Simple Rules | Komplexität mithilfe von einfachen Regeln meistern (komplexe Krisensituationen)

15Mai2020

3 min

HR-Know-how aus der Praxis für die Praxis

Forschungsergebnisse zeigen, dass mithilfe von so genannten „Simple Rules“ (einfachen Regeln) komplexe Situationen oft unerwartet gut bewältigt werden können. Komplexität, hervorgerufen durch unvorhersehbare Ereignisse und/oder rapide Veränderungen, ist uns allen seit der COVID19-Krise nicht fremd:

Plötzlich soll von heute auf morgen vieles ganz anders funktionieren. Kurzarbeit, Telearbeit, Digitalisierung von Geschäftsprozessen, virtuelle Teamführung, E-Learning, E-Coaching, etc. Hinzu kommen massive wirtschaftliche Einbrüche und Unsicherheiten über Entwicklung und Dauer des ausgerufenen Ausnahmezustandes. Simple Rules kann Führungskräften helfen, wirkungsvoll durch diese Zeiten zu führen.

Komplexe Situationen und Trägheit

Forschungen belegen, dass in solchen Situationen Mitarbeiter und Führungskräfte Angst davor haben, falsche Entscheidungen zu treffen und folglich aus einer Fülle an möglichen Handlungsoptionen die falschen auszuwählen. Dies führt zu einer Art von struktureller Trägheit: Entscheidungen werden verschoben, zu lange diskutiert oder auch gar nicht getroffen. Simple Rules können hier helfen, Komplexität zu reduzieren und diese Trägheit zu überwinden. Sie geben einen möglichst klaren und einfachen Handlungsrahmen vor, der es ermöglicht, innerhalb dieses gesetzten Rahmens, passende Handlungsalternativen zu wählen oder gar neue zu entwickeln. Somit vermitteln sie (vermeintliche) Sicherheit, Klarheit und ermöglichen durch ihre Einfachheit zielgerichtetes und rasches Handeln.

Komplex: Beispiel für Simple Rules in der aktuellen Ausnahmesituation

Unser Studienbereich ist Mitte März plötzlich vor der Herausforderung gestanden, den gesamten Lehrbetrieb auf Online-Lehre umzustellen – und das so rasch wie möglich. Wir haben zwei Simple Rules definiert, die wir uns und unseren Lehrenden für diese Umstellung als Handlungsmaxime vorgegeben haben:

1. Pragmatismus vor Perfektionismus:

Wichtig ist, dass alle Lehrende rasch ins Tun kommen, die Lehrveranstaltungsdesigns an die neuen Rahmenbedingungen anpassen und hier auch Neues ausprobieren können. Fehler sind willkommene Lernquellen. Alle (Studierende, Lehrende, Führungskräfte) haben Verständnis, dass nicht alle Lehrveranstaltungen perfektioniert werden können.

2. Kreative Designs innerhalb der gesetzlichen Rahmenbedingungen:

Lehrende können aus der Fülle von didaktischen Möglichkeiten und Prüfungsmodi frei auswählen und ihrer Kreativität freien Lauf lassen, solange dadurch kein Verstoß gegen die geltende Prüfungsordnung erfolgt.

Diese einfachen Regeln haben einerseits für alle Beteiligten einen Handlungskorridor vorgegeben und Erwartungen geklärt. Andererseits haben sie den handelnden Personen möglichst viel Freiraum gewährt, um innovative und neue Handlungsoptionen unter den gegebenen Rahmenbedingungen zu entwickeln. Nach knapp zwei Monaten Online-Lehrbetrieb kann ich resümieren, dass uns dieses Vorhaben in dieser kurzen Zeit mithilfe dieser zwei einfachen Regeln mehr als gut gelungen ist.

Zur Definition von Simple Rules | Komplexität

Das Konzept der Simple Rules stammt ursprünglich aus der Strategischen Managementforschung und ist u.a. auf Donald Sull und Kathleen M. Eisenhardt zurückzuführen. Mittlerweile findet dieser Ansatz auch in anderen Bereich, wie z.B. im Strategischen HRM und im Leadership seine Anwendung. In ihrem Buch „Simple Rules: Einfache Regeln für komplexe Situationen“ geben die Autoren (2015) u.a. folgende Hinweise zur Formulierung von einfachen Regeln:

Simple Rules sind einfach: Sie sollen so einfach und so klar wie möglich und für alle Beteiligten leicht verständlich formuliert sein. Jeder sollte sich die Regeln einfach merken können.
Simple Rules sind an den jeweiligen Kontext angepasst: Sie sollen für die handelnden Personen in den betroffenen Prozessen und für die jeweils aktuelle Situation als einfache Handlungsleitlinien definiert sein.
Simple Rules beziehen sich auf konkrete vorab definierte Handlungen und Zielsetzungen: Sie sollen von abstrakten Formulierungen (wie z.B. innovativ oder strategisch) und Management-Plattitüden (z.B. Synergieeffekte) absehen und auf einen konkreten Handlungskorridor Bezug nehmen.

Es empfiehlt sich, mit nicht mehr als zwei bis fünf einfachen Regeln zu arbeiten. Diese sollten unter Partizipation der handelnden Akteure so konkret wie möglich formuliert werden – werden sie rein top-down vorgegeben, verlieren sie nachweislich an ihrer Wirkungskraft. Werden Simple Rules jedoch an der richtigen Stelle im relevanten Prozess in der richtigen Dosis eingeführt, dann können sie innerhalb kürzester Zeit gerade in sehr komplexen und krisenhaften Situationen nachweislich ihre Wirkung voll entfalten.