Die Internationalisierung vieler Unternehmen fordert auch das Pflegen von Geschäftsbeziehungen oder das Aushandeln neuer Verträge mit Partner im Ausland. So gehören Geschäftsreisen für viele Unternehmen hierzulande zur Tagesordnung. Die Planung und Organisation einer Geschäftsreise stellt dabei in den meisten Fällen eine große Herausforderung.
Wichtige Termine im Ausland und Geschäftstreffen müssen organisiert. Ebenso gilt es wie auf einer ganz gewöhnlichen Urlaubsreise auch das nötige Gepäck und wichtige Reisedokumente dabei zu haben. Um an der Reisedestination keine böse Überraschungen zu erleben, gilt es die Planung der Geschäftsreise gewissenhaft anzugehen. Von der Wahl des Verkehrsmittels bis hin zur Buchung der Übernachtungsmöglichkeit gilt es je nach Reiseland auf ein paar wichtige Dinge zu achten.
Um für alle Fälle vorbereitet zu sein, haben wir Ihnen im Folgenden einen Ratgeber entworfen, der Sie bei den Planungen der nächsten Geschäftsreise unterstützt.
Verkehrsmittel mit Bedacht auswählen
Umso weiter das Reiseziel der Geschäftsreise entfernt liegt, desto komfortabler sollte man reisen. So beginnt die Planung einer Geschäftsreise immer mit der Auswahl eines geeigneten Verkehrsmittels. Dabei haben Geschäftsreisende die Qual der Wahl, wenn es um das richtige Transportmittel geht. Um Geschäftsreisen in den USA und Asien für Angestellte deutlich angenehmer und zeitsparender zu planen, entscheiden sich immer mehr Unternehmen dazu ein Privatjet zu chartern. So bieten verschiedene Serviceunternehmen wie JetApp mittlerweile auch die Möglichkeit ganz unkompliziert im Internet einen Privatflug zu buchen. Das Reisen mit dem Privatjet hält dabei einige Annehmlichkeiten bereit und verkürzt auch die Check-In-Zeit an einem Flughafen. Bei kurzen Reisedistanzen in Deutschland oder dem benachbarten Ausland lohnt es dagegen eher auf den Dienstwagen oder die Bahn auszuweichen.
Die Unterkunft auswählen
Eine Geschäftsreise ist nicht mit einem hohen Zeitaufwand verbunden, sondern kostet Unternehmen auch eine Menge Geld. Deshalb sollte man wenn möglich gleich mehrere Geschäftskunden in einem Reiseland treffen, um die Kosten niedrig zu halten. So hängt die Buchung der Übernachtungen in einer Unterkunft vor allem auch davon ab wie viel man unterwegs ist. Demnach lässt sich eine Geschäftsreise auch gleich in mehreren Hotels buchen. Die meisten Business Traveller halten sich nur wenige Nächte in einem Hotel auf, ehe sie zu einer anderen Unterkunft weiterziehen, um sich dort mit einem anderen Geschäftspartner zu treffen. Im Gegensatz zu einer Urlaubsreise, empfiehlt es sich bei der Unterkunft für eine Geschäftsreise vor allem auf eine gute Business Ausstattung der Übernachtungsmöglichkeit zu achten. Zusätzliche Konferenzräume, Business Meeting Rooms und Telefonzimmer sind demnach oftmals sehr wichtig für Geschäftsreisende.
An alle wichtigen Reisedokumente denken
Vor allem bei einer Geschäftsreise außerhalb Europas ist es wichtig alle nötigen Reisedokumente eingepackt zu haben. Wer am Reiseziel sein Visum nicht vorlegen kann, wird womöglich wieder nach Hause geschickt. Demnach gilt es sich genau über das Reiseland der nächsten Geschäftsreise zu informieren, um alle notwendigen Unterlagen mit sich zu führen.
Zahlungsmittel im Reiseland
Eine Kreditkarte kann auf einer Geschäftsreise eine sehr nützliche Sache sein. Doch sollten Geschäftsreisende auch immer etwas Bargeld dabei haben. Denn, wer plötzlich sein Sachen verliert oder Opfer eines Diebstahls wird, steht so nicht komplett ohne Zahlungsmittel dar. So empfiehlt es sich für eine Geschäftsreise immer ein kleines Portemonnaie mit einem Notgroschen dabei zu haben. Geld wechseln sollten Geschäftsreisende unbedingt an offiziellen Stellen wie einem Flughafen oder einem Bahnhof, um den aktuellen Wechselkurs zu erhalten.
Geschäftsreise organisieren | Darauf sollten Sie bei den Planungen achten! Tipps
