KI in der HR-Software: Wie intelligente Algorithmen die HR-Arbeit verändern

2Apr2025

6 min

HR-Know-how aus der Praxis für die Praxis

Von automatisierten Bewerbungsanalysen bis hin zu intelligenten Workflows – Software-Anbieter integrieren KI gezielt, um Unternehmen effizientere HR-Prozesse, bessere Matches und datenbasierte Entscheidungen zu ermöglichen.

Im Experten-Interview sehe ich mehr ins Detail und entdecke jede Menge Anwendungsmöglichkeiten im Unternehmen. Ich frage, 1. Inwiefern KI in die HR-Software integriert wird und 2. worin der konkrete Nutzen für Unternehmen liegt.

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Experten-Interview

KI in der HR-Software

Inwiefern integrieren Sie KI in Ihre HR-Software?

Johannes Kreiner (Sage)

Der Einsatz von KI in HR-Systemen erfordert besondere Sorgfalt, da es um sensible Daten und weitreichende Entscheidungen geht. Deshalb verfolgen wir bei Sage einen vertrauensbasierten Ansatz: Wir investieren intensiv in Forschung, um sicherzustellen, dass KI-Lösungen in der HR-Software nicht nur technologisch leistungsfähig, sondern auch ethisch verantwortungsvoll und verlässlich sind. Über 260 Personen in den verschiedensten Bereichen innerhalb der Sage Gruppe sind unserem AI-Team zugeordnet.

Unser Fokus liegt darauf, Technologien zu entwickeln, die Unternehmen wirklich unterstützen, ohne dabei den menschlichen Faktor aus den Augen zu verlieren. Künftig möchten wir gezielte Ideen in unsere Roadmap aufnehmen – denn eines steht fest: KI wird die HR-Welt nachhaltig prägen.

Hermann Pavelka-Denk (Pavelka-Denk Personalberatung)

Wir integrieren bei der HR-Software die KI vor allem im Bereich des Skills Matching. Die KI analysiert und vergleicht Kandidatenprofile mit spezifischen Jobprofilen und gibt präzise Empfehlungen für passende Kandidaten. Dabei werden nicht nur die klassischen Lebenslaufdaten berücksichtigt, sondern auch Zusammenhänge aus verschiedenen Stationen der Bewerbenden, die durch KI erkannt und zu einem stimmigen Gesamtbild zusammengeführt werden. Wir verbinden diese Daten mit Onlineprofilen wie LinkedIn, um das Matching weiter zu optimieren und ein umfassenderes Bild zu erhalten. Zudem erstellt KI automatisch Elevator Pitches für Kandidaten. Diese, erleichtert es uns, die passenden Stärken und Qualifikationen auf den Punkt zu bringen.

Katherine Loranger (Safeguard Global)

Wir setzen KI-gestützte Analysen ein, um die Personalplanung, Compliance-Überwachung und Lohnabrechnungsgenauigkeit zu optimieren. Künstliche Intelligenz ist fest in unsere Datenverarbeitung, Automatisierung und Workforce Intelligence integriert – und unterstützt HR-Verantwortliche dabei, schneller fundierte, datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Zusätzlich sorgen Integrationen mit Plattformen wie Workday für noch tiefere KI-gestützte Einblicke in Talentmanagement und HR-Prozesse.

Andreas Grohn (rexx systems)

Zunächst was uns sehr wichtig ist: wir setzen auf KI als smarte Unterstützung für HR-Teams – nicht als Ersatz für menschliche Entscheidungen! Unser KI-Assistent Rai (rexx artificial intelligence) ist direkt in die rexx Suite integriert und hilft dabei, Wissen schnell zugänglich zu machen, Prozesse schlanker und effizienter zu gestalten und repetitive Aufgaben zu erleichtern.

Ein zentraler Vorteil ist Rai als KI-gestützter Wissensassistent im Kundenforum. Wer eine Frage zur Nutzung der rexx Suite hat, bekommt in Sekundenschnelle eine fundierte Antwort – basierend auf einer umfassenden Dokumentation, einer Mediathek sowie Microlearnings. Das spart Zeit, da Fachkräfte nicht lange nach Lösungen suchen müssen.

