Home Office: jetzt! – Warum Wankelmut nun abgestraft wird

Die Corona-Pandemie hat von einem Tag auf den anderen die Arbeitswelt verändert. Tausende Beschäftigte mussten plötzlich von im Home Office arbeiten, Videokonferenz-Plattformen sind wie die Pilze aus dem Boden geschossen und so manches Unternehmen hat die Grenzen seines eigenen Krisenmanagements schlagartig kennengelernt. Nun scheint sich wieder einiges zu normalisieren. Was allerdings bleibt, ist ein noch nie da gewesener Wunsch nach Home Office. Unternehmen, die dies nun nicht berücksichtigen, könnten von ihren eigenen Beschäftigten abgestraft werden.

Wunsch nach Home Office ist hoch wie nie zeigen Studien

War es für viele ein plötzlicher und vielleicht auch harter Umstieg, so ist es nun so, dass Home Office für viele nicht mehr wegzudenken ist. Beinahe wöchentlich erscheinen neue Untersuchungen und Befragungen dazu, zuletzt erst in der vorletzten Juni-Woche. Die IMC FH Krems hat dazu 550 Beschäftigte befragt und festgestellt, dass 95% (!) auch nach Corona gerne fallweise im Home Office arbeiten möchten. Zu einem ähnlichen Ergebnis kam auch karriere.at in einer Befragung von 600 Arbeitnehmern. Hier waren es 93%, die sich das wünschen, wenngleich der größte Teil nicht jeden Tag Home Office machen will.

Aber immerhin ein Fünftel kann sich sogar das vorstellen. Und Gründe gibt es dafür viele. Allen voran, dass die eigene Produktivität höher eingeschätzt wird. In einer von TQS Research durchgeführten Befragung von knapp über 1000 Beschäftigten gaben fast 6 von 10 der Befragten an, dass sie im Home Office produktiver sind. Ruhiges, selbst gestaltetes Arbeiten scheint neben dem Gewinn an Lebensqualität durch den Wegfall von Wegzeiten der größte Motivator zu sein.

Und auch in Workshops und Gesprächen mit Beschäftigten mehren sich die Stimmen, die sich eine Fortsetzung wünschen. Umgekehrt wird es derzeit nicht goutiert, wenn Unternehmen nun den Weg zurück in die „alte Normalität“ – sprich ohne Home Office – einläuten. Wurde dies, da es von der Regierung forciert war und gesundheitlich sinnvoll, plötzlich allen zu Teil – auch jenen, die nie Home Office machen wollen oder durften -, so wird es nun zunehmend weniger akzeptiert, wenn plötzlich wieder kein Home Office möglich ist.

Unternehmen tun daher gut daran, hier nun genau zuzuhören, was ihre Beschäftigten wünschen. Denn Befragungen haben auch gezeigt, dass die Ruhe bei einem nicht unerheblichen Teil dazu geführt haben, über den eigenen Job und die Karriere nachdenken.

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Viele Anfragen zu dem Thema zeigen mir, dass es viele Unternehmen als fordernd erleben, nun eine geeignete Regelung zu schaffen. Allerdings handelt es dich dabei nicht um eine Raketenwissenschaft, sondern eine gezielte und systematische Auseinandersetzung mit einigen Fragen, die im Vorfeld beantwortet werden müssen.

Im Kern sollten sich Unternehmen mit drei Bereichen beschäftigten:

Recht:

Eine rechtlich saubere Lösung, die mit den bestehenden Gesetzen und Kollektivverträgen konform geht, ist die Basis einer dauerhaften Home Office Regelung. Vielen Betrieben ist nicht bewusst, dass Home Office in Österreich nicht separat geregelt ist. Umso wichtiger ist es, dass einige Eckpunkte klar ausdefiniert werden. Dazu gehören unter anderem:

• Interne Definition von Home Office (Was verstehen wir darunter?)
• Definition der umfassten Beschäftigten (Achtung! Lösen Sie sich hier von Denken an Personen und denken Sie stets in Aufgaben – welche davon lassen sich dezentral sinnvoll erledigen)
• Verteilungsschlüssel der Arbeitszeit zwischen zu Hause und im Unternehmen (ein hohes Maß an Flexibilität ist hier häufig gewünscht, aber nur wenig Beschäftigte fordern üblicherweise mehrere Tage Home Office jede Woche, sondern viel mehr soll die Option leicht möglich sein, wenn es das eigene Leben an einem Tag erleichtert)
• Ausstattung und Arbeitsmittel (Überlassene Arbeitsmittel für die Erledigung von Bildschirmarbeit müssen natürlich den Anforderungen des Arbeitnehmerschutzes entsprechen, Möbel sind jedoch nicht zur Verfügung zu stellen)

Eine entsprechende Regelung kann in Form einer Betriebsvereinbarung oder einer einfachen Policy erfolgen. Einzelvereinbarungen mit allen Beschäftigten, die Home Office nutzen, sind anzuraten, zumal dadurch auch Spezifika, wie zB Beendigungsmöglichkeiten, aber auch konkrete, telearbeitstaugliche Tätigkeiten, festgelegt werden können.

