HR-Software & der anhaltende Trend in die Cloud & gesunde Skepsis

26Jul2023

10 min

HR-Know-how aus der Praxis für die Praxis

Wer die Daten immer und überall verfügbar haben möchte, arbeitet am besten mit einer Cloud. Daher auch der anhaltende Trend in Richtung: arbeiten mit & in einer Cloud. Dennoch: worin liegen die Vor- und Nachteile und wie könnten die ersten Schritte aussehen, wenn man – bzgl. HR-Software – auch zu den Cloud-Usern zählen möchte.

Vorwarnung: dieses Interview ist etwas lang geraten. Ich hätte es auch kürzen oder teilen können. Oder aber ich belasse es exakt so wie es ist und gebe Ihnen einfach die Möglichkeit, in jene Tiefe zu lesen, die Sie für sich benötigen. Dafür gibt’s ja schließlich die Fragen-Übersicht!

Links der HR-Branche HR-Software

Die Kunden-Seite von Cloud-Lösungen

Wie viel % Ihrer Kunden arbeiten bereits mit Cloud-Lösungen?

Mag. Gregor Gutzelnig (Workflow HR Systems): Mittlerweile nutzen rund 70% unserer Kunden unsere Cloud-basierte HR-Software Personalwolke.at. In den letzten drei Jahren war der Zuwachs an Neukunden in diesem Bereich besonders stark. 90% Neukunden haben sich für die Cloud-Version entschieden. Wenn wir auf das aktuelle Geschäftsjahr blicken, bleibt es ganz klar bei diesem Trend. Trotz des starken Zuwachses im Bereich unserer Cloud Neukunden, schränken wir unsere On-Premises Software aber nicht ein oder zwingen unsere Kunden in das Software as a Service Modell. Wir sehen das zu Beginn eines Neukundengesprächs neutral und versuchen dann gemeinsam eine passende Lösung zu finden.

Kurt Beichl (ICUnet Austria): Neukunden praktisch zu 100 Prozent. Aus dem Alltag unserer Kunden sind Cloud-Lösungen nicht mehr wegzudenken. Seien es allgemein bekannte Plattformen wie MS Office 365, SalesForce oder auch spezialisierte Services, wie sie ICUnet Kunden anbietet. Software as a Service (SaaS) ist wohl das bekannteste Cloud-Deployment-Modell (Bereitstellungsmodell), das von den größten Softwarehäusern der Welt und deren Kunden mehr und mehr forciert wird. Im SaaS-Modell wird – wie der Name schon sagt – die Applikation als Service bereitgestellt.

Mag. (FH) Johannes Kreiner (Sage): Rund 50 Prozent unserer Kunden arbeiten bereits mit der Cloud-basierten Variante von Sage DPW. Und: wir sehen eine starke Tendenz, dass der Anteil der Cloud-Kunden in den kommenden Monaten weiter spürbar zunehmen wird.

Weshalb sind Cloud-Lösungen so beliebt?

Robert Wölzl (BDO Consulting): Robert Wölzl (BDO Consulting): Cloud-Lösungen bieten einen raschen und unkomplizierten Zugang zu einer Vielzahl an IT-Leistungen und Applikationen. Getrieben durch Innovationen, den generellen Fortschritt, aber auch auf die allgemein wahrnehmbare Beschleunigung müssen Unternehmen zusehends rasch reagieren, um ihr Business und ihre Geschäftsprozesse entsprechend anzupassen. Dadurch wird eine flexible IT benötigt, um das Unternehmen bestmöglich zu unterstützen.

Mag. (FH) Johannes Kreiner (Sage): Die Vorteile von Cloud-Lösungen sind die Themen Verfügbarkeit, Sicherheit, System-Stabilität und Kosten. Cloud-basierte IT-Lösungen sind, ermöglicht durch das Hosting in einem externen Rechenzentrum, via App oder Browser jederzeit und von wo auch immer aus verfügbar. Das heißt, sämtliche Daten stehen immer zur Bearbeitung bereit. Damit dies aber auch störungsfrei gelingt, sollte im Vorfeld sichergestellt sein, dass saubere, konsistente und vor allem einheitliche und konsolidierte Datenbankstrukturen vorhanden sind.

