Integritätsprüfungen unterstützen Firmen dabei, Risiken im Personalmanagement frühzeitig zu erkennen und zu minimieren.
Mit maßgeschneiderten Background-Checks und innovativen Technologien können fundiertere Personalentscheidungen getroffen und ein effektives Human Risk Management etabliert werden. Im Interview mit Reto Marti (Validato) erfahren wir, weshalb Integritätsprüfungen in der modernen Arbeitswelt unverzichtbar sind.
Interview-Partner
Reto Marti ist Mitgründer, Miteigentümer und COO von Validato. Seit Beginn ist er unter anderem für die Abläufe und die Qualität der Validierungen verantwortlich und ab diesem Jahr auch für den Markteintritt in Österreich. Als gebürtiger Schweizer, der seit über 10 Jahren in Mitteleuropa lebt, kann er seine internationale Erfahrung und sein Netzwerk effektiv nutzen, um Validato in verschiedenen Märkten zu positionieren.
Neugierig gefragt
Wer / was ist Validato?
Validato ist ein technologisch führender Schweizer Anbieter, der sich auf Human Risk Management und die Integritätsprüfung von zukünftigen oder aktuellen Mitarbeitenden spezialisiert hat, neudeutsch auch Background Checks oder Employment Screening genannt. Eine Integritätsprüfung bildet einen zentralen Bestandteil eines jeden Human Risk Management Frameworks und dient der Risikominimierung. Da jedes Unternehmen und jede Behörde leicht andere Bedürfnisse haben, gibt es nicht eine richtige Integritätsprüfung. Vielmehr ist es erforderlich, maßgeschneiderte Prüfpakete in Bezug auf die Prüfpunkte und die Prüftiefen einzusetzen.
Das von Validato entwickelte und verwendete Tool zeichnet sich nicht nur durch eine die große Flexibilität in Bezug auf die Prüfpakete aus, sondern vor allem auch durch die hohe Effizienz und Benutzerfreundlichkeit. Das Tool reduziert dadurch den Arbeitsaufwand für die Unternehmen signifikant und ist gleichzeitig darauf ausgelegt, ein positives Erlebnis für die zu prüfende Person zu schaffen.
Wen prüft Validato?
Wir prüfen für unsere Kunden sowohl zukünftige Mitarbeitende (auch Pre-Employment Screening genannt) als auch bei kritischen Rollen oder Geschäftsfeldern aktuelle Mitarbeitende in periodischen Abständen (In-Emplyoment Screening). Vermehrt prüfen wir auch die Mitarbeitenden von externen Dienstleistern, welche bei unseren Kunden zum Einsatz kommen.
Was bedeutet Human Risk Management und wie kann Validato bei der Einführung helfen?
Human Risk Management ist ein zentraler Bestandteil des Risikomanagement-Frameworks eines Unternehmens oder einer Behörde. Es konzentriert sich auf die Risiken, die durch menschliches Verhalten oder Entscheidungen entstehen können, und darauf, wie sich diese Risiken minimieren lassen. Zu den Risiken gehören potenzielle Bedrohungen wie etwa unethisches Verhalten, Sicherheitsverletzungen oder Interessenkonflikte. Neben technischen Maßnahmen spielt die Überprüfung von Informationen über aktuelle oder potenzielle Mitarbeitende eine entscheidende Rolle bei der Risikominderung.
Validato kann Unternehmen und Behörden mit seiner Expertise im Bereich der Integritätsprüfungen bei der Einführung eines effektiven Human Risk Management Frameworks unterstützen. Dieses Framework bildet die Grundlage für maßgeschneiderte Prüfpakete, die gezielt auf aktuelle und zukünftige Mitarbeitende abgestimmt werden können. So wird gewährleistet, dass potenzielle Risiken frühzeitig erkannt und geeignete Maßnahmen ergriffen werden, um diese zu minimieren.
Was kann ich mir unter Integritäts- und Background-Checks vorstellen?
Integritäts- und Background-Checks dienen dazu, relevante Aspekte aktueller oder zukünftiger Mitarbeitenden zu überprüfen, um deren Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit zu bewerten. Diese Überprüfungen basieren in der Regel auf einer Selbstdeklaration der überprüften Person und den zur Verfügung gestellten Unterlagen (wie Lebenslauf, Diplome, etc.). Die entsprechenden Angaben werden anschließend durch uns überprüft. Hierbei können je nach Prüfumfang auch öffentlich zugängliche Informationen analysiert werden.
