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Ein gelungener Abschied ist mehr als nur eine Formalität – er prägt das Unternehmensimage, beeinflusst die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und birgt wertvolle Lernchancen.
„Wir müssen reden!“
Uns fehlen die Statistiken, wie viele Trennung mit obigem Satz begonnen wurden. Jedoch vermuten wir eine sehr hohe Dunkelziffer. Wir versprechen einander ein „für immer und ewig“, um dann doch festzustellen, dass es nicht klappt. So spielt das Leben – privat, wie beruflich.
Jede Trennung birgt das Potential zu lernen. Verlässt uns ein Mitarbeitender oder lassen wir einen Mitarbeitenden gehen, bleibt eines immer gleich: das Gefühl, das wir mit der gemeinsamen Zeit verbinden. Ob dieses positiv oder negativ ist, hängt auch oft davon ab, wie man auseinander geht.
In unserem Circle of (Work) Life kommen wir zum dritten und letzten Teil: dem Offboarding.
Wir sind der Meinung, dass Offboarding den gleichen Stellenwert wie Onboarding hält. Der erste Eindruck zählt, der letzte Eindruck bleibt.
Unter Offboarding versteht man den Prozess, der die Trennung eines Mitarbeitenden vom Unternehmen begleitet. Ein gut durchdachtes Offboarding kann nicht nur den Übergang für den Mitarbeitenden erleichtern, sondern auch das Unternehmensimage stärken und wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Einstellungen und Arbeitsbeziehungen liefern.
Was ein gutes Offboarding ausmacht und wo Hindernisse lauern? Wir haben einige wichtige Aspekte aus unserer Arbeits-Praxis für Sie zusammengetragen. Das sind unsere persönlichen Erkenntnisse und wir wissen, dass diese Ideen in der Theorie leichter klingen, als sie in der Praxis umsetzbar sind. Natürlich ist es auch abhängig davon, ob die Trennung durch den Dienstgebenden oder den Dienstnehmenden angestrebt wird.
Wie geht Offboarding?
In unserem Offboarding Ablauf haben sich folgende Prozesse bewährt:
Frühzeitige Kommunikation: Ein transparentes und offenes Gespräch über die bevorstehende Trennung ist entscheidend. Das sollte sowohl die Gründe für die Trennung als auch die nächsten Schritte umfassen. Eine klare Kommunikation hilft, Missverständnisse zu vermeiden und ist dem Mitarbeitenden gegenüber respektvoll und wertschätzend.
Anerkennung: im Offboarding Gespräch sollte die Leistung des Mitarbeitenden und die Anerkennung dafür eine zentrale Rolle spielen.
In meiner Rolle als Human Resources Verantwortliche habe ich schon einige Exit-Interviews (=Austrittsgespräche) geführt und begleitet. Strukturierte Leitfäden haben sowohl mir, als auch den Führungskräften geholfen, einen Überblick zu bewahren und so viel aus dem Gespräch mitzunehmen, selbst wenn es mal emotional geworden wäre.
Wissenstransfer: Der Austausch von Wissen und Informationen ist ein zentraler Bestandteil des Offboardings und meiner Meinung nach eines der heikelsten Themen. Gehen Mitarbeitende, dann geht mit ihnen auch ihr Wissen. Im Interesse des Unternehmens ist ein reibungsloser Wissenstransfer zu gewährleisten. Durch Dokumentation, Übergabegespräche oder Schulungen kann sichergestellt werden, dass auch zukünftige Mitarbeitende von dem Wissen der Vorgänger profitieren.
Feedback einholen: Sehen Sie das Offboarding als Chance, um ein ehrliches Feedback zum Unternehmen und dem Arbeitsumfeld einzuholen. In den meisten Fällen wird ein offenes Gespräch möglich sein, man hat schließlich nichts zu verlieren. Wichtige Informationen über die Mitarbeiterzufriedenheit, die Unternehmenskultur und Verbesserungspotenziale können dabei gewonnen werden. Dieses Feedback kann helfen, zukünftige Fluktuationen zu reduzieren und die eigene Arbeitgebermarke zu stärken.