Kurt Beichl (ICUnet Austria): Neben der unmittelbaren Verfügbarkeit liegen die Vorteile von SaaS Lösungen in der einfachen Anpassbarkeit an den Kunden (Integration Kundenlogo, Farbgebung) und hoher Transparenz. Je nach Rollen und Rechten erhalten Anwender nahe Echtzeit einen Überblick über Prozesse, Kosten und alle involvierten Personen wie z.B. HR-Mitarbeitende, Assignees, Relocation Manager, etc.

Pros & Cons

Worin liegen die weiteren Vorteile?

Mag.(FH) Johannes Kreiner (Sage):

Durch regelmäßige Updates, die herstellerseitig automatisiert in das Rechenzentrum eingespielt werden, wird sichergestellt, dass das System des Users immer auf dem aktuellsten Stand der Technik und – konkret auf Sage DPW bezogen – der Gesetzgebung ist.

Robert Wölzl (BDO Consulting):

Die Kosteneffizienz ist ein dauerpräsentes Thema. Durch die Nutzung von Cloud-Lösungen lässt sich der IT-Administrationsaufwand stark reduzieren. Die Kosten für den Aufbau und Betrieb einer eigenen IT-Infrastruktur sinken. Gleichzeitig lassen sich gewisse Funktionalitäten, wie die simultane Zusammenarbeit viel einfacher über Cloud-Lösungen bewerkstelligen.
Cloud-Anbieter investieren häufig in fortschrittliche Sicherheitstechnologien, um eine hohe Datensicherheit zu gewährleisten.

Mag. Gregor Gutzelnig (Workflow HR Systems):

Flexibilität: Cloud HR Software ermöglicht es Unternehmen, von überall auf die Daten zuzugreifen und auf einfache Weise zu verwalten, ohne dass lokale Server oder IT-Infrastruktur erforderlich sind.
Kostenersparnis: Die Verwendung einer Cloud-basierten HR Software kann die Kosten für Hardware, IT-Management, Wartung und Upgrades reduzieren.
Effizienz: Die Automatisierung von HR-Aufgaben wie Zeit- und Anwesenheitsmanagement, Reisekostenabrechnung und Mitarbeiterverwaltung kann die Effizienz und Produktivität des HR-Teams verbessern.
Verbesserte Datenanalyse: Unsere Cloud HR Software Personalwolke ermöglicht es Unternehmen, Daten zu sammeln, zu analysieren und zu nutzen, um bessere Entscheidungen in Bezug auf Personalmanagement und -strategie zu treffen.

Worin liegen die Nachteile von Cloud-Lösungen?

Mag.(FH) Johannes Kreiner (Sage):

Vorbehalte gegenüber Cloud-basierten Lösungen gibt es aus unserer Sicht nicht. Ganz im Gegenteil: Die hier aufgeführten Argumente dafür sollten eigentlich für sich sprechen.
Gregor Gutzelnig (Workflow HR Systems): Datenschutz und Sicherheit: Die Speicherung von HR-Daten in der Cloud kann Sicherheitsrisiken mit sich bringen, wie zum Beispiel die Möglichkeit eines Datenschutzverstoßes. Aus diesem Grund stehen unsere Server in einem zertifizierten Rechenzentrum in Österreich. Außerdem werden regelmäßig Sicherheitsaudits durchgeführt.
Benutzerakzeptanz: Mitarbeiter, die nicht mit Cloud-Software vertraut sind, müssen möglicherweise geschult werden, um die neue HR-Software nutzen zu können.
Datenintegration: Unternehmen, die bereits eine interne HR-Software verwenden, müssen möglicherweise ihre Daten in die Cloud-basierte HR-Software migrieren, was zusätzliche Kosten und Herausforderungen mit sich bringen kann. Personalwolke bietet hier ein flexibles Connector-Framework und bereits vorgefertigte Schnittstellen zu Systemen wie BMD, Sage DPW, SAP & Co.

