Es gibt einige Rechte und Pflichten für einen Betriebsrat (Österreich). In diesem Artikel wird erklärt, weshalb vor jeder Anfrage des Betriebsrates auf Einsicht in oder Übermittlung von Arbeitnehmerdaten geprüft werden muss, ob dieser Anfrage auch nachgekommen werden darf/muss.
Kernaufgabe des Betriebsrats ist die Vertretung der wirtschaftlichen, sozialen, gesundheitlichen oder kulturellen Interessen der von ihm vertretenen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern im Betrieb. Um dieser Aufgabe nachzukommen, sieht das Arbeitsverfassungsgesetz eine Vielzahl an Details hinsichtlich „Rechte und Pflichten Betriebsrat Österreich“ vor (siehe ⇒ HRweb-Artikel Betriebsrat Pflicht Österreich). Dazu gehört auch ein weites, aber keineswegs unbeschränktes Einsichtsrecht des Betriebsrates. Alle Angaben beziehen sich auf Betriebsrat Österreich.
Allgemeines zu Informations- und Einsichtsrechten des Betriebsrates in Österreich
Das Arbeitsverfassungsgesetz (ArbVG) formuliert sowohl die Informations- als auch die Einsichtsrechte des Betriebsrates eher weit und lässt für die Praxis viele Fragen unbeantwortet. In der Praxis ist nicht immer klar, wie weit diese Informations- bzw. Einsichtsrechte gehen. Es gibt auch wenig Rechtsprechung und/oder eindeutige Judikatur. Daher muss jeder Einzel- und Anlassfall geprüft werden und vom Betriebsinhaber evaluiert werden, ob und welche Arbeitnehmerinnendaten dem Betriebsrat in welcher Form zur Verfügung gestellt werden.
Dem Betriebsrat müssen bzw dürfen nicht automatisch und ungeprüft alle Arbeitnehmerdaten, die dieser verlangt auf jene Weise und in jener Form, die er verlangt, zur Verfügung gestellt werden.
Daten beispielsweise betreffend leitende Angestellte oder bereits ausgeschiedene bzw. pensionierte Arbeitnehmer dürfen ihm nicht übermittelt werden.
Beispiel
Der Betriebsrat möchte alle Krankenstandsmeldungen einer bestimmten Mitarbeiterin sehen und übermittelt erhalten. Diese sind dem Betriebsrat nicht ohne weiteres zu übermitteln!
Wenn Er allerdings ein Recht auf Information über oder Einsicht in Arbeitnehmerinnendaten hat, so sollte seinem Ersuchen – natürlich unter Beachtung der Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) – auch entsprochen werden. Er hat grundsätzlich nämlich das Recht, einen Verstoß gegen ihm zustehende Mitwirkungsrechte vor Gericht geltend zu machen oder ein Verwaltungsstrafverfahren anzustoßen (Verwaltungsstrafe bis zu € 2.180).
Betriebsrat Österreich – Einsichtsrechte
Gemäß § 89 ArbVG hat der Betriebsrat die Einhaltung der die Belegschaft betreffenden Rechtsvorschriften zu überwachen. Im Rahmen seines Überwachungsrechts hat er für ordnungsgemäße Bezahlung, die Einhaltung der Kollektivverträge, die Einhaltung und Durchführung der Arbeitnehmerschutzvorschriften bzw der Sozialversicherung, sowie die betriebliche Altersvorsorge und eine allfällige Wertpapierdeckung für die Pensionszusage zu sorgen. Der Betriebsrat darf zu diesem Zweck in Arbeitszeit- und Urlaubsaufzeichnungen Einsicht nehmen.
In den Arbeitsvertrag als Ganzes oder gar in den gesamten Personalakt von Arbeitnehmern hat er weder ein Einsichtsrecht noch über die dort enthaltenen Daten ein Informationsrecht. Möchte er beispielsweise die Namen der vorangehenden Arbeitgeber einzelner Arbeitnehmerinnen wissen, so muss ihm der Betriebsinhaber keine Liste mit entsprechenden Daten zur Verfügung stellen – vielmehr hat der Betriebsrat die von ihm vertretenen Arbeitnehmer zu fragen, ob diese die Informationen zur Verfügung stellen wollen. Alternativ können die Arbeitnehmerinnen auch ihre Zustimmung erteilen, dass man solche Informationen oder Daten vom Betriebsinhaber an den Betriebsrat übermitteln darf. Aus Beweisgründen sollte diese Zustimmung schriftlich eingeholt werden.
