Die besten Tools / Apps / Software-Lösungen für das virtuelle Office

30Mai2023

6 min

HR-Know-how aus der Praxis für die Praxis

In den letzten Jahren wurde viel ausprobiert, um die virtuelle Zusammenarbeit zu optimieren. Auch wir haben HRweb-intern experimentiert und arbeiten heute intensiver virtuell zusammen. Dennoch bin ich sicher, dass wir einiges übersahen und es noch effektiver umsetzen könnten. Darum höre ich mich um:

Anm.d.Redaktion: ursprünglich waren alle erwähnten Tools zielgerichtet verlinkt, sodass Sie direkt darauf zugreifen können. Da sich jedoch in kürzester Zeit ein paar der Links auf der Ziel-Webpage geringfügig änderten und wir hier somit tote Links erzeugten, löschten wir alle Verlinkungen hier. Alternativ könnten wir monatlich alle Linsk überprüfen und korrigieren … nur … 😉

Daher: bitte googlen Sie die Tools einfach.

Experten-Interview

Welche Tools sind Ihrer Erfahrung nach besonders geeignet, um virtuelle Zusammenarbeit … auf unterschiedlichen Ebenen … zu fördern?

Und genau um diese „unterschiedlichen Ebenen“ geht es: optische Zusammenarbeit, sozialer Zusammenhalt, Organiation / Projektarbeit, sicherheitstechnische / datenschutz-relevante Notwendigkeiten etc. Ich bin gespannt, worauf ich im Zuge dieses Experten-Interviews stoßen werde, ob mich meine Expertenrunde überrascht … und welche der Tipps bei uns im Office bald auch Realität werden!

Links der HR-Branche HR-Software

Ebene 1

Optische Zusammenarbeit (Zoom, Gather.town, … überraschen sie mich!)

Mag. (FH) Johannes Kreiner (Sage): Beim Thema Remote Collaboration setzen wir auf Microsoft Teams. Dieses System bietet alle Funktionalitäten, die wir für unseren „Way of Working“ und die dahinterliegenden Workstreams brauchen.

Mag. Gregor Gutzelnig (Workflow HR Systems): Wir arbeiten vorrangig mit Microsoft Teams, benutzen darüber hinaus aber die unterschiedlichsten Lösungen, die uns unsere Kunden vorgeben, von Teamviewer, Openscape bis Zoom.

Kurt Beichl (ICUnet Austria):

Microsoft Teams
Zoom
Google Meet
Slack
Teamflow
Miro Board

Robert Wölzl (BDO Consulting): Es gibt hier keine „One fits all“-Lösung. Die Software muss anhand der individuellen Anforderungen und Ziele des Unternehmens ausgewählt werden. Grundsätzlich ist jedoch zu empfehlen, das Tool des bereits in Benutzung befindlichen IT-Ökosystems zu testen, da dieses am besten mit den anderen Programmen interagiert.

Nutzen Sie also Microsoft 365 (Office), könnte bereits Microsoft Teams die beste Lösung sein.
Arbeiten Sie hingegen in Google Workspace, so bietet sich Google Meet
Befinden Sie sich in keinem Ökosystem, so sollten Sie sich unbedingt mit den Bedürfnissen der Anwenderinnen befassen und die Integrationsmöglichkeiten in den bereits genutzten Programmen untersuchen.
Alternative Beispiele: Zoom und GoTo.

Ebene 2

Sozialer Zusammenhalt (gemeinsame online-Escape Rooms, …)

Mag. Gregor Gutzelnig (Workflow HR Systems): Wir arbeiten hier auch mit Teams und haben in den Lock-Down Phasen online Events organisiert und sogar die Weihnachtsfeier virtuell abhalten. Hier kenne ich aber noch kein Tool, dass so viel Spass macht, wie einander real im echten Leben zu treffen!

