Es gibt viele Arten, Projekte zu planen. Die Meilenstein Planung ist ein Klassiker unter den verbreiteten Methoden und hat sich beim Start von Projekten als überaus hilfreicher Ansatz herausgestellt.
Gast-Autorin: Gabriele Presslinger
Die Geschichte des Meilensteins geht zurück ins Altertum.
Die alten Römer waren es.
Meilensteine bilden die Vorläufer der Kilometersteine und heutigen Stationszeichen. Es gab sie in verschiedenen Formen, Größen und Beschriftungen. In jedem Fall waren sie steinern und seitlich gelegen entlang von Straßen zu finden. Sie dienten als Entfernungsanzeiger und fanden durch das Römische Imperium erstmals europaweite Verbreitung – beginnend im eigenen, weitläufigen Straßennetz der Römerstraßen.
Wie weit sind wir schon? Wie weit ist es noch?
Ähnlich wie den Römern ergeht es Projektteams. Sie gehen an einem bestimmten Punkt los, bewegen sich entlang der geplanten Route so lange, bis sie am Ziel ankommen. Und sie passieren dabei gesetzte Etappenziele – die Meilensteine!
Entsprechend groß ist die Erwartungshaltung von Projektbeteiligten, wann welche Etappe im Projekt erreicht werden wird und wie weit es noch bis zum Ziel ist. Meilensteine sind Indikatoren für den Projektfortschritt.
Kann das Projekt von Beginn weg eine aussagekräftige Meilensteinplanung vorweisen, ist die Projektleitung als erster Ansprechpartner für das Projekt jederzeit in der Lage, zum Projektstatus Auskunft zu geben. Sich selbst, seinem Team und Stakeholdern – allen voran dem Projekt Sponsor.
Projektsteuerung mit Meilensteinen
Hauptzweck der Meilensteinplanung ist die Planung von Leistungen, Zeit und Ressourcen im Projekt. Nachdem ein Meilensteinplan im Zuge der Projektbeauftragung zu Beginn eines Projekts erstellt wird, legt die Projektleitung bereits in einer sehr frühen Phase ihrer Arbeit fest,
- was von wem verantwortet
- was von wem bis wann durchgeführt
- und was mit welchen Mitteln erreicht
werden soll.
Den fertigen Plan fest im Blick, kann die Projektleitung damit über den Projektverlauf Zeit und Leistungen gut managen.
Arten von Projekt Meilensteinen
- Vertragstermine, zu denen ein wichtiges Teilergebnis vorliegen soll
- Freigabe-Meilensteine (z.B. um in die nächste Projektphase überzugehen)
- Abnahme-Meilensteine
- Entscheidungs-Meilensteine
- Abschluss von Projektphasen
- Start und Ende des Projekts
Was hingegen sind keine Meilensteine
- Besprechungen – seien sie noch so strategisch und richtungsweisend. Ein Meeting an sich ist kein Meilenstein. Sondern das, was darin erreicht wird.
- Arbeitspakete – zumindest keine einzelnen. Thematisch gebündelt kann das Arbeitsergebnis aus mehreren Arbeitspaketen einen Meilenstein darstellen.
- Aufgaben – zu feingliedrig. Sie haben ihren Platz in einem detaillierten Projektplan.
