Survey Champions erhöhen den Nutzen von Mitarbeiterbefragungen

Mitarbeiterbefragungen werden breit eingesetzt, um das Meinungsbild der Belegschaft zu erheben und sich Themen wie Arbeitszufriedenheit, Mitarbeitermotivation oder auch ganzheitlicher Employee Experience zu widmen.

Die Herausforderung von Mitarbeiterbefragungen ist normalerweise nicht die Messung, sondern die Arbeit mit den Ergebnissen. Entsprechend liegt die Frage nahe: Erhöhen interne Survey Champions (Befragungs-Experten) in Mitarbeiterbefragungen die Chance auf eine wirksame Ergebnis-Aufarbeitung und erfolgreiche Ergebnis-Umsetzung?

Sinn von Mitarbeiterbefragungen

Mitarbeiterbefragungen werden in Unternehmen in unterschiedlichen Formen, Farben und Größen eingesetzt, um aufbauend auf dem Feedback aus der Belegschaft die Arbeitsumgebung in irgendeinem Sinne „positiv“ zu beeinflussen. Ob eine (etwas veraltete) Arbeitszufriedenheitsanalyse, eine (klassische) Engagement Survey, eine themenbezogene Pulse-Survey oder eine gesetzliche verpflichtende Evaluierung psychischer Belastungen – Sie alle folgen demselben Grundmuster die „Betroffenen“ zu „Beteiligten“ zu machen und in die Arbeitsplatzgestaltung partizipativ durch Meinungsabgabe einzubeziehen.

Daten sollen Taten folgen

Dabei haben so gut wie alle Befragungen die selbe Problematik: Es gilt aus den vergleichsweise einfach zu sammelnden Daten auch Aktionen und Handlungen abzuleiten. Diese zeign – erst einmal umgesetzt – den wahren Nutzwert im Sinne von erhöhter Leistungsbereitschaft und Leistungsfähigkeit. Dabei liegt die Frage nahe, WER denn eigentlich eine stark verantwortliche Rolle im Aufarbeitungsprozess haben soll bzw. unterstützend zum Erfolg beitragen kann. Die klassischen Antworten:

• die HR Abteilung und deren bspw. interne HR-Berater.
• die Führungskräfte des Unternehmens, die jeweils an den eigenen Ergebnissen arbeiten sollen.
• die externen Berater, die die Umfrage durchführen und begleiten.

Survey Champions in Mitarbeiterbefragungen

In der amerikanischen Befragungs-Literatur und Praxis taucht immer öfter der Begriff des „Survey Champion“ in Mitarbeiterbefragungen auf und kann mit „Befragungs-Experten“ übersetzt werden. Damit werden Mitarbeiter verstanden, die während des laufenden Befragungsprozesses eine wichtige Multiplikatorenrolle einnehmen und den Prozessablauf – v.a. im Aufarbeitungsprozess – unterstützen. Ähnlich wie „Change Agents“ in unterschiedlichen Konzepten des Change Managements sind sie an neuralgischen Punkten der Kommunikation und Prozessbegleitung tätig, als Brückenkopf zwischen Belegschaft und Befragungsprojekt.

Die Rolle von Survey Champions

Die Rolle von Survey Champions in Mitarbeiterbefragungen kann unter anderem mit folgenden Punkten umrissen werden:

• Eine Kontakt- und Info-Person für dezentrale Fragen der Belegschaft rund um die Befragung.
• Vertrauensstifter und Motivator für Beteiligung am Prozess seitens der Belegschaft.
• Als Prozessbegleiter der Befragung und des Aufarbeitungsprozesses in seiner eigenen Organisationseinheit.
• Ein Sparring-Partner für die HR-Struktur (bspw. lokale HR Ansprechpartner) und Führungskräfte im Umgang mit der Befragung und den Ergebnissen.
• Eine moderierende Rolle im Aufarbeitungsprozess in bspw. Ergebnisworkshops.
• Treiber und Impulsgeber für die Umsetzung von Maßnahmen.
• u.a.

Der Survey Champion in Mitarbeiterbefragungen agiert damit als Mischung aus Coach und Berater im Prozess.

Viele Varianten – ein Kern

Die Survey Champions in Mitarbeiterbefragungen haben eine breite und nicht 100% scharf zu definierende Rolle, die je nach Organisation, Befragungserfahrung und Mitarbeiterzahl variieren wird. Die Rolle kann professionell bei Fachpersonen verankert sein (bspw. lokale HR Business Partner in einem Werk, interne Trainer für den Aufarbeitungsprozess), geht aber meist darüber hinaus durch die Einbeziehung von Mitarbeitern jeglichen „von der Basis“ direkt aus dem operativen Bereich.

Der Kern der Rolle ist dabei je nach individueller Ausprägung dennoch zu unterstützen den Daten die gesammelt wurden auch Taten folgen zu lassen und den Dialog zu den Ergebnissen in der Organisation zu stimulieren. Der Survey Champion ist ein Katalysator, der die „Reaktion“ intensivieren helfen soll. Dies startet oft schon vor der Befragung (bspw. Feedback zu geplanten Durchführungsdetails vor Ort) hat aber mit Sicherheit den Schwerpunkt auf der Arbeit mit den Ergebnissen.

Der Nutzen

Aus meiner Sicht gibt es einige Faktoren, die die Umsetzungswahrscheinlichkeit und die Umsetzungsqualität nach Mitarbeiterbefragungen erhöhen hilft. Dazu gehören u.a.:

• Professionelles Wissen um die Gestaltung von Gruppenprozessen
• Professionelles Wissen um die Konzepte im Fragebogen und deren Implikation für die Praxis
• Gefühlte und übernommene Verantwortlichkeit für die Ergebnisse
• Ein geplanter und konsequent verfolgter Prozess des Dialogs zu den Ergebnissen.

Und an all diesen Punkten kann ein Survey Champion in Mitarbeiterbefragungen positive Impulse setzen. Durch eine professionelle Haltung als „Unterstützer“, einen positiven Mindset („yes, we can!“) und ein Set an Werzeugen und Methoden für die konkrete Arbeit. Sie helfen außerdem dabei zentral gesteuerte Befragungsprojekte über eine Organisation hinweg zu skalieren.

Survey Champions fallen nicht vom Himmel

Survey Champions in Mitarbeiterbefragungen fallen nicht vom Himmel. Sie müssen ausgewählt und ausgebildet werden. Bei der Wahl ist neben einem grundsätzlichen Eigeninteresse wohl auch wichtig, dass Survey Champions auch Akzeptanz bei der von ihnen unterstützten Belegschaft finden. Es ist auch eine Rolle die sich positiv exponiert und Sichtbarkeit hat.

Auf der anderen Seite sollten Unternehmen durch entsprechende Qualifizierungen und Schulungen dafür sorgen, dass ihre Survey Champions Expertenwissen rund um die Befragung und den geplanten Prozess besitzen. Es gilt, diese auszubilden und auch untereinander zu vernetzen um Erfahrungen möglichst in Echtzeit fließen zu lassen. Meist passiert dies in entsprechenden Trainingsformaten, die zu einem späteren Zeitpunkt des Prozesses durch Erfahrungsgruppen oder Gruppen-Coachingformate ergänzt werden.

Veränderung als Ziel

Am Ende des Tages hat jede Befragung ein stück-weit Veränderung als Ziel – egal in welcher Form und Intensivität. Entsprechend sind Konzepte des Change Managements auch erhöhte Aufmerksamkeit wert, wenn es um die Planung und Gestaltung von Befragungsprojekten geht.

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