Darüber hinaus unterstützt Rai bei der Erstellung von Stellenanzeigen, indem er Texte generiert und optimiert. Auch Textbausteine und Formschreiben können automatisch erstellt und anschließend individuell angepasst werden.

Und natürlich arbeitet unsere Software datenschutzkonform. Durch ein dreistufiges Sicherheitsmodell werden Anfragen anonymisiert und DSGVO-konform verarbeitet.

David Schuller (JobCloud HR Tech)

Bei unseren Parser Produkten (CVlizer – CV, Jobolizer – Job Ads) setzen wir Machine Learning gezielt ein. Aktuell nutzen wir KI hauptsächlich für die Klassifizierung von Dokumenten (Was ist ein Lebenslauf / Zeugnis / Motivationsschreiben) und für OCR (Optical Character Recognition), um Bilddaten in Text umzuwandeln.

Unsere Informationsextraktion funktioniert regel-basiert. Das bedeutet, dass jeder Schritt erklärbar und nachvollziehbar ist. Ganz im Gegensatz zu LLMs (LargeLanguageModels wie ChatGPT), die wie eine Blackbox funktionieren. Unser Ansatz fokussiert sich darauf, die bestehende Extraktion durch KI zu unterstützen, nicht zu ersetzen. Wir implementieren KI-Funktionen nur dort, wo sie tatsächlich Mehrwert bieten, unter Berücksichtigung von Verarbeitungszeiten und Kosten.

Warum wir nicht vollständig auf KI setzen? Unsere Kundinnen und Kunden benötigen transparente Lösungen. HR-Prozesse erfordern Nachvollziehbarkeit und müssen oft rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Hinada Neiron (aconso)

Wir analysieren laufend das Nutzerverhalten bzw. führen Nutzerinterviews, um herauszufinden, welche Aktionen zeitaufwendig sind bzw. häufig durchgeführt werden. Hier überlegen wir uns zunächst technologieoffen, wie wir diese manuelle Tätigkeit optimieren oder (teil-)automatisieren können. KI ist hier natürlich ein Werkzeug. Wir versuchen dabei jede Automatisierung – und KI-Features sind hier keine Ausnahme – so einfach und verständlich wie möglich in unsere Produkte einzubauen. Unsere Maxime ist, dass die Nutzenden möglichst gar nicht merken sollen, dass im Hintergrund KI die Arbeit erleichtert, sondern nur die wesentlichen Informationen, die zur Erfüllung der aktuellen Tätigkeit notwendig sind, angezeigt werden.

Nutzen im Unternehmen

Wie unterstützt Ihre Software die Nutzung von KI in den Unternehmen?

Andreas Grohn (rexx systems):

Unternehmen können KI-gestützte Prozesse direkt in rexx systems nutzen, ohne komplizierte Implementierungen. Das beginnt bei der automatisierten Verarbeitung von Bewerbungsunterlagen und reicht bis zur Unterstützung durch intelligente Workflows.

Ein Beispiel ist der HowTo Bot, eine KI-basierte Lösung zur Verwaltung von internem Wissen. Teams können Antworten auf wiederkehrende Fragen hinterlegen, die dann rund um die Uhr verfügbar sind – ohne dass jemand manuell nach Dokumenten suchen muss.

Auch im Recruiting bringt KI klare Vorteile:

Automatische Generierung von Stellenausschreibungen basierend auf Millionen veröffentlichter Anzeigen.
Textbausteine für Anzeigen, die KI-gestützt erstellt und individualisiert werden können.
Der Job Bot im Karriereportal, der Interessierte direkt durch den Bewerbungsprozess begleitet und Fragen zu offenen Stellen beantwortet.

Wir legen großen Wert darauf, dass unsere KI-Lösungen praxisnah, leicht bedienbar und datenschutzkonform sind – damit Unternehmen sie ohne technisches Vorwissen sofort nutzen können.