Administrative Abwicklung: So banal und doch so wichtig – die administrative Abwicklung von Austritten. Was ist hierbei alles zu berücksichtigen? Die Rückgabe von Firmeneigentum, die Klärung von offenen Fragen zur Vergütung und die Ausstellung von Arbeitszeugnissen. Findet dieser Prozess reibungslos statt, ist das Konfliktpotential direkt minimiert.
Hindernis-Lauf im Offboarding-Prozess
Kein erfolgreicher Zieleinlauf ohne Hindernisse und Gräben, die man überwinden muss. So auch im Offboarding – wir beleuchten einige der häufigsten Stolpersteine:
Mangelnde Kommunikation: unklare und fehlende Kommunikation führt zu Unsicherheiten, Missverständnissen und Angst – diese Gefühle potenzieren sich in Situationen, in denen sowieso schon allgemeines Unwohlsein herrscht. Trennungen sind selten die Lieblingsbeschäftigung der Mitarbeitenden, der HR oder der Führungskräfte.
Umso wichtiger ist es, dass alle Beteiligten über den Offboarding Prozess informiert sind. Die Personalabteilung hat vor allem die Aufgabe die Führungskräfte gut zu betreuen und zu unterstützen, wo es notwendig ist. Sie ist der Dreh- und Angelpunkt für alle Fragen und Sorgen.
Emotionale Reaktionen: Trennungen sind emotional belastend. Human Resources sollte darauf vorbereitet sein, empathisch auf die Gefühle aller im Prozess befindlichen Personen einzugehen. Hier ist arbeitsrechtliche, sowie emotionale Unterstützung gleichermaßen gefragt.
Unzureichende Arbeitsübergabe: Vor allem bei Dienstgeberkündigungen ist häufig nicht mehr ausreichend Zeit, um die Arbeit an Mitarbeitende weiterzugeben und einen Wissenstransfer vorzunehmen. Wertvolle Informationen können verloren gehen, was eine zusätzliche Belastung im Team verursacht. Schließlich sind sie es, die Informationen zusammentragen und mühselig zusammensetzen müssen. Nicht nur die Produktivität leidet, auf emotionaler Ebene herrscht das Gefühl des „im Stich gelassen zu werden“ vor – das Team muss in dieser Phase gut abgefangen und begleitet werden.
Fehlendes Feedback: Das Exit-Interview wurde gemäß der Offboarding Richtlinien durchgeführt, der erste Schritt ist erledigt. Die daraus gewonnen Erkenntnisse müssen nun auch weitergegeben werden, um aus den Gesprächen lernen zu können und sich weiterzuentwickeln. Häufig passiert das nicht – Schade um die Zeit und die Mühe, die in den Prozess gesteckt wurde.
Wer keine Gedanken lesen kann, muss reden!
Allem Anfang wohnt eine Magie, allem Ende ein Fluch inne. Dabei kann auch ein Abschied positive Aspekte beinhalten. Ein Offboarding – egal ob es gut oder schlecht gemacht wurde – hat Auswirkungen auf alle Beteiligten. Mitarbeitende, die das Unternehmen jedoch mit positiven Gefühlen verlassen, werden ihre guten Erfahrungen mit ihrem Netzwerk teilen und tragen so zur Arbeitgebermarke bei, was wiederum Auswirkungen auf das Rekrutieren neuer Talente hat.
Dem Unternehmen hilft ein strukturierter Offboarding-Prozess, aus den Erfahrungen scheidender Mitarbeitenden zu lernen und sich kontinuierlich zu verbessern, sowie Arbeitsbedingungen und Unternehmenskultur zu hinterfragen und anzupassen. Eine Win-Win-Situation für alle involvierten Personen und das ist in Zeiten des Fachkräfte-Mangels.
Es steht und fällt – wie so oft – mit offener und positiver Kommunikation!
The Circle of (Work) Life | Teil 3: Offboarding
