Der Wechsel in die Cloud sichert zuverlässige und effiziente Prozesse im Personalmanagement. Karin Hadner (MARK Metall Gruppe) berichtet über ihren Umstieg der inHouse-Personalsoftware auf die Cloud-Lösung (in diesem Fall dient uns Sage DPW Cloud als Software-Beispiel)
Foto: © MARK Metallwarenfabrik GmbH
„Ich mache die Gehaltsabrechnung für die MARK Metall Gruppe. Dabei haben wir unterschiedliche und wechselnde Schichten in der Produktion. Viele der rund 400 Mitarbeitenden haben Teilzeitverträge“, berichtet Karin Hadner über ihre Herausforderungen in der Abteilung Finanzierung und Rechnungswesen.
Kurzer Hintergrund der MARK Metall Gruppe
Das Familienunternehmen MARK hat mit Schuhösen und dann mit der Erfindung von Schnallen für Skischuhe im oberösterreichischen Spital am Pyhrn den Grundstein gelegt. Mehr als 100 Jahre und viele Innovationen später stehen dort und in Slowenien moderne Produktionsstandorte. Die präzise geformten Metallteile von MARK leisten in zahlreichen Produkten verlässliche Dienste: in Getrieben, Bremssystemen oder Lampenhalterungen von Autos, in Haushalts- oder Elektrogeräten, in Medizinprodukten oder in Hydraulikkomponenten der Luftfahrtindustrie. Gemeinsam mit der Kundschaft arbeiten Werkzeugbautechnik-Fachleute in der hauseigenen Forschungs- und Entwicklungsabteilung an innovativen Produkten, die weltweit zum Einsatz kommen. Übrigens stecken in jedem europäischen Auto mehr als 150 MARK-Teile.
Schnell in die sichere Cloud
Seit Jahren setzte man bei MARK auf das Lohnverrechnungsprogramm Sage DPW, installiert – wie auch andere Softwarelösungen – auf einem Server im Haus. Doch dann kam ein Ereignis, das heutzutage leider fast jedes Unternehmen – ob Konzern oder Mittelstand – schon einmal getroffen hat, erinnert sich Karin Hadner: „Wir hatten einen Cyberangriff im Februar und dann war nichts wie vorher.“
Hackerangriffe nehmen rasant zu. Um sich davor zu schützen, braucht es IT-Sicherheits-Profis und dieses Spezialwissen kann sich kaum eine Firma selbst leisten. Der logische Weg führt daher viele KMU in die Cloud, wo die Daten professionell und zu leistbaren Kosten in einem Rechenzentrum gehostet werden – das war auch der Vorschlag von Frau Hadner: „Wir konnten kurzfristig umstellen, der Wechsel in die Cloud hat mit Unterstützung von Sage super funktioniert. Jetzt ist alles aus einer Hand, unsere Daten sind sicher und die häufig notwendigen Updates werden automatisch rechtzeitig eingespielt. Die IT braucht sich darum nicht mehr zu kümmern.“
Vielfältige Arbeitszeitmodelle
„Talent muss in jeder Person gefördert werden, denn es ist der Antrieb unserer Firma“ – diese Philosophie von MARK wird gelebt, indem Möglichkeiten für Bildungskarenz oder Bildungsteilzeit geboten werden. Doch das ist noch nicht alles, was einen attraktiven Arbeitgebenden ausmacht, zählt Frau Hadner auf: „Teilzeitarbeit wird immer mehr gefordert, also gibt es bei uns neben der Bildungs-, auch Alters- und Elternteilzeit. Mitarbeiterinnen, die aus der Karenz kommen, können zum Beispiel mit nur fünf Stunden anfangen. Andere Beschäftigte arbeiten 20, 25 oder 30 Stunden.“
Eine weitere Herausforderung sind die Schichtpläne in der Produktion, diese sind abhängig vom Maschineneinsatz, den Verfügbarkeiten und Wünschen der Belegschaft und zusätzlich hat die Frühschicht eine andere Arbeitszeit als die Nachmittags- oder Abendschicht. „Unsere Mitarbeitenden können innerhalb einer Woche von Frühschicht zum Beispiel auf Nachtschicht wechseln und in Summe muss sich das mit der 38,50 Stundenwoche ausgehen. Da ist die Abteilungsleitung in der Planung gefordert, deshalb wollen wir das mit der Personaleinsatzplanung unserer Software machen, da erspart man sich künftig viel Aufwand. Und am Ende des Monats ist die Lohnverrechnung gefordert“, so Karin Hadner weiter.