Kurt Beichl (ICUnet Austria):

Cloudbasierte On-Demand-Lösungen sind wie jedes andere Deployment heute mit Risiken, insbesondere mit Cyber-/Sicherheitsrisiken verbunden. Diese Risiken können nirgends ausgeschlossen, sondern mittels guten Riskmanagements und entsprechenden Maßnahmen lediglich minimiert werden. Daher wird IND® in einem hochsicheren Rechenzentrum in Deutschland und unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards redundant und damit ausfallsicher, betrieben.

Robert Wölzl (BDO Consulting):

Ein potenziell negativer Vorbehalt, der durchaus gut begründet sein kann, ist die an den Bereitsteller abgegebene Kontrolle über die genutzte Infrastruktur und die Abhängigkeit, die gegenüber den Herstellern entsteht. Auch wenn Cloud-Lösungshersteller immer mehr in Datensicherheit investieren, ist diese aus Kundensicht schwierig kontrollierbar und lediglich begrenzt über Verträge absicherbar. Wollen Sie also die volle Kontrolle behalten, könnte es besser sein, in eigene Server zu investieren.

Stichwort Flexibilität

Mag. (FH) Johannes Kreiner (Sage): Planungssicherheit bei den Kosten ist auch ein wichtiges Thema und ein Vorteil von Software aus der Cloud: Kunden bezahlen mittels Software-Abo nur die benötigte Anzahl von Usern und auch nur jene Funktionen, die sie tatsächlich nutzen. Ändert sich der Stand bei den Mitarbeitenden zum Beispiel, können sie einfach aufstocken oder reduzieren; dasselbe gilt für die Module, die sie nutzen. Diese Flexibilität optimiert die Kosten.

Robert Wölzl (BDO Consulting): Ein weiterer essenzieller Punkt ist die Skalierbarkeit und Größenflexibilität von Cloud-Systemen. Dies ist vor allem für Unternehmen spannend, bei denen Langzeitplanung schwierig ist. Bei Cloud-Produkten ist es relativ einfach, innerhalb kürzester Zeit die Leistungslieferung zu vervielfachen oder auch stark zu reduzieren. Meist basieren die Kosten direkt auf der Nutzungsmenge, seien es Kosten pro Benutzerinnen und Benutzer oder Kosten pro Rechenleistungseinheiten. Zusammenfassend kann sich das Unternehmen besser auf das eigene Kerngeschäft konzentrieren und dabei Wettbewerbsvorteile realisieren. Die IT-Landschaft ist flexibler, kostengünstiger und kann die Bedürfnisse des Business rascher umsetzen.

Sinnvolle erste Schritte

Mag. Gregor Gutzelnig (Workflow HR Systems): Überprüfen Sie die HR-Prozesse und -Anforderungen Ihres Unternehmens, um festzustellen, welche Funktionen die Cloud HR Software benötigt. Gehen Sie mit einem offenen Mindset an diese Sache heran und versuchen Sie nicht den bestehenden Weg 1:1 im neuen System abzubilden.

Vergleichen Sie verschiedene Cloud HR Software-Anbieter, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis und die beste Passform für Ihr Unternehmen zu finden. Wir empfehlen hier wirklich ins Detail zu gehen, damit Sie sicherstellen, dass alle Anforderungen abgedeckt werden können.

Erstellen Sie einen Implementierungsplan und stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Schritte wie Datenmigration, Schulung und Integration mit anderen Systemen berücksichtigt werden.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Cloud HR Software und stellen Sie sicher, dass sie in der Lage sind, ihre Aufgaben effektiv auszuführen. Dieser Schritt ist besonders wichtig, da zB mit der Personalwolke jeder Mitarbeiter in Berührung kommt und sich seinen digitalen Lohn- bzw. Gehaltszettel herunterladen kann oder Urlaub beantragen kann.

Welche zusätzlichen Tipps möchten Sie hinzufügen?

