Vanessa Imhoff erklärt, weshalb es nicht egal ist, ob Mitarbeitende (v.a. im Ausland) als Freelancer oder Angestellte tätig sind.
Die Anforderungen an internationale Mitarbeitende sind herausfordernd, daher freue ich mich auf das heutige Interview.
Interview-Partnerin
Vanessa Imhoff ist Global Solutions Advisorin bei Safeguard Global.
Safeguard Golobal ist als EOR-Anbieter bereits 13 Jahre auf dem Markt und aktuell in über 170 Ländern vertreten.
Freiberufler versus Angestellte
Warum ist es so wichtig, zwischen Freiberuflern und Angestellten zu unterscheiden, auch im Falle internationaler Mitarbeitender?
Es ist wichtig, den Unterschied zwischen Freiberuflern und Angestellten zu kennen und zu wissen, wie sie eingestuft werden, um zu vermeiden, dass Ihr Unternehmen einem Compliance-Risiko ausgesetzt wird.
Je nach Umfang der Arbeit eines Freiberuflers, können ihn die Arbeitsgesetze in seinem Heimatland als Angestellten mit Anspruch auf Sozialleistungen betrachten.
In diesem Fall muss der Freiberufler nach lokalem Arbeitsgesetz angestellt werden. Dabei gilt es mitunter zu beachten, wie obligatorische Leistungen wie Altersvorsorge & Arbeitsunfallversicherung, Überstundenvergütung, bezahlte Freistellung, sonstige Haftpflichtversicherungen und Kündigungsrechte in dem Land vorgeschrieben sind.
Wird der Arbeitnehmende falsch eingestuft und damit als Freiberufler beschäftigt, anstatt rechtskonform angestellt zu sein, spricht man von einer Scheinselbständigkeit. Dies birgt erhebliche Risiken, wie z. B. hohe Geldstrafen, mögliche rechtliche Konsequenzen oder sogar die Zwangsschließung Ihres Unternehmens.
Australien kann beispielsweise eine Geldstrafe in Höhe von 93.900 AUD gegen Ihr Unternehmen verhängen, wenn Sie Ihre Mitarbeitenden falsch einstufen (Quelle). Neben einer solchen Geldstrafe gilt es zusätzlich alle nicht geleisteten Zahlungen für Sozialleistungen nachzuholen, die durch eine Anstellung fällig geworden wären.
Worin besteht der entscheidende Unterschied zwischen Freiberuflern und Angestellten?
Das Gesetz definiert eindeutig, was ein Freiberufler und was ein Arbeitnehmender ist. Dabei ist die Definition von Land zu Land unterschiedlich. Um festzustellen, ob Sie Ihre freien Auftragnehmenden richtig eingestuft haben, müssen Sie die rechtlichen Anforderungen des Landes kennen, in dem Ihre Freiberufler ansässig sind. Nachfolgend eine kurze Checkliste der wichtigsten Unterscheidungsmerkmale:
ARBEIT & BETRIEBSGEBUNDENHEIT
- Freiberufler: Die Arbeit ist zeitlich begrenzt und kein integraler Bestandteil der Geschäftstätigkeit.
Die Dienstleistung wird oft für mehrere Auftraggebende gleichzeitig erbracht. - Angestellte: Die Arbeit ist ein wesentlicher Aspekt der Geschäftstätigkeit und wird idR. ausschließlich für das Unternehmen und für einen längeren Zeitraum erbracht.
MANAGEMENT-AUFSICHT
- Freiberufler: Nur das Ergebnis der Arbeit wird gewertet. Die Art und Weise, wie die Arbeit ausgeführt wird, obliegt dem Freiberufler und darf nicht vom Unternehmen vorgeschrieben werden.
- Angestellte: Die alltägliche Arbeit wird vom Arbeitgebenden verwaltet.
AUSGABEN & EQUIPMENT
- Freiberufler: Sie tragen die Kosten für ihre Arbeit selbst. Persönliche Ressourcen und Equipment werden zur Ausführung der Arbeit eingesetzt.
