Mentoring-on-the-Job: Personalentwicklung mit Stift & Papier | Doing-Better-Strategie

25Sep2024

8 min

HR-Know-how aus der Praxis für die Praxis

Bei einem neuen Mentoring-on-the-Job faszinierte und überraschte mich, wie simpel diese Systematik der Personalentwicklung auf den ersten Blick erscheint:

Diese neuartige Form der Mitarbeiterförderung (Doing-Better-Mentoring) basiert auf einfacher persönlicher Planung von Tagen und Wochen mit Papier und Stift, unterstützt durch ein Mentoring-on-the-Job-System. Kann es wirklich so einfach sein? Natürlich gibt es einige Feinheiten, doch im Grunde: Ja, es ist tatsächlich so einfach. Die Konsequenz sind effektiveres und effizienteres Vorgehen, mehr Zuverlässigkeit und das sicherere Erreichen von Zielen. Gleichzeitig sind die Mitarbeitenden sichtbar, zufriedener und entspannter. Das spiegelt sich im Berufs- und auch im Privatleben wider.

Es geht im Grund um kein Tool, das ein Detail löst. Sondern es geht um individuelle Planung, die dazu beiträgt, Strategien, Projekte, etc. des Unternehmens umzusetzen – effizient, effektiv und erfolgreich. Ohne großes Budget, ohne Schnickschnack, dafür mit weitreichender Auswirkung.

Professionelles Management

Einer der wichtigsten Bausteine professionellen Managements – sei es in Projekten, Veränderungsprozessen etc. – sind regelmäßige Reviews und die daraus abgeleiteten neuen Planungen. Gerade in einem Umfeld voller Überraschungen, Veränderungen und unbekanntem Terrain sowie bei anspruchsvollen Herausforderungen sind diese regelmäßigen Überprüfungen und Anpassungen unverzichtbar.

Regelmäßige Reviews und darauf basierende neue Planungen sind das Herzstück eines erfolgreichen Managements – sei es in Projekten, Veränderungsprozessen etc. Besonders in einem Umfeld voller Veränderungen und Herausforderungen sind Planung, Review und Anpassungen im kommenden Plan entscheidend, um den Überblick zu behalten und zielgerichtet zu arbeiten. Das gilt sowohl für Einzelpersonen als auch für Teams, Abteilungen und ganze Unternehmen.

Smoffen

Für diesen Prozess von persönlichen Reviews und Planungen steht der Begriff „Smoffen“. Wie häufig solche Reviews und Planungen stattfinden sollten, hängt von der Dynamik des Umfelds ab. Während Projektteams oft wöchentlich oder monatlich planen, sind auf Organisationsebene 2-8 Treffen pro Jahr üblich. Einzelpersonen profitieren meist von einer täglichen Planung, vor allem bei komplexen Aufgaben oder wenn viele Themen gleichzeitig gemanagt werden müssen.

Mitarbeitende nicht hängen lassen

Der Erfolg eines Teams oder Unternehmens hängt davon ab, wie gut Menschen ihre Ressourcen – Zeit, Wissen, Beziehungen – nutzen. Und das gelingt am besten durch regelmäßige und strukturierte Planungen. Doch in der Praxis fehlt oft die Unterstützung durch Arbeitgeber, die ihre Mitarbeitenden weder aktiv dazu ermutigen, sich gut zu organisieren, noch ihnen geeignete Tools an die Hand geben. Stattdessen bestimmen E-Mails, Meetings und andere Unterbrechungen den Arbeitsalltag.

Mitarbeitende versuchen oft über eine Vielzahl an Tools wie Online-Kalender, E-Mails oder To-Do-Apps eine Struktur zu schaffen, doch häufig bleibt die Planung reaktiv und stressig, und langfristige Ziele werden nur vage oder ohne Systematik verfolgt.

Sinnvolle Ausstattung

Warum also nicht als Arbeitgeber ein Hilfsmittel anbieten, das Planung auf allen Ebenen – vom Tag bis zum Jahr – effizienter, effektiver und zufriedener macht? Genau hier setzt das 2easeSMan-System von Jürgen Lauber an und bietet eine strukturierte Lösung für mehr Klarheit und Erfolg.

Ein Gedankenspiel

Stellen wir uns vor, ein Unternehmen arbeitet bereits mit dieser neuartigen Art der Mitarbeiterförderung und alle Mitarbeitenden steuern sich selbst. Nicht jedes reinflatternde Email wird sofort bearbeitet und die Mitarbeitenden lassen sich generell nicht treiben von kurzfristigen äußeren Einflüssen. Alle haben die kommenden Tage bewusst geplant und erkennen wohin ihre Ressourcen zielführend hinfließen müssen oder sollen. Festgehalten mit Papier, Stift und Handschrift.

Es macht den Eindruck, als würde dieses Team das Leben – auch das Arbeitsleben – mehr genießen und sich nicht im täglichen beruflichen Stress verlieren.

