Junge Führungskräfte sollten alles im Griff haben, vom ersten Moment an. Tun sie auch, eh klar. Wir sehen uns mehrere Ebenen genauer an: Worauf sollten sie achten hinsichtlich Kommunikation mit dem Team, Kommunikation mit der Unternehmens-Leitung und Administration?
Worauf sollte die Führungskraft achten hinsichtlich …
… Kommunikation mit dem Team?
Die erste Zeit als neue Führungskraft ist sehr herausfordernd. Aber auch für das Team bedeutet eine neue Führungskraft eine große Umstellung. Offene und wertschätzende Kommunikation ist daher extrem wichtig. Neben vielen anderen Themen, die es zwischen Führungskraft und Team zu besprechen gibt, möchte ich hier auf jene eingehen, die sich um erfolgreiche Zusammenarbeit drehen.
Eigene Motivation & eigener Zugang zu Führung:
Geben Sie dem Team einen Einblick, wie Sie ticken und was Ihnen wichtig ist: Warum haben Sie diese Führungsposition übernommen? Was empfinden Sie an ihr spannend, was sind aber auch besondere Herausforderungen? Wie würden Sie Ihren Führungsstil beschreiben?
Erwartungen:
Über die Anforderungen und Ziele im Team wird schon mal gesprochen. Aber wie die Erwartungen aussehen, bleibt immer wieder unbesprochen. Dies führt selbst in eingespielten Teams zu Missverständnissen und trifft umso mehr ein, wenn eine neue Führungskraft das Ruder übernimmt. Sprechen Sie daher konkret an, was Ihre Wünsche sind bzw. welche Sichtweise Sie auf die Arbeitsweise, die Ergebnisse, etc. haben. Fordern Sie als Führungskraft aber auch die Erwartungen Ihrer Mitarbeitenden an Sie ein.
Vereinbarungen und Entscheidungen:
Fragen Sie bei Ihren Mitarbeitenden nach, welche Vereinbarungen es mit Ihrem Vorgänger oder Ihrer Vorgängerin gab. Welche Vereinbarungen betreffen das gesamte Team, welche vielleicht nur einzelne Mitarbeitende. Seien Sie vorsichtig mit voreiligen Zusagen, die sie dann vielleicht nicht einhalten können. Besser ist es transparent vorzugehen und klar zu sagen, dass man sich erst einen Überblick verschaffen muss, bevor Zusagen erfolgen können.
Zusammenarbeit:
Auch hier gilt es sich einen Überblick zu verschaffen und diesen Wunsch auch zu kommunizieren. Wie selbstorganisiert ist das Team? Was läuft gut bzw. wo gibt es Konflikte? All dies sind Fragen, die man nicht am ersten Tag beantworten kann, die man aber auch nicht auf die lange Bank schieben darf. Stellen Sie die Fragen dem gesamten Team, aber auch den Mitarbeitenden in Einzelgesprächen. Gerade die Frage nach möglichen Handlungsbedarf verlangt viel Vertrauen und Offenheit im Team.
Und ganz generell sind noch folgende zwei Dinge wichtig:
- Entscheiden Sie immer bewusst, welche Themen Sie mit dem gesamten Team und welche Themen Sie mit einzelnen Mitarbeitenden besprechen wollen. Und wenn Sie sich für das gesamte Team entscheiden, ist es gerade in der ersten Zeit entscheidend, dass wirklich das gesamte Team dabei ist – egal ob virtuell oder persönlich.
- Fördern Sie den Austausch und den Dialog und nutzen Sie die Erfahrungen des Teams. Die Mitarbeitenden wissen oft sehr gut, was sie brauchen, um Bestleistungen zu zeigen.
Worauf sollte eine Führungskraft – gerade in den ersten Tagen – achten hinsichtlich …
… Kommunikation mit der Unternehmens-Leitung?
Der Kommunikationsbedarf mit der eigenen Führungskraft bzw. der Unternehmensleitung ist in der ersten Zeit besonders groß.
So gilt es zu klären, was Unternehmensvision und Strategie konkret für Ihren Bereich bedeuten und welche Zielvorgaben Sie haben. Ebenso wichtig sind die Regelungen und Rahmenbedingungen und die Prozesse und Strukturen für Ihren Bereich. Worauf müssen Sie hier besonders achtgeben? Wer sind die Schlüsselpersonen im und außerhalb des Unternehmens, die für Sie besonders wichtig sind?
Neben diesen eher „harten“ Fakten gilt es auch die Erwartungen der eigenen Führungskraft einzuholen und den eigenen Handlungsspielraum abzustecken.
Was hat in der Vergangenheit gut funktioniert und wo möchte die Unternehmensleitung eine aktive Veränderung herbeiführen? Welche Kompetenzen und Vollmachten haben Sie? Was dürfen Sie allein entscheiden, wo Bedarf es Rücksprache? Welche informellen Regelungen gibt es, die Sie unbedingt wissen sollten?
Fragen Sie hier bewusst und viel nach und scheuen Sie nicht auch zu späteren Zeitpunkten immer wieder Informationen einzuholen. Denn manches, das auf den ersten Blick klar sein mag, entpuppt sich im Arbeitsalltag als Quelle für Missverständnisse. Gibt es Punkte, wo Sie unsicher sind, schärfen Sie sofort nach. So vermeiden Sie Fehler, die sehr lange Zeit mitgezogen werden und dann immer schwerer zu beheben sind.
Zusammengefasst könnte man sagen, die Devise lautet: fragen, fragen, fragen.
Worauf sollte die Führungskraft in den ersten Tagen achten hinsichtlich …
… administrativen Notwendigkeiten?
Das wichtigste Gebot in diesem Zusammenhang ist: Die Führungskraft muss möglichst schnell handlungsfähig werden.
Egal wie das Onboarding der Führungskraft organisiert ist, letztendlich ist sie dafür verantwortlich, sich darum zu kümmern, dass sie alles zur Verfügung hat, was sie zum Arbeiten braucht. Bekommt die Führungskraft diese Informationen oder Arbeitsmittel nicht automatisch, gilt es aktiv zu werden und nicht unnötig abzuwarten.
Eine Minicheckliste, um einen ersten Überblick zu bekommen:
- Wo findet sich wer im eigenen Bereich und im Unternehmen? Wo sitzen die wichtigsten Kooperationspartner und wie erreicht man sie?
- Welche IT-Systeme sind im Unternehmen üblich und welche Formalitäten müssen für die Freischaltung durchgeführt werden? Welche sonstigen Sicherheitsvorschriften od. -systeme gibt es, z.B., um ins Gebäude zu gelangen?
- Wie sieht es mit anderen Arbeitsmitteln wie Telefon, Büromaterial, etc. aus? Was ist bei der Nutzung von Druckern oder Kopierern zu beachten?
- Gibt es ein Corporate Design und wenn ja, wie sieht es aus (z.B. E-Mail Signatur, Dokumentvorlagen)?
- Ist die Unterschriftsberechtigung sichergestellt?
- Sind im Unternehmen besondere Rituale mit dem Mittagessen oder anderen Gelegenheiten des informellen Austausch verbunden?
Praxis-Interview: Kompetente interne Kommunikation für junge Führungskräfte (FKs)
Interview-Partnerin
Karin Schnopfhagen, MSc begleitet Führungskräfte, Teams und Unternehmen zu allen Fragen rund um das Thema Zusammenarbeit. Aus Ihrer langjährigen Erfahrung im HR-Management weiß Sie, wie entscheidend diese Punkte zum Unternehmenserfolg beitragen können.