- Angestellte: Der Arbeitgebende ist für die Erstattung der Arbeitskosten verantwortlich. Die Ressourcen des Unternehmens werden zur Erledigung der Arbeit genutzt
KÜNDIGUNG
- Freiberufler: Kann oft jederzeit gekündigt werden, obwohl einige Länder eine kurze Kündigungsfrist oder Abfindungszahlungen verlangen können.
- Angestellte: Eine Kündigungsfrist und Abfindungszahlungen sind oft erforderlich; die Vorschriften variieren von Land zu Land.
BEZAHLUNG
- Freiberufler: Stellt dem Unternehmen seine Dienstleistung in Rechnung und wird nach Projekt bezahlt.
- Angestellte: Werden nach geleisteter Arbeitszeit bezahlt. Haben ein vertraglich vereinbartes monatliches Fixgehalt.
STEUERN
- Freiberufler: Die Einkommenssteuer muss selbst abgeführt werden. Zudem sind sie für die Selbstbeschäftigungssteuer verantwortlich; in einigen Ländern kann die Einbehaltung der Lohnsumme erforderlich sein.
- Angestellte: Je nach Land, muss der Arbeitgebende die entsprechenden Steuern einschließlich Einkommens-, Sozial- und Arbeitslosensteuer einbehalten und an den Staat abführen.
SOZIALLEISTUNGEN
- Freiberufler: Sie sind verpflichtet für ihre eigenen Sozialleistungen wie Krankenversicherung und Altersvorsorge zu zahlen.
- Angestellte: Der Arbeitgebende zahlt einen Teil der Sozialabgaben und führt diese für beide Seiten direkt an die Behörden ab. Weitere Leistungen wie Urlaubsanspruch, Überstundenvergütungen oder Elternschaftsurlaub müssen gemäß des lokalen Gesetzes angeboten werden.
Falls Sie sich unsicher sind, ob Ihre freien Auftragnehmenden falsch eingestuft sind, bietet Safeguard Global ein Employee Classification Tool an, welches Ihnen dabei hilft zu erkennen, ob Sie einem Risiko ausgesetzt sind oder nicht.
Timing
Wie lange kann ein freier Auftragnehmender, der eigentlich angestellt sein sollte, als Freiberufler arbeiten?
Durch eine nicht rechtskonforme Beschäftigung sind Sie einem hohen Risiko ausgesetzt. Wenn Sie derzeit Freiberufler beschäftigen, welche eigentlich als Mitarbeitende angestellt sein sollten, müssen Sie sofort handeln.
Wenn Sie bereits mit ausländischen Freiberuflern zusammenarbeiten, sollten Sie überprüfen, wie Ihr Unternehmen mit ihnen umgeht, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Wenn Sie vermuten, dass es zu rechtlichen Problemen kommen könnte, und Ihre Auftragnehmenden schnell in Vollzeitbeschäftigte umwandeln möchten, bietet GEO – unsere EOR Lösung (Employer of Record), eine gesetzeskonforme Möglichkeit, Mitarbeitende auf der ganzen Welt einzustellen.
Konsultieren Sie Ihr internes Rechtsteam und wenden Sie sich bei Bedarf an einen externen, auf internationales Recht spezialisierten Beratenden.
Beschäftigung ohne Niederlassung im Land
Ist es möglich, Mitarbeitende in einem Land zu beschäftigen, in dem es keine Niederlassung gibt?
Ja. Um Talente aus dem Ausland zu beschäftigen, gibt es zwei Möglichkeiten:
Wenn Sie für ein Projekt, das einen klar definierten Start- und Endtermin hat, eine bestimmte Qualifikation benötigen, könnte ein unabhängiger Freiberufler helfen, indem er sein Fachwissen für die Dauer des Projekts zur Verfügung stellt.
Wenn Sie ein Talent langfristig aus dem Ausland beschäftigen möchten und keine Niederlassung vor Ort haben, kann ein EOR Anbietender Ihnen bei der rechtskonformen Einstellung behilflich sein.
Ein globaler EOR-Anbietender wie Safeguard Global verfügt über Fachkräfte für Personal- und Lohnbuchhaltung im Land, die sich mit den lokalen Beschäftigungsvorschriften auskennen, ganz gleich wie komplex diese auch sein mögen.