Organisation:

Neue Formen der Arbeit und Zusammenarbeit benötigen auch neue Regeln für diese Zusammenarbeit. Im Rahmen der Einführung von Home Office sollten also zudem unter anderem Folgende Punkte überlegt sein:

• Meldeprozesse (Wie melden Beschäftigte Home Office Tage an)
• Regeln der Zusammenarbeit (Kommunikation mit Beschäftigten im Home Office, Kommunikation gegenüber Kunden, …)
• Erreichbarkeiten (und vor allem Nicht-Erreichbarkeiten!)
• Büroinfrastruktur (Wie sehen Büros aus, wenn immer ein Teil der Beschäftigten nicht da ist. Aber Achtung: Shared Office Konzepte sind zwar modern, aber bei Beschäftigten meist unbeliebt)
• Zugang zu benötigten Unterlagen und Daten (und entsprechende Maßnahmen zum Datenschutz sowie Schulungen dazu für Beschäftigte und Führungskräfte)

Die wesentlichen Kommunikationsprozesse neu zu denken, kommt häufig neben einer intensiven Beschäftigung mit rechtlichen Themen zu kurz. Dies ist aber nötig, um Konflikte im Team von vornherein zu vermeiden.

Parallel dazu ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um die Meetings neu zu organisieren. Wir alle haben in den letzten Wochen vieles über Videotelefonie und Konferenzschaltungen gelöst und gelernt, wie viel effizienter man gewisse Zusammentreffen virtuell organisieren kann. Von den Wegeersparnissen und dem Gewinn an Zeit und Lebensqualität ganz zu schweigen.

Kultur:

Veränderungen wie die Einführung von Home Office haben einen großen kulturellen Einfluss. Vor allem eine nicht darauf eingestellte Unternehmenskultur, gepaart mit mangelndem Vertrauen der Führungskräfte, sind große Hemmfaktoren für die erfolgreiche Umsetzung. Umso wichtiger ist es, dass die Arbeit an der Etablierung einer „Home Office Kultur“ nicht zu kurz kommen. Dazu kann gehören:

• Klares und sichtbares Bekenntnis der Unternehmensleitung zu Home Office
• Aktive Kommunikation der Möglichkeiten nach innen (und auch außen, um auch hier als attraktiv wahrgenommen zu werden)
• Vor den Vorgang holen von Beschäftigten und Führungskräften, die Home Office erfolgreich umsetzen und unterstützen
• Schulungen für Führungskräfte und Beschäftigte (Es gibt in Zusammenhang mit Home Office zahlreiche Unsicherheiten, die teils aus arbeitsrechtlichen Bedenken kommen, aber auch aus Angst vor möglichen Konflikten oder internem Neid. Aber auch Themen wie Datenschutz oder das Erlernen der eigenen Abgrenzung, um Beruf und Privatleben nicht zu stark zu vermischen, sollten geschult werden. Für Führungskräfte bedeutet ergebnisorientiertes Führen aber auch das Erlernen neuer Führungskompetenzen.)
• Reflexionsschleifen (Besonders bei der Einführung ist ein gemeinsames, regelmäßiges Reflektieren darüber, was funktioniert und was nicht, wesentlich. So können Konflikte und Fehlentwicklungen rasch erkannt und bearbeitet werden.)

Schlussworte

Dies sind nur einige Punkte, die im Zuge der Einführung von Home Office sinnvoll zu überlegen sind. Wesentlich ist aber, dass Unternehmen und deren Führungskräfte erkennen, dass ihre Beschäftigten auch dezentral in der Lage sind, gute Arbeit zu leisten und ihnen diese Freiheit auch aufrichtig zugestanden wird. Denn durch Corona haben die vielen hunderttausenden Menschen im Home Office ihre Unternehmen auch erfolgreich getragen. Daher sollten wir Ihnen nun auch weiter das Vertrauen dahingehend aussprechen.

Home Office: jetzt! – Warum Wankelmut nun abgestraft wird