HR-Software | Der klare Trend vom inHouse-Server hin zu SaaS

05Okt2022

5 min

HR-Know-how aus der Praxis für die Praxis

Wenn ich noch vor wenigen Jahren meine Runde aus Experten und Expertinnen für HR-Software fragte: SaaS (Software as a Service) oder InHouse-Server, dann kam immer ein sowohl-als-auch zur Antwort. Dieses Bild wandelte sich inzwischen deutlich mit klarem Tendenz zu SaaS.

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Ich ließ mir sagen, das liege daran, dass sich der Markt ändert. Hm. Ich bin ja keine Software-Spezialistin, aber interessieren tut’s mich doch. Wieder mal trommle ich eine Runde zum Experten-Interview zusammen.

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SaaS vs. Inhouse Server

In wie fern spielt für Ihre Kundinnen die Unterscheidung zwischen SaaS und Inhouse Server eine Rolle?

Hayati Demirtas (tts): Klare Antwort: Ja! Cloud-Lösungen sind auf dem Vormarsch und zukünftig wird kein Unternehmen mehr an SaaS vorbeikommen. Seit einigen Jahren und insbesondere in den letzten 2 Jahren verzeichnen wir im SAP SuccessFactors Umfeld eine massive Transformationsbewegung. Wichtig in diesem Zusammenhang ist, dass diese bewusste Entscheidung mehr als eine reine Kostenfrage ist. Cloud-Lösungen sind Zukunftsinvestitionen in die eigene Wettbewerbsfähigkeit und eine Form des Werterhalts.

Patrick Attanasio (Infoniqa): Ja, ob SaaS oder Inhouse spielt für unsere Kunden und Interessentinnen sogar eine sehr große Rolle! Der Trend geht eindeutig zu SaaS-Lösungen. Wir hätten nie gedacht, dass die Entwicklung zu SaaS so schnell so konsequent abläuft.

Mag. Gregor Gutzelnig (Workflow HR Systems): Unsere Kunden informieren sich in der Entscheidungsfindung sehr genau über die Vor- und Nachteile der jeweiligen Variante und treffen dann die passende Entscheidung. In vielen Fällen wird explizit nach einer SaaS Lösung gesucht, da man das HR Software Thema „sauber“ outsourcen möchte und die interne IT Abteilung / die internen IT Ressourcen ohnedies knapp sind. Die Inhouse bzw. On-Premise Variante wird meisten von mittleren / größeren Unternehmen angefragt, die über bestehende IT Ressourcen verfügen und einen hohen Grad an Individualität fordern.
Generell spielt die Unterscheidung aber immer weniger eine Rollen und 85% unser Neukundinnen entscheiden sich für unsere SaaS Lösung.

Wenn ja – welche? Wenn nein – weshalb nicht?

Franz Hornbacher (ISGUS): JA, für die Anwenderin spielt es eine große Rolle, denn als SaaS-Anwender hat er keinerlei Aufwand mit der Bereitstellung von Rechnern, Betriebssystemen und Datenbanklizenzen. Entsprechend belastet SaaS auch nicht die eigenen IT-Ressourcen, z.B. durch Pflege, Updates und durch Serverumzüge, die bei on premise Anwendern häufig vorkommen und neben dem Aufwand zu Downzeiten führen, die es in unserem zertifizierten Rechenzentrum nicht gibt.
NEIN, denn unsere SaaS-Kundin nutzt den vollständigen Leistungsumfang unserer Lösung und den Modulen für Personaleinsatzplanung, Zutrittskontrolle und Betriebsdatenerfassung ohne jede Einschränkung. Customizing und Schulung erfolgt von unseren Mitarbeitern genauso individuell wie bei einer Inhouse Lösung.

Sandor Andorko (P&I Personal & Informatik): In der Vergangenheit waren der Betrieb einer Softwarelösung und der Leistungsumfang der Betreuung/Beratung voneinander entkoppelt. Dies hat sich in den letzten Jahren gewandelt, sodass wir mittlerweile umfassende Gesamtkonzepte haben, die exakt aufeinander abgestimmt sind. Aus diesem Grund ist der reine Betrieb einer Softwarelösung für die meisten Kunden heutzutage in den Hintergrund gerückt.

