Ein Onboarding Prozess, der wirkt | Klar, strukturiert, individuell

19Mär2025

5 min

HR-Know-how aus der Praxis für die Praxis

Wie schaffen es Unternehmen, neue Mitarbeitende nicht nur schnell einzuarbeiten, sondern sie – mittels klugem Onboarding Prozess – auch nachhaltig zu integrieren, zu motivieren und langfristig zu binden?

Ein Experten-Interview über die größten Herausforderungen im Onboarding, die essenziellen Erfolgsfaktoren – und das eine Detail, das den Prozess wirklich reibungslos macht.

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Experten-Interview

Die größten Herausforderungen

Worin bestehen die größten Herausforderungen im Onboarding Prozess?

Gerald Stöllnberger, MBA (360 Perspektiven)

Die größten Herausforderungen im Onboarding Prozess bestehen darin, neue Mitarbeitende effizient, strukturiert und motiviert in das Unternehmen zu integrieren. Häufig fehlt eine klare Orientierung, wodurch sich Neulinge unsicher fühlen. Zudem kann eine Überflutung mit Informationen anfangs überfordern, während gleichzeitig essenzielle Details zu Prozessen und Unternehmenskultur oft zu kurz kommen. Auch mangelnde Interaktion und veraltete Methoden führen dazu, dass das Onboarding wenig nachhaltig ist. Besonders herausfordernd ist es, den Onboarding-Prozess so zu gestalten, dass er flexibel, digital und erlebbar wird: Hier bieten immersive Lösungen wie 360° Touren und Virtual Reality(VR)-Erfahrungen einen entscheidenden Vorteil.

Katherine Loranger (Safeguard Global)

Die Herausforderung besteht in der Sicherstellung einer konsistenten Erfahrung, der Einhaltung lokaler Vorschriften und Schaffung von einer positive Atmosphäre.

Erich Nepita (LHH|OTM)

Die größten Herausforderungen im Onboarding liegen in der Anpassung an neue Arbeitskulturen und digitale Prozesse. Besonders erfahrene Fach- und Führungskräfte müssen sich auf flachere Hierarchien, veränderte Arbeitsplatzmodelle und eine hohe digitale Selbstorganisation einstellen – was Zeit und bewusste Unterstützung erfordert.

Zudem bringt die Digitalisierung nicht nur Effizienz, sondern auch die Gefahr der ständigen Erreichbarkeit und Informationsflut. Unternehmen müssen hier klare Strukturen schaffen, um Onboarding nicht nur fachlich, sondern auch kulturell und mental erfolgreich zu gestalten.

Sonja Promock, Msc (SP-Consult Personalberatung)

Onboarding wird oft als einseitiger Prozess verstanden: Unternehmen vermitteln Wissen, und neue Mitarbeitende sollen sich möglichst schnell einlernen. Doch wahre Integration gelingt nur durch wechselseitiges Kennenlernen.

Die größte Herausforderung besteht darin, nicht nur Fachliches zu vermitteln, sondern auch das individuelle Potenzial und die authentische Arbeitsweise von Anfang an zu erkennen und ins Team zu implementieren. Fehlt dieser Austausch, bleiben Talente ungenutzt, die Teamdynamik intransparent, obwohl Motivation und Teamperformance gesteigert werden könnten.

Die essenziellsten Details

Worin bestehen die unbestreitbar essenziellsten Elemente im Onboarding Prozess?

Erich Nepita (LHH | OTM)

Die essenziellsten Elemente im Onboarding Prozess sind klare Strukturen, echte Integration und digitales Bewusstsein. Neue Mitarbeitende brauchen einen klaren Fahrplan, schnelle soziale Anbindung und ein Umfeld, das sie befähigt, selbstständig und produktiv zu arbeiten.

Besonders wichtig: Onboarding endet nicht nach den ersten Wochen. Regelmäßige Feedbackschleifen, Mentoring und eine offene Unternehmenskultur sorgen dafür, dass Mitarbeitende langfristig erfolgreich sind – statt nach sechs Monaten frustriert das Unternehmen zu verlassen.

Katherine Loranger ( Safeguard Global)

Klare Erwartungen, kulturelle Integration, Abstimmung auf Compliance-Anforderungen und eine rasche Verbindung zu Führungskräften und Teammitgliedern sind entscheidend.