Die Prüfungen umfassen typischerweise die Überprüfung strafrechtlicher Verurteilungen, laufender Verfahren, beruflicher und akademischer Qualifikationen sowie die Validierung der Berufserfahrung. Zusätzlich können finanzielle Bonitätsprüfungen sowie Abgleiche mit internationalen Sanktionslisten und globale Medienrecherchen durchgeführt werden, um potenzielle Reputationsrisiken zu identifizieren. Im Rahmen von OSINT-Recherchen (Open Source Intelligence) werden öffentlich zugängliche Informationen im Internet und soziale Medien analysiert, um ein vollständigeres Bild der Person zu erhalten. Ebenso werden mögliche Interessenkonflikte und die Gültigkeit von Aufenthalts- und Arbeitsbewilligungen geprüft.
Am Ende des Prozesses wird ein detaillierter Bericht erstellt, der nicht nur die Ergebnisse der Prüfung und die entsprechenden Dokumente beinhaltet, sondern auch eine nachvollziehbare Dokumentation (auch Audit Trail genannt) aufweist, der alle vorgenommenen Schritte und Prüfungen dokumentiert. So erhalten Unternehmen eine transparente Entscheidungsgrundlage, was fundierte Personalentscheidungen ermöglicht.
Wie vertragen sich Integritätschecks mit der DSGVO?
Für Validato ist die Einhaltung der DSGVO zusammen mit der Datensicherheit von größter Bedeutung, um den Schutz der Privatsphäre und die Rechte der überprüften Personen zu gewährleisten. Integritätschecks lassen sich vollständig mit den Anforderungen der DSGVO vereinbaren, da unsere Prozesse datenschutzkonform ausgestaltet sind.
Eine ausdrückliche Einwilligung der zu überprüfenden Person ist nach der DSGVO immer erforderlich, bevor personenbezogene Daten im Rahmen eines Integritätschecks bearbeitet werden. Validato stellt sicher, dass diese Einwilligung vor Beginn der Prüfung eingeholt wird und die betroffene Person umfassend über den Zweck, den Umfang und die Nutzung ihrer Daten informiert ist.
Zusätzlich ist das Tool von Validato so konzipiert, dass die Daten der überprüften Personen nur für den notwendigen Zeitraum gespeichert werden. Nach Abschluss des Integritätschecks und Ablauf der erforderlichen Aufbewahrungsfrist werden die Daten vollständig und unwiderruflich gelöscht. Dies garantiert, dass keine unnötigen Daten gespeichert bleiben und der Datenschutz gewährleistet ist.
Um höchsten Datenschutzstandards gerecht zu werden, verfügt Validato zudem über eine ISO 27001-Zertifizierung. Diese internationale Norm bestätigt, dass unsere Informationssicherheitsprozesse den strengsten Anforderungen entsprechen und somit höchste Datensicherheit gewährleistet ist.
Wie bindet man Validato in die Betriebsökonomie ein (HR Systemintegration, Schnittstellen etc.)?
Validato lässt sich problemlos und ohne umfangreiche Prozessanpassungen in die Betriebsökonomie unserer Kunden integrieren. Unser Tool ist einfach und intuitiv gestaltet, sodass Nutzer jederzeit den Status der durchgeführten Integritätsprüfungen einsehen können. Zudem ermöglicht die Software eine unkomplizierte Integration in bestehende HR-Systeme, was die Effizienz der Abläufe erhöht und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand weiter minimiert. Durch diese einfache Handhabung können Unternehmen ihre Screening-Prozesse optimieren und dabei höchste Sicherheits- und Compliance-Standards gewährleisten.
Was ist das Besondere an Validato?
Das Besondere an Validato ist die einzigartige Kombination aus Zuverlässigkeit, Benutzerfreundlichkeit und Anpassungsfähigkeit. Wir nutzen moderne Technologien, um effiziente, schnelle und präzise Integritätsprüfungen durchzuführen, während wir gleichzeitig auf persönliche Betreuung setzen.
Ein zentraler Aspekt ist für uns auch das positive Erlebnis der zu prüfenden Personen, da wir glauben, dass dies für eine erfolgreiche Prüfung und die Akzeptanz solcher Prüfungen entscheidend ist. Diese Balance zwischen elektronischer Plattform und menschlicher Unterstützung macht Validato zu einem idealen Partner im Bereich Integritätsprüfung.
Auswirkung auf Unternehmen
Wie unterstützen Integritätschecks die Arbeit der HR-Abteilungen?