Robert Wölzl (BDO Consulting): Der persönliche Austausch kommt in der Online-Welt meist etwas zu kurz und viele zwischenmenschliche Informationen gehen verloren. Es gibt daher wichtige Tipps, die für den sozialen Zusammenhalt wichtig sind: Gemeinsame „Spielregeln“ festlegen. z.B. Kamera einschalten; aussprechen lassen (noch wichtiger online, da das Gesprochene schnell untergeht oder überlagert wird); alle aktiv einbinden, z.B. durch gezielte Fragen an die Teammitglieder; „Hand heben“-Funktion nutzen, wenn jemand sprechen möchte; jemand bestimmen, der den Chat beobachtet, damit Fragen nicht verloren gehen und viele weitere Möglichkeiten.

Passende Tools für die virtuelle Zusammenarbeit können dabei sein:

Jegliche, in denen man gut Dinge und Ideen visualisieren kann, wie Miroboard, Padlet oder Stormboard.
Zur gemeinsamen Dokumentenablage bzw. -bearbeitung eignen sich Sharingplattformen gut, wie zum Beispiel Microsoft Teams oder Google Drive.
Für die Auflockerung zwischendurch eignen sich Abfragen über Mentimeter oder Microsoft Forms direkt im Chat von Microsoft Teams.

Wichtig auch hier: das richtige Tool für den richtigen Kontext. Es muss für den Zweck geeignet sein. Also zuerst fragen: „Was ist Ziel und Zweck unseres Tuns, was plane ich zu tun?“, und erst dann: „Welches Tool eignet sich dafür?“ und nicht umgekehrt.

Kurt Beichl (ICUnet Austria): Onlinespiele allgemein

Mag. (FH) Johannes Kreiner (Sage): Hier ist es wichtig, Raum zu schaffen für ungezwungene virtuelle Treffen. Beispielsweise hatten wir während Corona jeden Tag sogenannte „Free Speech“-Sessions via Teams aufgesetzt. In diesen Talks ging es um alles – nur nicht ums Geschäftliche. Alle Mitarbeitenden (quer durch sämtliche Abteilungen und Hierarchien), waren herzlich eingeladen und konnten teilnehmen. Bei Sage DPW war das unser Ersatz für das Gespräch in der Kaffeeküche.

Ebene 3

Organisation, Projektzusammenarbeit, Überblick behalten (Monday, etc)

Kurt Beichl (ICUnet Austria):

Atlassian Jira
Atlassian Confluence
Trello
Click-up
Notion

Mag. (FH) Johannes Kreiner (Sage): Hier ist Miro eines unserer bevorzugten Tools. Unabhängig davon, ob unsere Teams im selben Gebäude oder remote arbeiten: Mit Miro steht uns ein interaktives, intuitiv zu bedienendes Online-Whiteboard zur Verfügung. So können wir mit unseren Teams in Echtzeit oder auch zeitversetz an unseren Projekten arbeiten.

Robert Wölzl (BDO Consulting): Etliche Software-Hersteller haben sich auf diese Art von Programmen spezialisiert. Auch hier lohnt es sich, die Apps des bereits benutzten Ökosystems auszuprobieren.

Microsoft bietet hierfür zum Beispiel One Note, Bookings sowie Planner und Project) an, die Sie vor allem mit Microsoft Power Automate sehr einfach verbinden und Schnittstellen automatisieren kann.
Atlassian bietet hier die Apps Jira, Confluence und Trello an (Links siehe oben].
Jedoch können Sie hier auch versuchen, aus Ökosystemen auszubrechen und Apps von spezialisierteren Herstellern zu verwenden. Zum Beispiel Monday, Asana oder Miro.

Mag. Gregor Gutzelnig (Workflow HR Systems): Wir verwenden unser Tool Personalwolke Project-Time um alle relevanten Projektzeiten aufzuzeichnen und unsere Projekte zu steuern. Außerdem verwenden wir Jira Software um unsere Projekte zu managen, arbeiten mit Trello Boards und setzen Jira Service Desk im Support ein.

Danke

Danke für das Interview und danke für die Links. Dachte ich’s mir doch: da sind einige Links darunter, die ich noch nicht kannte und die ich unbedingt ausprobieren möchte!

