Eine effiziente Personaleinsatzplanung ist das A und O, wenn es um schnelle und reibungslose Prozesse innerhalb eines Unternehmens geht. Doch schon seit längerer Zeit gibt es hierfür deutlich effektivere Methoden als die herkömmliche Excel-Tabelle: Mit einer Personalplanungs-Software können Unternehmen jederzeit den Überblick über ihre Ressourcenplanung und -auslastung behalten und so Zeit und Kosten sparen, optimale Serviceprozesse ermöglichen und schlussendlich auch die Kundenzufriedenheit verbessern.
Dieser Artikel zeigt, welche Vorteile die digitale Dienstplanerstellung für Unternehmen mit sich bringt und wieso es sich lohnt, auf diese Art der effizienten Einsatzplanung umzustellen.
Die digitale Personaleinsatzplanungs-Software – wofür wird sie benötigt?
Die Personaleinsatzplanung ist ein wichtiger Aspekt im Unternehmensalltag und sorgt dafür, dass Mitarbeiter und Ressourcen so effizient wie nur möglich geplant werden. Mit einer Personaleinsatzplanungs-Software wird es Unternehmen ermöglicht, zu jeder Zeit ausreichend Arbeitskräfte mit den erforderlichen Qualifikationen am richtigen Ort einzusetzen – auch, wenn sich der Personalbedarf kurzfristig ändert.
Eine digitale Lösung, beispielsweise die Personaleinsatzplanung-Software von Papershift, erleichtert die Planung des Personaleinsatzes durch die automatisierte Erstellung des Schichtplans – und das unter Berücksichtigung von Einsatz- und Urlaubszeiten. Zudem unterstützt die Software auch bei der Erstellung von individuellen Dienstplänen für die Mitarbeitenden, sodass jedes Teammitglied stets über den aktuellen Stand der eigenen Dienstzeiten informiert ist.
Die wichtigsten Vorteile für digitale Personaleinsatzplanung
Jeder, der sich schon einmal damit befasst hat, weiß: Die Erarbeitung und Verwaltung von Schichtplänen ist zeitaufwendig und anspruchsvoll. Es müssen zahlreiche Aspekte berücksichtigt werden, darunter betriebsinterne Vereinbarungen, individuelle Wünsche der Mitarbeiter und auch gesetzliche Vorschriften.
Automatisierung
Die manuelle Schichtplanung ist sehr fehleranfällig, da dabei viele Faktoren berücksichtigt werden müssen und der Plan jederzeit flexibel angepasst werden muss. Eine Personalplanungs-Software vermeidet solche Fehler durch automatisierte Prozesse: Planänderungen werden sofort sichtbar, die Software erkennt Kollisionen und warnt vor Mehrfachzuweisungen oder unzulässigen Schichtzuweisungen aufgrund von Urlaub oder Krankheit.
Flexibilisierung
Um die Verfügbarkeit eines jeden Mitarbeiters in Erfahrung zu bringen, sind bei der manuellen Dienstplanerstellung oft mehrere Telefonate und E-Mails erforderlich. Eine digitale Lösung ermöglicht hier eine flexible und schnelle Reaktion durch kurze und unkomplizierte Kommunikationswege.
Kostenoptimierung
Eine Personaleinsatzplanung Software ermöglicht eine effektive Planung und Überwachung der Personalressourcen innerhalb des Unternehmens. Dies reduziert den Planungsaufwand, spart Zeit und steigert die Effektivität – vor allem werden dadurch jedoch auch Kosten gespart. Durch den umfassenden Überblick über den Personalbedarf stellt die Software auch sicher, dass keine Engpässe entstehen und die Unternehmensprozesse so jederzeit maximal produktiv und ohne Verzögerungen ablaufen können.
Mitarbeiterzufriedenheit
Durch eine Personaleinsatzplanungs-Software lässt sich die Mitarbeiterzufriedenheit enorm steigern. Mitarbeiter können ihre Stunden online erfassen und profitieren damit auch von einem besseren Überblick über ihre Arbeitszeiten. Zudem werden Teammitglieder nicht nur in den Planungsprozess einbezogen, sondern haben auch die Möglichkeit, stets den aktuellen Dienstplan online einzusehen und sich für Schichten einzutragen. Das fördert die Selbstbestimmung und Zufriedenheit der Mitarbeiter und kann zur Reduktion von Konflikten beitragen.
Datenschutz- und Arbeitsrechtkonformität
Eine Personaleinsatzplanungs-Software erfüllt von Vornherein alle Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und ermöglicht Mitarbeitenden den Zugriff auf ihren Dienstplan, ohne die Daten anderer einzusehen. Durch eine Rechteverwaltung behält der Arbeitgeber zudem genau die Kontrolle darüber, was jeder Mitarbeitende sehen kann.
Auch die digitale Erfassung von Arbeitszeiten hat Vorteile: Sie gewährleistet, dass Pausen- und Ruhezeiten eingehalten werden, und warnt bei Unterschreitung der gesetzlichen Vorgaben.
Titelbild: Foto von Alex Kotliarskyi auf Unsplash
Personaleinsatzplanung-Software: Diese Vorteile bietet die digitale Dienstplanerstellung
Gast-Autorin
Jula Kiene, eine Gastautorin aus Heidelberg, ist leidenschaftliche Texterin, Bücherwurm und hat einen akademischen Abschluss in Soziologie. Mit ihrem Hintergrundwissen und ihrer Liebe zur Literatur bringt sie frische Einsichten in ihre schriftlichen Beiträge.