Mentoring-on-the-Job:

Mitarbeiterförderung durch einen effektiven und effizienten Denkprozess in Form von Review und Planung

Es ist – zusammengefasst ausgedrückt – eine neuartige, bewährte Mitarbeiterförderung für das Arbeitsleben des 21.Jahrhunderts. Entsprungen aus umfangreichen Kaizen-Erfahrungen. Diese Kombination finde ich absolut faszinierend. Mittels Mentoring-on-the-Job aus der Ferne sind Mentoren und Mentees sehr flexibel. Geplant werden Tage, Wochen und Quartale. Sehr schlicht und enorm effizient. „Die handschriftliche Planung erzeugt ein viel deutlicheres, einprägsameres Bild im Kopf, als es im Laptop zu tippen“, sagt Jürgen Lauber, der diese Systematik entwickelte. Mitarbeitende entwickeln ein Bild davon, was sein soll – wortwörtlich. Schon nach zwei Wochen zeigen sich die Ergebnisse: Führungskräfte und Mitarbeitende sind produktiver, zuverlässiger und weniger gestresst.

Gehen wir nochmal einen Schritt zurück und sehen wir uns die Systematik genauer an.

Gut geplant

Geplante und durchdachte Arbeitstage. Es klingt unglaublich einfach. Und im Grunde ist es das auch: Nehmen Sie sich Zeit, die wichtigsten Ziele für das Jahr oder das nächste Quartal zu definieren. Erstellen Sie dann Ihren persönlichen Plan für die kommende Woche und die einzelnen Tage: Reservieren Sie Zeitfenster für bestimmte Aufgaben. Schriftlich, per Hand, auf Papier.

Der Effekt liegt auf der Hand: Man lässt sich nicht mehr von E-Mails hetzen, die sofort gelesen und bearbeitet werden möchten. Falls es oft dringend bearbeitungswürdige E-Mails gibt, könnte es sinnvoll sein, beispielsweise dreimal täglich einen festen Email-Block dafür einzuplanen. Das bietet ausreichend Flexibilität, verhindert aber gleichzeitig ungeplante Unterbrechungen während konzentrierter Arbeitsphasen. Das lässt sich natürlich auch auf Projekte, Kundenbesuche, Beratungsgespräche, Sachbearbeitung, Mitarbeitergespräche uvm. übertragen.

Doing-Better-Systematik

In dieses Mentoring-on-the-Job ließ Jürgen Lauber fundiertes Fachwissen und internationale Erfahrungen fließen. Mittlerweile nutzen es einzelne Sachbearbeiter genauso wie CEOs für ihr gesamtes Unternehmen.

So funktioniert es

Jede Person schreibt ihren Plan inklusive Ziele. Der Plan und Review jedes Tages wird in einem A5 Formblatt dokumentiert.
Diese Pläne werden als Bilder in eine Plattform upgeloadet.
Mentoren (entweder unternehmensintern oder durch Jürgen Lauber und sein Team) geben Feedback zu den einzelnen Plänen – einfach über die Plattform.
Am Ende der Periode (Tag, Woche, etc) reflektiert der Mentee über Zielerreichung und mögliche Verbesserungen – die wieder in die kommenden Planungen einfließen.

Das Schöne daran: Es gibt keinen wesentlichen Zusatzaufwand für die Planungen (für einen Tag benötigt man etwa 5 min) und man wird nie unterbrochen oder durch Anrufe gestört. Rat und Tipps werden bei Bedarf beim Mentor eingeholt.

Mittel- und langfristig

Durch diesen Kreislauf – planen, Review, Verbesserungen erkennen, planen – entstehen kontinuierliche Effizienz- und Effektivitätssteigerungen. Und somit zuverlässigere, sicherere Arbeitsabläufe und somit eine zufriedenere Belegschaft.

Erste Erfolge sind schon nach sehr kurzer Zeit sichtbar und natürlich macht es Sinn, diese Strategie langfristig beizubehalten. Entweder mit Unterstützung des Teams rund um Jürgen Lauber oder jemand innerhalb des Unternehmens übernimmt diese Coaching-Rolle. Auch ein komplett autonomes Weiterführen ist möglich, doch ein zusätzlicher Blick von außen macht auf jeden Fall Sinn.

Im Kern geht es einerseits um die Planung (und die bewusste Auseinandersetzung mit den bevorstehenden Aufgaben) und andererseits um das Mentoring, das durch den externen Blick wertvolles Feedback bietet und somit auch die Persönlichkeitsentwicklung fördert.

Interview mit Jürgen Lauber: Mentoring-on-the-Job

Interview-Partner

Der Fokus auf Mentoring als Kern der Personalentwicklung haben über 20 Jahre seinen Erfolg an der Spitze von Industrie-Unternehmen (D/I/CH) gesichert. Mitte 50 gründete er in der Westschweiz das Mentoring-Unternehmen 2ease AG. Für schnell, sicher und dauerhaft wirksames Mentoring für jedermann, jederzeit und überall.

www.smoffen.ch

Was bedeutet Doing-better für Personalverantwortliche?