Meilenstein Attribute
- Beschreiben einen erreichten Zustand – dazu eine Aufgabe. Sie beschreibt eine Tätigkeit, den Weg zum Ziel
- Verlaufen nicht über eine Zeitdauer und haben ein “bis-Datum” – keine Zeitspannen Angaben “von-bis”
- Werden Verantwortlichen zugewiesen, die für die Erreichung zuständig sind – nicht immer gleich der Zuständigkeit für die Durchführung
- Bilden Projekt Etappen und oftmals den Abschluss von Projektphasen
- Helicopter-View auf das Gesamtprojekt – kein Verlieren im Detail, kein Mikromanagement
- Vorstufe für einen feingliedrigeren Projektplan
- Basis für Arbeitspakete und Aufgaben, in die sie später heruntergebrochen werden
- Haben zeitlich-chronologische Reihenfolge
- Können trotzdem parallel ablaufen
- Enthalten eine kurze Beschreibung in Ereignis Form – keine Beschreibung einer Aktivität
- Sind aussagekräftig, nachvollziehbar und schlüssig
- Ein roter, inhaltlicher Faden ist erkennbar – keine Lücken, die Verständnisfragen aufwerfen
- Sind Kontroll- / Entscheidungs- und Messpunkte und daher überprüfbar
- Sind so formuliert, als wäre das Ereignis schon eingetretenB. Projekt gestartet anstelle Projekt starten, Schulung durchgeführt anstelle Schulung durchführen
- Sind keine Ziele. Sie blicken auf das zurück, was bereits erreicht wurde und nicht auf das, was noch vor dem Projektteam liegt
- Sind keine Projektphasen, doch fallen manchmal mit solchen zusammen
Die lieben Ressourcen
Es ist essentiell für den Projektverlauf, bei der Erstellung eines Meilensteinplans auf alle seine Elemente einzugehen:
- was
- bis wann
- von wem
- mit welchen Mitteln
Die Praxis lehrt uns, dass vorprogrammierte Konflikte im Projekt mit guter Planung vermieden werden können.
Einen Meilenstein nur halbherzig zu planen, kann insbesondere bei Vernachlässigung von Überlegungen zu Plan-Ressourcen zu unliebsamen Überraschungen bis hin zur Verzögerung des Projekts führen. Sogenannte Experts-on-demand zählen zum Projektteam, auch wenn sie einem Projekt nur auf Zeit zuarbeiten. Sie dürfen im Projektmanagement nicht vergessen werden und haben ein Recht auf gleiche Information wie das Kernprojekt Team sie bekommt.
Experten sind gut gebucht. Wenn das nächste Projektteam mit einem neuen Thema vor der Tür steht, das ihnen niemand angekündigt hat, sind sie dann meist schon anderweitig verplant.
Projektmitarbeitern eine angemessene Vorlaufzeit einzuräumen, ist nicht nur eine Sache von Respekt, sondern zeugt auch von vorausschauender Planung. Wenn Projektteams das kompetent berücksichtigen, können sie mit hoher Wahrscheinlichkeit davon ausgehen, dass termingerecht “geliefert” wird.
Planung ist der erste Stresstest für ein Projekt.
Projektpläne werden idealerweise gemeinsam mit allen Beteiligten, die zur Erreichung eines Meilensteins beitragen, erstellt. Ist das aus irgendwelchen Gründen nicht möglich, kann das Projektteam einen Entwurf vorbereiten. Dieser sollte dann jedenfalls mit allen Projektmitarbeitern am Tisch abgestimmt und schließlich vom Projektsponsor abgenommen werden.
Informationsaustausch und ein gemeinsamer Blick auf inhaltliche / zeitliche Machbarkeit sind ausschlaggebend für die Erreichung von Meilensteinen und schließlich des gesamten Projektziels. Lieber länger planen und sich dann einigen als im Projektverlauf ständig anpassen.
Der Planer plant und das Schicksal lacht.
Häufig wird die Frage gestellt, ob Verschiebungen zulässig sind. Ja, ein Meilensteinplan darf unter Einhaltung von gewissen Spielregeln angepasst werden.
In der Praxis wird damit in der Regel die Adaptierung von Plan-Zeit angesprochen, weniger häufig der geplante Inhalt. Doch auch inhaltliche Änderungen im Projektverlauf können zur Adaptierung eines Meilensteinplans führen, wenn sich z.B. die Ausrichtung des Projekts ändert oder sich eine Entscheidung als falsch herausgestellt hat.