Der EOR übernimmt dabei alle Funktionen eines Arbeitgebenden und ist dafür verantwortlich, dass alle Verträge, Gehaltsabrechnungen, Steuerabzüge und Sozialversicherungsbeiträge den lokalen Arbeitsgesetzen entsprechen. Somit können Sie sich auf Ihre Mitarbeitenden und deren tägliche Aufgaben konzentrieren.
Konkretes Beispiel
Haben Sie ein konkretes Beispiel (Fall aus dem wirklichen Leben)?
Ein österreichisches IT-Startup kam auf uns zu, weil Sie aufgrund des anherrschenden Fachkräftemangels Gebrauch von dem internationalen Talentpool Gebrauch machen wollten. Die bereits gefundenen Talente (in Portugal, Rumänien und Indien) wurden bis zu unserem Gespräch als Freiberufler angestellt – da dies als einzige / einfachste Lösung schien. Jedoch war dem Unternehmen bewusst, dass dieses Setup nicht rechtskonform ist, denn die Freiberufler waren vollzeitbeschäftigt und sollten unbefristet für das Unternehmen arbeiten.
Da das Startup vor einer neuen Finanzierungsrunde stand; und für die Investorensuche war ein rechtskonformes Setup, ohne zusätzliche Risiken zu haben, wichtig; musste gehandelt werden. Hinzu kam, dass ein neues Talent gefunden wurde, das sich aktiv gegen eine Beschäftigung als Freiberufler aussprach.
Mit unserer GEO Lösung konnten wir dazu beitragen, dass das Unternehmen alle Talente rechtskonform in den entsprechenden Ländern anstellen konnte. Zudem konnten wir dabei unterstützen, den Angestellten wettbewerbsfähige Leistungen anzubieten und damit die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit zu verbessern.
Arbeitsrecht
Wie sollte man arbeitsrechtlich vorgehen? Und: wird das nicht in jedem Land völlig anders gehandhabt?
Das ist korrekt. Jedes Land hat andere Anforderungen. Zum Beispiel ist es in Portugal gesetzlich verpflichtend 14 Gehälter zu zahlen, während in Spanien sowohl der Arbeitgebende, als auch der Arbeitnehmende eine Kündigungsfrist von nur 14 Tagen einzuhalten hat – es ist nicht rechtsgültig, diese zu verlängern, selbst wenn der Mitarbeitende im Vertrag zustimmt. In Mexiko ist der Arbeitgebende verpflichtet seinen Mitarbeitenden jährlich eine Gewinnbeteiligung zu zahlen.
Unabhängig davon, welche Kategorie von Arbeitnehmenden den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht, ist es wichtig, die lokalen gesetzlichen Definitionen und Anforderungen zu kennen. Nur so sind Sie in der Lage Arbeitnehmende richtig einstufen und rechtskonform beschäftigen zu können.
Wenn Sie sich mit dem Arbeitsrecht in einem neuen Land nicht auskennen, ist es empfehlenswert mit Fachleuten zu sprechen.
Ist ein Employer of Record die Lösung?
Warum kann ein Employer of Record (EOR) die Lösung sein?
Ein globaler EOR verfügt über Personal- und Payroll-Fachleuten im Land, die sich mit den lokalen Beschäftigungsvorschriften auskennen, ganz gleich wie komplex diese sind – einschließlich der Frage, wie ein Arbeitnehmender in dem entsprechenden Land einzustufen ist. Der EOR übernimmt dabei alle administrativen Arbeitgebertätigkeiten und ist dafür verantwortlich, dass alle Verträge, Gehaltsabrechnungen, Steuerabzüge und Sozialversicherungsbeiträge den lokalen Arbeitsgesetzen entsprechen.
Kurz gesagt, ein EOR ermöglicht es Ihnen, die rechtliche Komplexität und das Risiko aus der Hand zu geben, so dass Sie international schnell Personal einstellen können, ohne dabei eine eigene Niederlassung gründen oder sich das lokale Recht mit all den länderspezifischen Details aneignen zu müssen.