Doing-better steht für bessere Mitarbeitende, höhere Produktivität und weniger Personalverschleiß. Es bedeutet, durch Nutzung einer neuartigen Form der Mitarbeiterförderung, weniger Neueinstellungen machen zu müssen, also weniger Aufwand von Personalsuche und Rekrutierung. Und weniger Personalprobleme auf dem Tisch zu haben.

Wie wird diese Wirkung erreicht?

Damit Berufstätige sich besser fühlen, besser wirken und besser werden, wird schnell, sicher und dauerhaft verändert, wie Menschen sich über Zeiträume von Tagen, Wochen und Quartalen steuern und erinnern. Das ist etwas ganz Grundlegendes. Das ist life-changing.

Wie erfolgt die Einwirkung auf die Mitarbeitenden?

Die positive Veränderung in Sinne des Arbeitgebers und Arbeitnehmers wird durch die Einflussnahme eines Doing-better Mentors oder Mentorin auf persönliche Planung und Reviews von Tagen und Wochen erreicht. Dank der Doing-better Mentoring-Plattform und den Doing-better-Medien erfolgt das on-the-job aus der Ferne störungsfrei und praktisch mühelos.

Wie kamen Sie auf diese neuartige Mitarbeiterförderung (Personalentwicklung)?

Ich kam aus der Not darauf. Über ein Jahrzehnt trug ich die Verantwortung für eine international tätiges Industrieunternehmen, dessen Stammwerk und Hauptsitz in einer ländlichen Region der Schweiz lag. Der Arbeitsmarkt war sehr klein und der Mangel an Fachkräften sehr hoch. Gleichzeitig war der Aufgrund des hohen Schweizer Lohnniveaus und einer chronisch ungünstigen Wechselkursentwicklung der Druck in Richtung Produktivität sehr hoch. Allen Mitarbeitenden war klar, dass wir zur Sicherung des Unternehmens und Arbeitsplätze etwas Neues, etwas anders machen mussten. Wir mussten die Ursachen für Ineffizienz, Qualitätsmangel und Frust angehen. D.h. wir haben begonnen, systematisch gegen unüberlegtes und ungeplantes Vorgehen bei der Arbeit vorzugehen.

Wie gingen Sie als CEO gegen dieses unüberlegte, ungeplante Arbeiten vor?

Wir haben ab 2010 begonnen, Denk-Räume im Unternehmen einzurichten, die für morgendlichen Review und Planung (smoffen) reserviert waren. Dann haben wir allen Mitarbeitenden handliche Ringbücher mit Formblättern für ablenkungsfreie, mühelose offline Denkarbeit zur Verfügung gestellt. Und wir habe einen Pädagogen und einen Senior-Projektleiter als externe Mentoren engagiert. Die Kombination hat wundersam gewirkt. Unser Industrieunternehmen ist allen Widrigkeiten zum Trotzt weiter profitabel gewachsen.

Weshalb haben Sie in 2015 ein Mentoring-Unternehmen gegründet?

Für das letzte Drittel meines Arbeitslebens wollte ich nicht länger als angestellter Geschäftsführer / CEO arbeiten. Ich wollte weiter unternehmerisch tätig sein und etwas ganz Neues machen. Also habe ich die 2ease AG als Start-up für eine Art von Mentoring gegründet, welche sich jeder leisten kann, überall auf der Welt und jederzeit. Ein Mentoring welche schnell, sicher und dauerhaft wirkt, standardisiert, voll transparent und nachvollziehbar.

Worin hat Ihr Unternehmen seither investiert?

Die Funktion von Denkräumen, um Mitarbeitenden zum persönlichen Review und Planung (Smoffen) zu bringen wurde, durch eine Web-App ersetzt und diese App wurde zu einer Mentoring-Plattform ausgebaut, damit Mentoren und Mentees sich nicht physisch treffen und auch telefonieren müssen. Ferner wurde mit hunderten von Pilottestenden über viele Jahre ein Formblattsystem für persönliche Review und Planung von Tagen, Wochen und Quartalen entwickelt, speziell für die Anforderungen und Realitäten der heutigen digitale Arbeitswelt.

In 2021 wurde die Doing-better-Logik und -Methodik in Buchform dokumentiert und publiziert. Alle können nachschauen und nachlesen, was beim Doing-better Mentoring an Werten und Systematik vermittelt wird. Durch die Entwicklung und Dokumentation des Doing-better Mentoring Prozesses, ist es für HR-Verantwortliche, Vorgesetzte, Kollegen und Coaches sehr einfach, selbst als Doing-better Mentor zu wirken, es braucht dazu keinen Personaleinsatz der Doing-better 2ease AG. Personalverantwortliche können jederzeit auf professionelle Mentoren bzw. Mentorinnen der 2ease AG zurückgreifen, müssen aber nicht.