Mag. (FH) Johannes Kreiner (Sage): Wer seine Daten und Systeme in die Cloud heben möchte, sollte auch unbedingt mit einem professionellen Hosting-Provider zusammenarbeiten, dessen Rechenzentren höchsten Sicherheitsstandards entsprechen. Sage DPW setzt beispielsweise auf das Raiffeisen Rechenzentrum in Österreich. Die Sicherheitsstandards, die dort vorherrschen, können Unternehmen aus eigener Kraft und vor allem kosteneffizient in hauseigenen Rechenzentren nur schwer erreichen.

Kurt Beichl (ICUnet Austria): Nur wenn die Akzeptanz der Anwender hoch ist, kann auch tatsächlich der angestrebte Gewinn aus effizienterer Prozessabwicklung durch den angepassten Workflow lukriert werden. Das wiederum führt zu Risikominimierung, Kosteneinsparung und nachhaltiger Motivation bei den Mitarbeitenden.

Robert Wölzl (BDO Consulting): Weitere Punkte, die beachtet werden sollten, sind die Stabilität der Internetverbindung und die Anpassung der eigenen Prozesse an die Software. Da Cloud-Software meist auf fremden Servern läuft, ist eine stabile Internetverbindung essenziell. Im Weiteren werden Cloud-Lösungen gewöhnlicherweise weniger an die individuellen Bedürfnisse des Kunden angepasst.
In der Überlegung, ob eine Cloud-Lösung gewählt werden soll, ist im ersten Schritt eine Ist-Analyse der eigenen Infrastruktur in Bezug auf die Aspekte Software, Prozesse sowie auch Datenflüsse und Schnittstellen sinnvoll. So können konkrete Anforderungen an die potenzielle neue IT-Lösung definiert werden.

Mag. Gregor Gutzelnig (Workflow HR Systems): Know-how: Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie einen zuverlässigen Anbieter auswählen, der die österreichischen gesetzlichen Rahmenbedingungen abdecken kann und hier auch das notwendige Know-how besitzt. Es wird sonst mühsam einem Anbieter oder Berater, der keine Kenntnisse über die österreichischen Gegebenheiten besitzt, alles zu erklären und es dann im System umzusetzen.

Nicht alle schreien „juchu!“ wenn es darum geht, Cloud-Lösungen für die HR-Software einzuführen und umzusetzen. Worin liegt die Skepsis begründet UND für wen ist eine Cloud-Lösung schlichtweg die falsche Option?

Argumente gegen Skepsis

Was ist das beste Argument für Unternehmen, die noch skeptisch sind?

Robert Wölzl (BDO Consulting): Das beste Argument ist die höhere Kosteneffizienz und einfache Skalierbarkeit. Es müssen keine teuren Hardware-Infrastrukturen und IT-Ressourcen aufgebaut und gepflegt werden. Sowohl Updateroutinen als auch das Freischalten zusätzlicher Benutzer sind einfach und sicher zu implementieren bzw. anzupassen.

Kurt Beichl (ICUnet Austria): Das beste Argument, um skeptische Unternehmen zu überzeugen, ist eine belastbare, positive Reputation am Markt. Diese erreichen wir einerseits durch prüfbare Beurteilungskriterien von Qualitätsmerkmalen. Andererseits stellen Referenzen und konkrete Erfahrungsberichte namhafter, großer und kleiner Kunden einen Schlüssel zum Vertrauensaufbau dar.
Wir empfehlen insbesondere diese Punkte ganz genau zu prüfen: Anbieterverlässlichkeit, Umgang mit Daten nach Vertragsende (Datenrückgabe), Datensicherheit, Datenschutz.