Sacha Taghavi (kiwiHR): Viele KMU haben weder eigene Server, noch eine IT-Abteilung, die für eine Inhouse-Lösung gebraucht werden. Auch wenn diese vorhanden sind, stellt dies eine Aufgabe dar, die nicht zu dem Tagesgeschäft gehört. Eine Inhouse-Lösung benötigt eine dedizierte Serverumgebung, der regelmäßig gewartet und überwacht wird.
Die Vorteile des SaaS-Modells haben sich über die letzten Jahre durchgesetzt. Es ermöglicht eine schnelle Inbetriebnahme der Software ohne Bereitstellung eines Servers. Die Wartung der Infrastruktur wird durch den Anbieter übernommen. Neue Funktionen und Updates werden schneller eingespielt und benötigen keinen externen Zugriff auf den Server. Zusammengefasst spart das Saas-Modell dem Kundinnen viel Aufwand und Kosten während der gesamten Laufzeit des Vertrags.
Aus diesen Gründen gibt es auch immer weniger Anbieter, die Inhouse-Lösungen anbieten.

Patrick Attanasio (Infoniqa): Heute kann es sich kaum ein Unternehmen noch leisten, mit den wenigen verfügbaren IT-Fachkräften alles inhouse zu regeln und gleichzeitig maximale Verfügbarkeit aller Systeme zu gewährleisten. SaaS und Cloud sind die Zukunft, entsprechend stellen auch unsere Kunden gerade in der Personalarbeit nach und nach vollständig auf SaaS-Lösungen um.

In welchem Fall sollte welche Version bevorzugt werden?

(Zielsetzung, Unternehmensgröße, etc)

Sandor Andorko (P&I Personal & Informatik): Unsere Kundinnen betreiben unseren HRaaS-Ansatz zwischen 50 und 20.000 DN, wobei sich die Tendenz seit Ausbruch der Pandemie in allen Bereichen und Größen drastisch gewandelt hat. Der Umzug und das anschließende Arbeiten in der Cloud wurde von zahlreichen Betrieben als essentieller Schritt verstanden, um den reibungslosen Betrieb – auch aus dem Homeoffice heraus – zu gewährleisten. Das digitale HR-Management ist in vergangenen zwei Jahren für viele von ihnen zu einer Selbstverständlichkeit geworden, sowohl für private Unternehmen als auch für öffentliche Auftraggeber.

Mag. Gregor Gutzelnig (Workflow HR Systems): Sobald Kunden die Software sehr stark an Ihre Bedürfnisse anpassen müssen, die Ressourcen haben die Software selbst zu administrieren und zu betreiben, macht ein Kauf der On-Premise Variante Sinn. Wir haben zum Beispiel einen Kundinnen der unsere mandantenfähige Software im Rechenzentrum für ca. 80 eigenständige Konzerntöchter betreibt. Hier wurde das System vorab so konfiguriert, dass ein angepasster Standard für diese Zielgruppe erstellt wurde und das Rechenzentrum somit relativ rasch alle Konzerntöchter mit unserer Software ausstatten konnte.

Franz Hornbacher (ISGUS): Hier gibt es keine Präferenz. Wir bieten allen Interessenten SaaS und Kauflizenzen an. Die Wahl trifft heute mehrheitlich völlig frei die Interessentin. Wenn wir vor 3-4 Jahren noch beraten haben und den Kunden bei seiner „Total cost of ownership“ Analyse unterstützt haben, zeigt die Entwicklung des Marktes heute, klar, dass immer mehr Interessentinnen direkt nach einer SaaS-Lösung anfragen. Das belegen uns die Zuwächse in unserem Rechenzentrum deutlich. Im vergangenen Jahr gingen über 40% unserer Neukundinnen und der Bestands-Migrationen in die ISGUS Cloud.

Hayati Demirtas (tts): On-Premise Lösungen sind nicht nur in der initialen Beschaffung, sondern auch im dauerhaften Betrieb kostenintensiv und komplex. Viele, insbesondere kleine Unternehmen haben Schwierigkeiten entsprechende Ressourcen bereitzustellen. Und auch die Annahmen, dass mit On-Premise mehr Sicherheit, Kontrolle und ein besserer Datenschutz einhergehen, sind nicht mehr zeitgemäß. Moderne Cloudlösungen können hier mittlerweile weit höhere Standards gewährleisten und sind gerade für junge Unternehmen ein niedrigschwelliger Einstiegspunkt in das Zeitalter der Digitalisierung.

Sacha Taghavi (kiwiHR): Auch größere Kunden setzen vermehrt auf die Vorteile des SaaS-Modells, da dadurch viel Aufwand und Kosten gespart werden können.
Bis auf wenige Ausnahmen, bei denen aus Datenschutzgründen nur eine Inhouse-Lösung in Frage kommt, sollte SaaS immer die bevorzugte Version sein.