All diese Software-Lösungen steigern die Effizienz in der Zusammenarbeit im virtuellen Office. So lange, bis wir an Grenzen stoßen. Wo liegen die Grenzen dieser Tools & wie funktionieren sie besonders gut?

Wo liegen die Grenzen dieser Tools?

Mag. (FH) Johannes Kreiner (Sage): Persönlicher Kontakt ist und bleibt nicht ersetzbar.

Robert Wölzl (BDO Consulting): Momentan wird in der Softwarebranche sehr gerne zwischen zwei Arten von Lösungen unterschieden.

„All-in-One“-Lösungen stellen sich breit auf, um so viele Funktionen wie möglich anzubieten. Ein Beispiel dafür wäre im HR-Bereich SAP SuccessFactors.
„Best-in-Breed“-Lösungen hingegen konzentrieren sich auf wenige spezialisierte Felder und fokussieren sich darauf, in dieser abgegrenzten Sparte, die besten zu sein. Onlyfy spezialisiert sich zum Beispiel lediglich auf einen Bruchteil des von SAP abgedeckten Spektrums, deckt aber spezielle Bedürfnisse (Recruiting-Lösungen) sehr gut ab.

Die Grenzen von All-in-One sind einerseits die hohen Kosten, wie auch die fehlende Spezialisierung in Teilbereichen. Im Gegensatz dazu müssen Best-in-Breed-Lösungen auf Schnittstellen setzen, um in einem ganzheitlichen HR Technology Ansatz entsprechend integriert werden zu können.

Mag. Gregor Gutzelnig (Workflow HR Systems): Kreative Zusammenarbeit oder Termine, die mehrere Stunden dauern, machen wir lieber offline. Außerdem ist gerade in Projektmanagement-Tools wichtig, die Datenqualität sauber zu halten und die notwendigen (agilen) Projektmanagement-Skills zu besitzen.

Wie funktionieren diese Tools besonders gut?

Robert Wölzl (BDO Consulting): Die meisten Unternehmen verwenden nicht nur ein spezielles Tool, sondern viele verschiedene. Die Nutzung unterschiedlicher, durchaus empfehlenswerter Programme, führt jedoch oft zu Ineffizienzen, sofern diese Tools von verschiedenen Herstellern stammen und keine entsprechenden Schnittstellen geschaffen werden. Ohne entsprechende Schnittstellen können die Tools meist nicht direkt kommunizieren und der manuelle Administrationsaufwand steigt stark an. Daten müssen dann mehrfach gepflegt bzw. manuell exportiert und in ein anderes Tool importiert werden. Es ist daher empfehlenswert, schon bei der Anschaffung auf eine ausreichende Schnittstellenkompatibilität zu achten und von Beginn an HR-IT Expertinnen einzubinden. Am besten funktionieren diese Tools aber immer noch, wenn sie in eine harmonierende Software-Infrastruktur eingebettet sind. Aus diesem Grund sind die Ökosysteme von Microsoft oder Google so erfolgreich. Es gibt aber auch Anbieter, die mit einer Vielzahl an Schnittstellen zu Drittprogrammen punkten können, wie z.B. Monday.

Mag. Gregor Gutzelnig (Workflow HR Systems): Wenn es eine breite Akzeptanz im Team gibt und alle Beteiligten den Nutzen des Tools „spüren“.

Mag. (FH) Johannes Kreiner (Sage): Tools wie Microsoft Teams funktionieren nur dann gut, wenn es für ihre Nutzung bestimmte Regeln gibt. Zum Beispiel: Konkrete Zeitfenster, in denen Anfragen via Chat oder Teams-Nachricht beantwortet werden sollten. Oder: Kamera an bei Meetings. Oder: Wann ist die Stummschaltung des Mikrofons gefordert und wann nicht?
Diese Tools sind in ihrer Anwendung kein Selbstläufer, sondern Unternehmen sollten sich vorher genau überlegen, WIE sie sie nutzen möchten.