Mag. Gregor Gutzelnig (Workflow HR Systems): Manche Unternehmen haben aufgrund des Datenschutzes bedenken, aber gerade hier sehe ich auch ein sehr großes Argument: Als Cloud-Anbieter, der unter anderem auch Unternehmen aus dem Finanzsektor serviciert, müssen wir sehr hohen Sicherheitsstandard genügen und unsere Server werden in einem sicheren Rechenzentrum in Österreich betrieben. Wenn man den selben Aufwand, wie wir als mittelständisches Unternehmen betreiben würde, um so das bestehende HR-Software System zu betreiben, wie wir es machen, würde es ein Vielfaches kosten. Wir bringen somit Sicherheitsstandards der Großkunden zu einem für den Mittelstand verträglichen Preis.

Mag. (FH) Johannes Kreiner (Sage): Unsere Kernargumente gegenüber Kunden, die hinsichtlich Cloud noch skeptisch sind, sind zum einen das Thema Sicherheit: Wir hosten die Cloud-Umgebung für unsere Kunden im ISO 27001 und ISAE 3402 zertifizierten Raiffeisen Rechenzentrum in Österreich. Zum anderen ist die Verfügbarkeit des Systems ein schlagendes Argument: Egal ob im Büro, im Home-Office oder unterwegs: die User haben immer und überall Zugriff auf Informationen und können mit den Programmen arbeiten. Darüber hinaus profitieren Cloud-basierte IT-Lösungen auch im Blick auf ihre technologischen Möglichkeiten und Funktionalitäten von der Wolke, da viele Anwendungen und Integrationen, etwa aus den Bereichen Internet of Things, Künstliche Intelligenz oder Machine Learning, selbst auch nur über die Cloud zur Verfügung gestellt werden können.

Für wen sind Cloud-Lösungen NICHT der richtige Weg?

Robert Wölzl (BDO Consulting): Für Branchen oder Unternehmen mit überdurchschnittlich hohen Anforderungen an Compliance und Datensicherheit. Auch wenn Cloud-Hersteller immer mehr auf Sicherheit und Datenschutz achten, so kann es in manchen Fällen sinnvoll sein, die volle Kontrolle über die eigene IT zu behalten. Beispiele dafür wären Unternehmen im Gesundheitswesen sowie Regierungen.
Auch spezielle, individuelle Anforderungen an die Funktionalität der Lösungen könnten Gründe sein, sich nicht für Cloud-Lösungen zu entscheiden. Maßgeschneiderte Softwarelösungen sind jedoch stets mit deutlich höheren Kosten verbunden.

Mag. (FH) Johannes Kreiner (Sage): Grundsätzlich sind Cloud-Lösungen für alle Branchen und jegliche Betriebsgröße geeignet. Unsere Hauptzielgruppe ist der gehobene Mittelstand. Einer der wenigen Faktoren – oder vielleicht sogar der einzige – die gegen die Verwendung einer Cloud-basierten IT-Lösung sprechen – wäre, wenn es für bestimmte Unternehmensarten, Branchen, Behörden oder Abteilungen gesetzliche Regularien gäbe, die etwa vorsehen, dass Daten zwingend in-house bleiben müssen und nicht in einem externen Rechenzentrum gehostet werden dürfen.

Mag. Gregor Gutzelnig (Workflow HR Systems): Das kann jedes Unternehmen für sich selbst entscheiden, ob die Cloud-Lösung der richtig Weg ist oder nicht. Wir können das Potential aufzeigen und Vor- bzw. Nachteile von Cloud und On-Premise aufzeigen. Am Ende des Tages trifft das Unternehmen selbst die Entscheidung. Die letzten zwei Jahre haben auf jeden Fall gezeigt, dass viele der davor unüberwindbaren Hindernisse heute kein Thema mehr sind.
Bei unseren größten Kunden mit mehreren tausend Mitarbeitenden laufen derzeit noch On-Premise Lösungen. Vielfach weil die Integration in die Systemlandschaft besonders tief ist oder sehr spezielle Anforderungen umgesetzt werden mussten. Außerdem hat diese Kundenschicht den Vorteil, über eine bestehende und sehr moderne IT-Infrastruktur zu verfügen und diese auch sehr sicher betreiben zu können.

HR-Software & der anhaltende Trend in die Cloud & gesunde Skepsis