David Schuller (JobCloud HR Tech):

Unsere HR-Software integriert KI-Technologien nahtlos in den Recruiting-Prozess. Ein Schlüsselbestandteil ist unser CVlizer, der als Fundament für einen KI-gestützten Recruiting-Prozess dient. Der CVlizer selbst ist eine Kombination aus KI und deterministischer Software, welche nach einer vorgegebenen Logik arbeitet. Durch die automatisierte Extraktion relevanter Daten aus Lebensläufen können Unternehmen effizienter arbeiten. Diese Daten werden dann von unseren Matching-Tools genutzt, um die Eignung von Kandidatinnen für spezifische Positionen zu bewerten. So wird nicht nur der Auswahlprozess beschleunigt, sondern auch die Qualität der Kandidaten erhöht, indem die besten Talente passend zu den Unternehmensanforderungen identifiziert werden.

Neben unseren klassischen Tools revolutionieren wir den Markt mit unserem Programmatic-Recruiting, auch bekannt als dynamisches Job Marketing. Anstatt sich auf herkömmliche Laufzeitmodelle zu verlassen, setzen wir auf ein innovatives pay-what-you-get-Prinzip. Hier zahlen Kunden nicht für die Zeit, sondern für die tatsächliche Leistung und jede eingehende Bewerbung. Unser Ziel? Die besten Talente schon im Vorfeld ansprechen und ins Schwarze treffen, noch bevor der Auswahlprozess beginnt. Wir verlassen uns nicht auf Bauchgefühle, sondern auf datenbasierte Entscheidungen, um den optimalen Jobbörsenplatz zu wählen. Unsere Kundinnen profitieren von einem umfassenden KPI-Dashboard, das schnelle Reaktionen auf Änderungen ermöglicht und den CPH (cost-per-hire) optimiert.

Hermann Pavelka-Denk (Pavelka-Denk Personalberatung):

Unsere Software unterstützt Unternehmen, indem sie KI-basierte Empfehlungen für Kandidaten generiert, die besonders gut zum gesuchten Jobprofil passen. Die Software bietet eine einfache Möglichkeit, diese KI-Funktionen zu nutzen, auch ohne tiefgehende technische Vorkenntnisse.

Besonders wertvoll ist der Einsatz von KI bei der personalisierten Kommunikation: Wir setzen eine KI-gestützte Lösung ein, die automatisch hyper-personalisierte, individualisierte Ansprachen für potenzielle Kandidaten erstellt. Die KI analysiert dabei nicht nur berufliche Erfahrungen, sondern auch Onlineprofile und öffnet so den Zugang zu noch besser passenden Talenten. Das Resultat ist ein viel zielgerichteterer Recruiting-Prozess, der sowohl Zeit spart als auch eine präzisere Auswahl ermöglicht.

Katherine Loranger (Safeguard Global):

Unsere Plattform nutzt KI, um die Effizienz in der Lohnverarbeitung, der Compliance-Überwachung und bei Talent-Insights zu steigern. Durch die Analyse von Workforce-Trends hilft KI dabei, Arbeitskosten vorherzusagen, Risiken im Recruiting zu erkennen und HR-Prozesse zu verschlanken – das reduziert administrative Aufwände und verbessert die Employee Experience spürbar.

Fazit

KI revolutioniert die HR-Welt, indem sie Bewerbungsprozesse automatisiert, Skills passgenau matcht und datengetriebene Entscheidungen ermöglicht. Software-Anbieter setzen gezielt auf vertrauenswürdige, transparente KI-Lösungen, die Unternehmen unterstützen, ohne den menschlichen Faktor zu ersetzen. Während KI bei der Kandidatenauswahl Muster erkennt und Elevator Pitches generiert, optimiert sie auch interne Workflows, Wissenstransfer und Recruiting-Strategien. Entscheidend bleibt die Balance zwischen Automatisierung und menschlicher Expertise – denn KI soll HR-Teams stärken, nicht ersetzen.

Die Zukunft? Smarte, intuitive Systeme, die HR-Prozesse effizienter, präziser und vor allem benutzerfreundlicher machen.