Sonja Promock, Msc (SP- Consult Personalberatung)

Onboarding ist weit mehr als eine fachliche Einführung und ein Vortrag über die Unternehmenskultur – es ist der Schlüssel zur langfristigen Integration und Entfaltung eines Menschen in seiner neuen Umgebung. Jeder bringt seine Einzigartigkeit mit. Manche benötigen klare Strukturen, andere brauchen Freiheit. Manche sind geborene Netz- und Teamworker, andere bevorzugen fokussierte Einzelarbeit. Das Essenzielle ist ein Onboarding, das nicht nur das Unternehmen und Aufgaben vorstellt, sondern auch den Menschen selbst sichtbar macht.

Führungskräfte und Teams sollten von Beginn an verstehen, wie die Person „tickt“, welche Qualitäten sie mitbringt und wo sie am meisten Wirkung entfalten kann. Erst wenn der Onboarding Prozess nicht nur fachliche Inhalte vermittelt, sondern auch die natürlichen Talente und Dynamiken berücksichtigt, entsteht ein Umfeld, in dem echte Leistung, Motivation und Zufriedenheit wachsen können.

Gerald Stöllnberger, MBA ( 360 Perspektiven)

Interaktive 360° Unternehmens-Einblicke ermöglichen es neuen Mitarbeitenden, ihren Arbeitsplatz, die Teams und die Prozesse realitätsnah zu erleben, noch bevor sie starten.
Virtuelle Job-Shadowing-Module bieten praxisnahe Simulationen, die ein tiefes Verständnis für Arbeitsabläufe und Erwartungen schaffen.
Eingebettete Hotspots und Infopoints machen wichtige Inhalte zu Unternehmenskultur, Tools und Sicherheit direkt in der virtuellen Tour abrufbar.
Durch die flexible und ortsunabhängige Verfügbarkeit können neue Mitarbeitende das Onboarding per Desktop, Mobilgerät oder VR-Brille durchlaufen.
Personalisierte Onboarding-Erlebnisse ermöglichen es jedem Mitarbeitenden, relevante Inhalte individuell zu erkunden und im eigenen Tempo zu erlernen.
Mit 360° Content und virtuellen Touren wird Onboarding nicht nur informativer, sondern auch immersiver, effizienter und nachhaltiger gestaltet.

Das 1 genialste Detail

Welches 1 Detail kann Onboarding besonders erfolgreich / smooth machen?

Sonja Promock, Msc (SP-Consult Personalberatung):

Das eine Detail, das den Onboarding Prozess wirklich smooth macht? Bewusstes Matching! Wenn neue Mitarbeitende von Beginn an in ihrer natürlichen Art erkannt und richtig eingebunden werden, entsteht Flow. Wissen Führungskräfte, ob jemand klare Strukturen braucht oder lieber flexibel agiert, ob er Initiative zeigt oder besser mit klaren Aufgaben gedeiht, kann das gesamte Onboarding individuell gestaltet werden. So wird nicht nur Zeit gespart, sondern auch das Fundament für eine langfristige, erfolgreiche Zusammenarbeit gelegt.

Mag. Gerd Liegerer, MBA (Bud & Terence):

Aus unserer Erfahrung ist der erste Tag entscheidend. Wie wird der neue Mitarbeitende begrüßt, in die richtige Abteilung geführt und was erwartet diese neue Person im Unternehmen dort? Ein Game Changer, positiv wie negativ, ist auch die Präsenz und das „Kümmern“ der direkten Führungskraft an diesem besonderen Tag. Ein gemeinsames Mittagessen bleibt lange in Erinnerung und zeigt hohes Interesse am Mensch hinter „dem Mitarbeitenden“.

Katherine Loranger (Safeguard Global):

Ein strukturierter 30-60-90-Tage-Plan gibt neuen Mitarbeitenden eine klare Orientierung und fördert frühzeitigen Erfolg.

Erich Nepita (LHH|OTM):

Ein persönlicher Buddy. Eine feste Ansprechperson, die nicht nur fachlich unterstützt, sondern auch die informellen Regeln und die Unternehmenskultur vermittelt, macht den Einstieg deutlich leichter. Schnelle Integration, weniger Unsicherheiten, höheres Commitment – ein kleiner Schritt mit großer Wirkung.

Fazit

Die größten Herausforderungen im Onboarding Prozess liegen in der Balance zwischen Struktur und Flexibilität, Informationsvermittlung und sozialer Integration. Erfolgreiche Unternehmen setzen auf personalisierte Erlebnisse, digitale Lösungen und vor allem auf individuelle Betreuung durch Mentoren oder Buddies.

Das entscheidende Detail? Bewusstes Matching: Wer versteht, wie neue Talente „ticken“, kann sie gezielt fördern und optimal ins Team integrieren. So entsteht nicht nur ein reibungsloser Einstieg, sondern eine nachhaltige, produktive Zusammenarbeit.