Zu den Spielregeln: Ein Meilensteinplan …
- darf bis zu einem gewissen Punkt im Projekt adaptiert werden
- muss transparent für alle Beteiligten angepasst, dokumentiert und kommuniziert werden. Für alle Beteiligten, auch wenn sie nicht direkt von der Änderung betroffen sind.
Die laufende Pflege von Plan-Daten ist essentiell. Sie sorgt für Aktualität und egal wer den Plan liest, es kann stets von richtigen Daten ausgegangen werden. Wir erinnern uns an die Römer. Stellen Sie sich vor, Meilensteine am Wegesrand werden ein paar (Kilo-) Meter weiter versetzt, weil sich Etappen als zu lange oder zu kurz herausgestellt haben. Und keiner spricht darüber und neue Stadtpläne gibt es auch nicht.
Meilensteine sind Anlaß zur Freude
Die Erreichung von Meilensteinen darf das Projektteam stolz machen. Meilensteine sollen deshalb ganz bewusst passiert und auch gefeiert werden. Das Erreichen von Etappenzielen bringt wieder ein Stück näher dem Projektziel. Der Blick auf das Gelungene gibt Zuversicht, positive Emotionen und stärkt die Motivation. Ein Booster für die Projektteam Performance, der entsprechend gewürdigt und wertgeschätzt werden soll. Auch wenn der nächste Meilenstein schon vor uns liegt.
9 Tipps für die Meilenstein Planung
- Faustregel 5-7 Meilensteine – abhängig von der Projektkomplexität ein paar mehr oder weniger
- Planerstellung mit einem Brainstorming beginnen, clustern und erst dann in eine Reihenfolge bringen – eine strukturierte Planung auf Anhieb gelingt in dem frühen Projektstadium kaum einem Projektteam, demotiviert und kostet wertvolle Zeit bis zur Fertigstellung des Plans
- Start- und Ende des Projekts als erste Meilensteine definieren und erst dann mit Meilensteinen auffüllen, die dazwischen liegen müssen. Start und Ende sind in 99% der Projekte bekannt, in den meisten Fällen vom Projektsponsor bei Projektbeauftragung vorgegeben. Über die restlichen Meilensteine muss man nachdenken und sie erst erarbeiten.
- Zeitlich großzügig und realistisch planen – genügend Abstand zwischen den Meilensteinen lassen, kein falscher Ehrgeiz, keine subjektive (Ein-) Schätzung der Umsetzungsdauer ohne Rücksprache mit den Durchführenden.
- Bis-Daten sind Tagesangaben – keine Quartalsangaben wie z.B. Q1 2023, keine Jahresangaben wie z.b. im Jahr 2022. Beides sind Zeitspannen und tabu in einem Meilensteinplan, siehe Attribute von Meilensteinen. Auch ein Quartal lässt sich meilenstein-konform ausdrücken: “bis 31.03.2023”
- So genau wie möglich / so genau wie notwendig – in der Praxis reicht die Angabe eines Monats Beginns oder eines Monatsendes. Es ist ein Plan. Oft kann auch noch keine Aussage getroffen werden, bis zu welchem Tag beispielsweise Testarbeiten wirklich fertig sein werden. Die Planungssicht einnehmen: Bis wann muss der Meilenstein abgeschlossen werden, damit der nächste begonnen werden kann?
- Genügend Zeit für die Erstellung eines Meilensteinplans vorsehen.
- Das gesamte Projektteam zur Erstellung einladen und teilhaben lassen. Meilensteinplanung als einen Agendapunkt des Projekt-Kick Off Meetings ansetzen. Dann kann dort die Erstellung durchgeführt werden oder ein Entwurf präsentiert werden, der dann diskutiert und adaptiert wird.
- Einen Moderator abzuholen, der auf die Zeit achtet und Diskussionen steuert. Wenn es einen methodischen Projektcoach gibt, kann er diese Rolle gut einnehmen. Er moderiert und achtet im Erstellungsprozess außerdem auf Projektmanagement – Methodik und Konformität der Meilensteine.