HR-Software vereinfacht die Lohnverrechnung
Mit der Lohnverrechnung von Sage können für jeden Mitarbeitenden die individuellen Arbeitsmodelle und -zeiten korrekt abgerechnet werden, was für MARK Metall als wertschätzenden Arbeitgebenden sehr wichtig ist. Da in der Cloud automatisch mit Updates gewartet wird, sind alle gesetzlichen Änderungen immer pünktlich eingespielt und werden automatisch berücksichtigt; eine klare Verbesserung zur früheren eigenen Serverinstallation, wo Updates teils aufwendig eingespielt werden mussten.
Im nächsten Schritt erfolgt mittlerweile der Umstieg auf die Zeiterfassung innerhalb derselben Software-Lösung und das wird die Arbeit nochmals spürbar erleichtern, sagt Frau Hadner: „Die alte Zeitwirtschaft war ein externes Programm. Aber wenn ich da und dort nachschauen muss, ist das eine stetige mögliche Fehlerquelle und sehr umständlich.“ Wenn Zeiterfassung und Lohnverrechnung verknüpft sind, können alle Daten im Tagesgeschäft aktuell abgerufen werden. Ebenso muss eine neue Mitarbeiterin nur einmal angelegt werden; oder wenn ein Mitarbeiter austritt, sind Resturlaub und Zeitausgleichsstunden sofort ersichtlich.
Mehr Transparenz für die Belegschaft
Von einer umfassenden Lösung profitieren alle bei MARK; viele Prozesse, die bis jetzt quasi händisch erledigt werden müssen, werden effizienter. So kann jeder das eigene Zeitkonto mit Urlaubstagen und Zeitausgleichstunden ansehen und den Lohnzettel ausdrucken.
Früher war das nicht möglich, sondern wurde über ein Programm an die private Mailadresse verschickt. Das hatte allerdings seit dem Cyberangriff nicht mehr funktioniert, sodass jene, die Informationen brauchten, in der Lohnverrechnung angerufen haben; bzw. für die knapp 300 Personen in der Produktion wurde der Lohnzettel mühsam ausgedruckt.
„Wenn die gesamte Umstellung abgeschlossen ist, wird es auch für die Abteilungsleitenden einfacher, weil sie selbst ihre Auswertungen machen können, vor allem die Stundenauswertungen sind für sie wichtig. Dann brauchen sie für speziellere Reports nicht mehr die IT-Abteilung“, meint Frau Hadner. Auch das interne MARK-Portal, auf das alle Beschäftigten Zugang haben, soll neu aufgebaut und mit der HR-Software verknüpft werden.
Weiterlernen und verbessern
Bildung hat sowohl in der Produktion als auch im Finanzbereich einen hohen Stellenwert. So nutzt Karin Hadner regelmäßig die Plattform DPW24 Learning, um sich über technische Weiterentwicklungen oder durch den Gesetzgebenden erforderlich gewordene neue Funktionen zu informieren und um das System zu optimieren: „Bei gewissen Funktionen überlege ich mir, dass man da noch etwas verbessern kann und bei solchen Fragen schaue ich nach und suche nach Einstellungen, zum Beispiel bei den Abwesenheiten. Und wenn es gar nicht anders geht, schreibe ich an das Kundenservice.“
„Generell sind wir bei MARK mit dem Service unserer Software vollauf zufrieden. Die Projekte waren und sind gut im Plan. Es gibt fixe Termine, wir besprechen alles genau und wenn zwischendurch etwas ist, so funktioniert das mit den Tickets gut“, resümiert Karin Hadner. Interessant könnte in Zukunft auch der digitale Personalakt sein, speziell für die HR-Abteilung.
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