Integritätschecks spielen eine entscheidende Rolle, um HR-Abteilungen dabei zu unterstützen, fundierte und sichere Personalentscheidungen zu treffen. Einer der größten Vorteile ist die Risikominimierung: Durch Integritätsprüfungen wird sichergestellt, dass die überprüften Personen keine fragwürdigen Hintergründe oder Verhaltensweisen aufweisen, die das Unternehmen gefährden könnten.
Darüber hinaus dienen Integritätschecks dazu, rechtliche und regulatorische Vorgaben einzuhalten, was besonders in stark regulierten Branchen von großer Bedeutung ist. Ein professionelles Human Risk Management fördert auch eine positive Unternehmenskultur, da man bestrebt ist, „faule Äpfel“ frühzeitig auszusortieren. Dies reduziert nicht nur das Risiko von Fehlverhalten, sondern hat in der Tendenz auch einen positiven Effekt auf die Unternehmenskultur.
Wie unterstützen Integritätschecks die Compliance- und Risk-Management-Abteilungen?
Integritätschecks sind für Compliance- und Risk-Management-Abteilungen unerlässlich, da sie potenzielle Risiken frühzeitig erkennen und minimieren. Durch die umfassende Überprüfung von Aspekten wie strafrechtlichen Verurteilungen, finanziellen Instabilitäten und negativen Medienberichten können Probleme proaktiv identifiziert und vermieden werden.
Darüber hinaus tragen Integritätschecks zum Schutz des Unternehmensrufs bei, indem sie das Risiko minimieren, dass Personen mit problematischen Hintergründen eingestellt werden. Auch werden dadurch die Erwartungshaltungen von den diversen Stakeholdern eines Unternehmens oder einer Behörde adressiert. Im Ergebnis führen adäquate Integritätsprüfungen zu einer Reduktion der Rechts-, Sicherheits-, Finanz- und Reputationsrisiken, was Teil eines effektiven Risikomanagement ist.
Hintergrund beleuchtet
Wie lange gibt es Validato bereits (& in welchen Ländern)?
Die Validato AG wurde im Jahr 2020 in der Schweiz gegründet, gefolgt von der Gründung der Tochtergesellschaft in der Slowakei im selben Jahr. Wir sind derzeit in der DACH-Region sowie in Polen, der Slowakei und Luxemburg tätig. Bezüglich unserer Überprüfungen kennen wir jedoch keine Grenzen und bieten unsere Dienstleistungen weltweit an.
Was war erfolgsentscheidend?
Aus unserer Sicht waren bzw. sind zwei Aspekte erfolgsentscheidend. Einerseits das entwickelte und eingesetzte Tool und andererseits der Fokus auf ein positives Benutzererlebnis, d.h. sowohl für die Anwender als auch für die überprüften Personen. Wenngleich ein Tool zum Einsatz kommt, legen wir großen Wert darauf, dass die Anwender und die zu überprüfenden Personen während des gesamten Prozesses immer eine persönliche Ansprechperson bei Validato haben. Diese persönliche Betreuung stellt sicher, dass alle Fragen geklärt werden, sich die zu überprüfenden Personen gut unterstützt fühlen und eine effiziente und präzise Integritätsprüfung durchgeführt werden kann.
Was überrascht Sie in Ihrer Tätigkeit immer noch?
In unserer Tätigkeit im Bereich Background Checks überrascht uns immer wieder die große Bandbreite an Ansätzen, die man in diesem Bereich bei den Unternehmen feststellen kann. Einige Unternehmen führen lediglich minimale Prüfungen durch – wenn überhaupt –, während andere bereits ein ausgereiftes Human Risk Management implementiert haben, wo maßgeschneiderte Integritätsprüfungen verwendet werden. Diese Unterschiede in den Ansätzen zur Risikobewertung und -minimierung sind sehr bemerkenswert, da sie regelmäßig in den gleichen Sektoren und bei vergleichbaren Unternehmen anzutreffen sind.
Darüber hinaus erstaunt es uns oft, welche Ergebnisse selbst bei relativ unauffälligen Lebensläufen zutage treten. Es ist auch nicht selten, dass Personen, die bei früheren Prüfungen als unbedenklich galten, bei späteren Überprüfungen kritische Punkte aufweisen. Diese Erfahrungen zeigen uns, wie wichtig es ist, gründliche und kontinuierliche Integritätsprüfungen durchzuführen, um potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und die Integrität der Mitarbeiter langfristig sicherzustellen.
bezahlter Text
Moderne Integritätsprüfungen schützen Unternehmen vor Risiken
