Mit der fortschreitenden Digitalisierung gewinnt in den Betrieben das Thema der digitalen Personalakte zunehmend an Bedeutung. Während der eine Teil aller Arbeitgeber ihre Vorzüge bereits erkannt hat, verlässt sich der andere nach wie vor auf den Glaubenssatz, dass Papier geduldig sei. Welche Vorteile eine digitale Personalakte bietet und wie sie mühelos eingerichtet werden kann, zeigt dieser Ratgeber.
In diesem Artikel:
Welche Bedeutung haben Personalakten im Bereich Human Resources?
Die Personalakte ist eines der bestgehüteten Geheimnisse eines jeden Unternehmens. Als personelles Röntgenbild gibt sie Aufschluss über das Profil des Arbeitnehmers und signifikante Stationen seines unternehmensrelevanten Daseins. Sie ist eine Kollektion aus Unterlagen, auf die lediglich der Arbeitgeber Zugriff und der Arbeitnehmer das Recht zur Einsicht hat. In einer Personalakte befinden sich die Bewerbung samt Arbeitszeugnissen, der Arbeitsvertrag, Nebenbeschäftigungserklärungen sowie Angaben zur Krankenkasse und Sozialversicherung. Auch Lohn- und Gehaltsunterlagen, Fortbildungsnachweise, Abmahnungen und Kündigungen sowie ein möglicher Schwerbehindertenausweis ind in der Personalakte zu finden. Voraussetzung zur Aufbewahrung ist die unmittelbar berufliche Relevanz.
Worin unterscheidet sich die digitale Personalakte und welche Vorteile hat ihr Einsatz?
Bei der digitalen Personalakte werden sämtliche relevanten Inhalte in ein digitales Dokumentenmanagementsystem eingespeist. Dies geschieht in der Regel durch automatisierte Abläufe.
Im Dokumentenmanagementsystem erfolgt eine zentrale Verwaltung, jedoch kann der Zugriff auf die Akte durch alle berechtigten Parteien dezentral erfolgen. Dies ist ein deutlicher Unterschied zur Papierakte, die lediglich im Personalbüro eines Unternehmens in Augenschein genommen werden kann. Der Zugriff auf die digitale Personalakte durch mehrere Parteien kann unabhängig erfolgen, so dass unterschiedliche Personen gleichzeitig Einsicht nehmen können. Auch Mitarbeiter werden in die Lage versetzt, durch ein speziell auf sie zugeschnittenes Nutzerprofil via Webapplikation selbstständig Einblick in ihre persönliche Akte nehmen zu können.
Zielsetzung
Das Ziel ist es, die Effizienz des Workflows im Bereich Human Resources auszubauen, indem Personalakten einfacher und schneller erstellt sowie verwaltet werden. Das Unternehmen kann dadurch auf lange Sicht viel Zeit einsparen und die Wirtschaftlichkeit dieses Unternehmensbereiches deutlich optimieren. Hinzu kommt, dass (abgesehen von den Altakten aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist) kein gesonderter Lagerort für Papierakten mehr vorzuhalten ist. Aktenschränke, die bislang mit Papierakten überladen waren, können nun anderweitig sinnvoll genutzt werden. Die Altakten lassen sich durch spezielle Storage-Systeme auslagern und rechtssicher aufbewahren.
Vorteile
Die Personalabteilung kann durch die digitale Personalakte deutlich entlastet werden. Darüber hinaus sparen Personaler eine Menge Zeit, indem sich Berichte digital effizient aufbereiten lassen. Auch die Recherche nach speziellen Inhalten gestaltet sich wesentlich simpler und räumt Kapazitäten für andere Aufgaben frei. Möchten Arbeitnehmer Informationen aus ihrer persönlichen Personalakte erhalten, ist es nicht mehr notwendig, hierfür einen Termin mit dem Personalbüro zu vereinbaren. Auch hier steht die Effizienz im Vordergrund und Mitarbeiter können ihre Aktenlage remote in Augenschein nehmen. Durch den Wegfall von Papierarchiven lassen sich die Kosten für Büromaterial wie Ordner, Hängeregister und Papier sparen. Der PC läuft sowieso. Warum nicht gleichzeitig mit der digitalen Personalakte?
Wie aufwendig ist die Umstellung von der herkömmlichen Akte zur digitalen Personalakte und was muss dabei berücksichtigt werden?
Mit der Berücksichtigung einiger Eckpunkte kann die Umstellung auf die digitale Personalakte unkompliziert realisiert werden. Hinzu kommt, dass die Umstellung (auch finanziell) ein einmaliges Unterfangen ist, welches sich zeitlich durch den gewonnenen Mehrwert schon in kurzer Zeit amortisiert. Vor allem auf die rechtlichen Fallstricke ist besonderes Augenmerk zu legen, da sich ein entsprechender Lapsus auf das Unternehmen empfindlich auswirken kann. So gilt es, bei der digitalen Personalakte die hohen Datenschutzanforderungen einzuhalten.
Anbieter wählen
Um die Umstellung in die Wege zu leiten, ist zunächst der Anbieter mit dem entsprechenden Know-how auszuwählen. Dazu sollten die technischen Anforderungen im Vorfeld mit der Anbieterlösung abgeglichen werden. Der Fokus sollte hierbei auf der Bedienbarkeit liegen, aber auch auf die mögliche Integrationsfähigkeit bestehender Systeme ausgeweitet werden. Lassen sich Personaldokumente kategorisieren und ist Unterstützung für den Datenimport vorhanden, ist dies ein gutes Zeichen. Besonders wichtig ist die revisionssichere Archivierung, so dass Veränderungen an den Datensätzen jederzeit nachvollziehbar bleiben.
Projektverantwortung vergeben
Da die Personalakte ein unternehmensglobales Thema ist, spielt das Involvieren verschiedener Interessengruppen eine große Rolle. Idealerweise wird ein Projektverantwortlicher benannt. Hinzu gesellen sich die Anwender, zu denen Vorgesetzte und Mitarbeiter gehören, sowie (wenn vorhanden) der Betriebsrat. Auch die IT sowie Administratoren sind in die digitale Personalakte einzubeziehen. In diesem Zusammenhang wird auch die Zugriffsberechtigung definiert, die auf einem klaren Regelwerk beruhen sollte. Ein spezielles Konzept für die Rollen und Berechtigungen schafft zusätzlich Klarheit.
Digitalisierung der Papierakten
Um Kapazitäten bei der Digitalisierung der bisherigen Papierakten zu bündeln, hilft ein professioneller Scan-Dienstleister. Mittels OCR-Erkennung lassen sich so Dateien im Volltext durchsuchen. Nach § 126 BGB sind jedoch einige Unterlagen im Original für eine mögliche Beweisführung aufzubewahren. Dazu zählen u. a. arbeitsrechtliche Kündigungen, aber auch Arbeitnehmerüberlassungsverträge und arbeitsvertragliche Befristungen.
Einführung digitale Personalakte
Nachdem die importierten Daten den Arbeitnehmern und Registern zugeordnet wurden, können alle Beteiligten informiert werden. Eine entsprechende Schulung sämtlicher involvierter Personen ist für einen nachhaltigen Erfolg der digitalen Personalakte empfehlenswert.
Ratgeber für Ihre digitale Personalakte – warum Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen davon profitieren
