändern sowie etwaige Kundentermine zeitgerecht anzupassen. Des Weiteren sollten Kunden und Geschäftspartner ebenfalls über den Standortwechseln in Kenntnis gesetzt werden.
Ein Vierteljahr vor dem Umzug
Nun ist es an der Zeit, den Mitarbeitern den genauen Umzugstermin bekannt zu geben. Hinzu kommen weitere Schreiben an Geschäftspartner, in denen das Vorhaben sowie die genaue Adresse und künftige Telefonnummern genannt werden.
Vergessen Sie nicht darauf, Firmenanschriften in Verzeichnissen wie Telefonbuch, Handelsregister sowie auf den Gelben Seiten ändern zu lassen. Auch auf der firmeneigenen Webseite sollte die Adressänderung bekannt gegeben werden. Folgende Institutionen müssen ebenfalls über den Wechsel des Standorts informiert werden:
- Amtsgericht
- Finanzamt
- Banken
- Krankenkassen
- Lieferanten
- Servicekräfte
Je nach Art des Unternehmens ist es von Vorteil zu überprüfen, ob technische Geräte auf dem neuesten Stand sind oder ob eine Neuanschaffung notwendig ist. Auch eine Inventur des gesamten Umzugsguts sollte während dieser Zeit durchgeführt werden. So können Sie gleich aussortieren, was nicht mehr benötigt wird oder welche Dokumente keiner gesetzlichen Aufbewahrungspflicht mehr unterliegen.
Tag des Umzugs
Nun ist es an der Zeit zu kontrollieren, ob im alten Treppenhaus Schäden vorhanden sind, um weitere Forderungen des alten Vermieters aus dem Weg zu gehen. Auch Zählerstände in den alten Räumlichkeiten sollten abgelesen und schriftlich oder mit Fotos festgelegt werden. Zusätzlich sollten Sie auch das neue Treppenhaus auf mögliche Schäden überprüfen.
Achten Sie zudem darauf, dass Umzugskisten und Möbel direkt in die neuen Räumlichkeiten geliefert werden. Kontrollieren Sie ab und zu den Verlauf der Übersiedelung und halten Sie die Umzugsfirma für weitere Fragen bereit. Sie sollten zudem sicherstellen, dass Sie nichts am alten Standort des Unternehmens vergessen haben. Lassen Sie zudem die alten Firmenräume reinigen und übergeben Sie diese anschließend dem Vermieter. Vergessen Sie hierbei allerdings nicht das Übergabeprotokoll.
Nach dem Umzug
Nun geht es mit weiteren Kontrollen weiter. Suchen Sie in den neuen Räumlichkeiten nach Schäden der Umzugsfirma und melden Sie diese sofort. Außerdem sollten Sie kontrollieren, ob die Montage aller Möbel und Geräte einwandfrei funktioniert hat.
Alle Rechnungen und Belege des Umzugs müssen unbedingt für die Steuererklärung gesammelt werden. Markieren Sie außerdem die Adressänderung auf der Webseite klar und deutlich und lassen Sie diese für einige Wochen online. Auch E-Mail-Signaturen sollten aktualisiert werden.
Zu guter Letzt darf natürlich ein großes Danke an die Belegschaft nicht fehlen. Veranstalten Sie außerdem eine Einweihungsfeier in den neuen Räumlichkeiten.
Unterstützung der Mitarbeiter (wenn diese in eine neue Stadt mitkommen)
Während des Umzugs und auch danach ist es wichtig, dass Sie mit den Mitarbeitern kommunizieren und auf deren Wünsche in Bezug auf die neuen Räumlichkeiten eingehen.
Müssen Mitarbeiter für die Arbeit den Wohnort wechseln, kann das Unternehmen mithilfe von finanziellen Zuschüssen diese unterstützen. Was allerdings vom Arbeitgeber hierbei bezahlt wird, ist meist Verhandlungssache. Weitere Formen der Unterstützung sind unter anderem Umzugsprämien.
Besonders die ersten Wochen des Umzugs sind für einen Mitarbeiter nicht einfach, da sich dieser neben zahlreichen Behördengängen natürlich auch auf die Arbeit konzentrieren sollte. Um daher Mitarbeitern weiteren Stress zu ersparen, stellen viele Firmen „Relocation Services“ zur Verfügung, die sich darauf spezialisieren, für den Mitarbeiter Behördengänge sowie die Wohnungssuche abzuwickeln.
Checkliste für Ihren Firmenumzug | Planung Schrittchen für Schrittchen
