In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Schritte, die für eine erfolgreiche Organisation eines Events unbedingt notwendig sind. So manche Skeptiker betrachten Seminare als langatmige Veranstaltungen, welche von den Teilnehmenden außerdem einen hohen finanziellen Einsatz fordern. Dabei steckt bereits in der Planung eines guten Seminars jede Menge Arbeit.
Kontext und Teilnehmer
In einem ersten Schritt ist es wichtig, sich über den Kontext des Seminars klarzuwerden. Wo liegt der inhaltliche Schwerpunkt der Veranstaltung und in welchen Qualifizierungsprozess soll sie eingeordnet werden? Auch die übergeordneten Ziele, die mit der Abhaltung erreicht werden sollten, spielen hier eine wichtige Rolle. Vielleicht gibt es die Möglichkeit, an andere Seminare anzuknüpfen, die von den Teilnehmern schon im Vorfeld besucht wurden? Diese können nicht nur aufzeigen, wo inhaltlich wieder angesetzt werden muss, sondern sind mitunter auch eine wertvolle Quelle für weitere Inspirationen.
Die Finanzierung des Seminars wird möglicherweise von einem Auftraggeber übernommen oder von den Teilnehmern selbst. Hier ist es wichtig, deren Erwartungen und Vorkenntnisse möglichst genau zu kennen. Auch schlichte Informationen, wie zum Beispiel die Anzahl der zu erwartenden Gäste, spielen hierbei eine große Rolle. Anhand der Belegschaft lässt sich in der Regel auch sagen, welche methodischen Kenntnisse bereits vorhanden sind. Diese können ein wichtiger Schlüssel sein, wenn es darum geht, sie mit den richtigen Aufgaben anzusprechen.
Die passende Location finden
Aus organisatorischer Sicht ist außerdem die Wahl der passenden Location ein sehr wichtiger Punkt. Diese sollte gut zu erreichen sein, aber dennoch einen separierten Charakter aufweisen, bei dem der Fokus auf dem Erarbeiten neuer Inhalte und nicht auf der Arbeit selbst liegt. Manche spezialisierten Orte, wie zum Beispiel das Seminarhotel AVIVA in Österreich, bieten Seminar-Ausstattung in einzigartiger Umgebung.
Mit der Buchung der Location ist außerdem klar, welche Infrastruktur vor Ort zur Verfügung steht. Alle wichtigen Materialien, die nun zudem gebraucht werden, müssen organisiert und mitgebracht werden. Darüber hinaus bietet sich die Möglichkeit, für größere Gruppen nun das Team der Seminarleiter zu bestimmen. Wer übernimmt die genaue Organisation der Gruppen? Und welche weiteren Rollen sind für die erfolgreiche Abhaltung des Seminars zu besetzen? Zu dieser Phase der Planung zählt außerdem die grobe Strukturierung der wichtigsten Lerninhalte. Hier lassen sich bereits zentrale Schwerpunkte setzen und Abläufe neu strukturieren. Ziel ist es, dass der zu lernende Stoff möglichst leicht zu erfassen ist.
Die wichtige Feinplanung
Viele erfahrene Seminarplaner brechen in dieser Phase der Planung den gesamten Stoff noch einmal auf die sogenannten „Essentials“ herunter. Was sind die wichtigsten Learnings, die jeder Besucher auch noch nach Monaten nach dem Seminar im Kopf haben sollte? Oft lässt sich daraus die wichtige Botschaft herausarbeiten, die über der gesamten Veranstaltung stehen sollte. Ist dieser Punkt geklärt, kann nun auch das notwendige Material besorgt werden.
Spätestens jetzt ist es an der Zeit, die Teilnehmer über das aufzuklären, was sie in der nächsten Zeit erwartet. So haben sie ihrerseits die Möglichkeit, sich auf die bevorstehende Arbeit und die damit verbundenen Aufgaben vorzubereiten. Ist dieser Schritt erst einmal erledigt, steht dem weiteren Gelingen des Seminars praktisch nichts mehr im Wege.
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