Schwierig sind Fälle, in denen er grundsätzlich ein Informations- oder Einsichtsrecht hat (zB in Gehaltsdaten), die betroffene Arbeitnehmer aber explizit keine Weitergabe ihrer Gehaltsdaten an den Betriebsrat wünschen. Hier muss man ihm aber die Einsicht bzw. Information wohl im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben gewähren. Sofern er eine Übermittlung der Daten wünscht, wäre dies gesondert datenschutzrechtlich zu prüfen.
Datenschutzrechtliche Aspekte bei Einsichts- und Informationsrechten
Wenn personenbezogene Arbeitnehmerinnendaten aufgrund gesetzlicher Vorgaben oder Zustimmung zulässigerweise an den Betriebsrat weitergegeben werden sollen, muss immer auch beachtet werden, dass für die Übermittlung von Daten die Vorgaben der DSGVO einzuhalten sind. Sowohl der Betriebsinhaber als auch der Betriebsrat müssen die Vorgaben der DSGVO einhalten.
Dazu gehören unter anderem:
- Es muss immer einen entsprechenden Erlaubnistatbestand bzw eine Rechtsgrundlage für eine Übermittlung der Daten geben.
- Es dürfen immer nur so viele Daten und nur jene Daten weitergegeben werden, die für den jeweiligen Zweck unbedingt erforderlich sind (Grundsatz der Datenminimierung).
- Zustzlich muss man entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.
Der Betriebsrat wird im Hinblick auf die meisten Verarbeitungstätigkeiten ein eigener „Verantwortlicher“ im Sinne der DSGVO angesehen. Das bedeutet unter anderem, dass sämtliche Grundsätze der DSGVO, wie zB der Grundsatz der Speicherbegrenzung oder der bereits oben erwähnte Grundsatz der Datenminimierung, auch vom Betriebsrat einzuhalten sind.
Beispiele für das Einsichtsrecht
Einsicht ist ihm aufgrund der Regelungen des Arbeitsverfassungsgesetzes beispielsweise in folgende Unterlagen zu gewähren:
- Gehaltslisten bzw. Unterlagen der Lohn- und Gehaltsverrechnung (Gehalt, Einstufung)
- Eintrittsdatum
- wöchentliche Arbeitszeit
- Austrittsdatum
- Arbeitszeitaufzeichnungen und Überstundenaufzeichnungen
- Urlaubsaufzeichnungen
Hinweis (Betriebsrat Pflicht Österreich und Recht):
Dem Betriebsrat bzw den Betriebsratsmitgliedern ist nicht gestattet, diese Unterlagen im Original zu verlangen, zu kopieren, oder zu vervielfältigen. Er darf im Einzelfall lediglich Abschriften von Unterlagen herstellen. Er darf insbesondere keine strittigen Lohnabrechnungen an sich nehmen und an eine Interessenvertretung übermitteln. Mit einem derartigen Vorgehen würde er gegen seine Pflichten verstoßen. Zudem sind die Mitglieder des Betriebsrates aufgrund von § 115 ArbVG zur Verschwiegenheit verpflichtet. Sowohl hinsichtlich Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen als auch hinsichtlich der persönlichen Umstände einzelner Arbeitnehmer.
Tipps für die tägliche Praxis | Rechte, Pflichten & Grenzen
Arbeitgeber sollten Ersuchen oder Forderungen des Betriebsrates auf Einsicht in oder Information über personenbezogene Daten der Arbeitnehmerinnen stets kritisch prüfen. Einem Ersuchen soll man weder „einfach so“ entsprechen noch „einfach so“ abgelehnen.
Es müssen die arbeitsverfassungs- und datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Den Betriebsrat darf man nicht unzulässiger Weise an der Wahrnehmung seiner Aufgaben gehindern. Eine pauschale Abweisung oder Verweigerung von Einsichtsrechten ist nicht ratsam und könnte ihn zur Klagsführung provozieren. Sehr wohl aber kann der Arbeitgeber beim Betriebsrat vorab kritische Rückfragen stellen, um nähere Erläuterungen ersuchen und ihn auch auf seine Verschwiegenheitspflicht hinweisen.
Arbeitnehmern muss bewusst sein oder bewusst gemacht werden, dass er in Österreich – der ja von den Arbeitnehmerinnen gewählt wird – gewisse Informations- und Einsichtsrechte in personenbezogene Daten jedes einzelnen Arbeitnehmers hat. Dies ist vielen Arbeitnehmern im Zuge der Wahl nicht bewusst. Sondern erst später, wenn sie sich fragen, woher denn der Betriebsrat so viel über sie weiß. Ein Umstand, der den meisten Arbeitnehmerinnen vielleicht gar nicht so recht ist.
