Praxis-Lupe | Die wichtigsten Regeln für die Zusammenarbeit mit externen IT-Fachkräften

Externe Mitarbeitende erfolgreich ins Team bringen

Welche Rolle spielten Sie bisher in Software-Entwicklungsteams?

Als interner und externer Mitarbeiter konnte ich sowohl als Teammitglied als auch in der Leitungsfunktion Erfahrung in diesem Setting sammeln. Zu den Vorteilen kommen wir gleich. Ich habe in meiner Tätigkeit als Developer aber auch die Pitfalls gesehen.

Wann hole ich externe Unterstützung ins Projekt?

Der große Vorteil beim Arbeiten mit externen Mitarbeitenden ist die oft sehr schnelle Verfügbarkeit von Spitzenkräften. So kann man sich heutzutage praktisch on-demand spezielles Know-how und People-Power ins Team holen. Dies ist nötig, um immer komplexere Projekte in immer kürzeren Zeiträumen umzusetzen, insbesondere wenn spezifische technische Skills gefordert sind, oder einfach die Projekt-Timeline immer knapper wird.

Welche Projekte betrifft das?

Das kann alle Projekte betreffen, von klein bis groß. Wir selbst arbeiten in gemischten Teams sowohl in Riesenprojekten als auch in kleinen Teams mit 2-3 Personen. Oftmals geht es darum, möglichst schnell ein Team mit dem richtigen Knowhow aufzubauen. Manchmal hat es aber auch unternehmensstrategische Gründe, warum ein gewisses Kontingent der Teams extern besetzt wird.

Worin liegen die potenziellen Problempunkte?

Es fallen immer dieselben Hürden auf: Kommunikationsprobleme, falsche Erwartungshaltung, unterschiedliche Arbeitsweisen oder Toolings. Hinzu kommt die große Gefahr des „Konkurrenzdenkens“ oder Gruppenbildung zwischen internen und externen Mitarbeitenden.

Der Trugschluss: Noch mehr „Bürokratie“

Viele Projektteams versuchen diese Probleme durch noch mehr „Bürokratie“ zu lösen: „Wir müssen die Requirements genauer definieren“, „wir brauchen einen Abnahmeprozess für die Funktionen, die „die Externen“ entwickelt haben“, etc.
Fast reflexartig befindet man sich dann in einer kühl-technischen Konstellation, bei der auf Punkt und Komma genau geachtet wird, was „die Externen“ liefern. Dabei erhöhen sich die Reibungsverluste immer mehr, und die geistige Barriere zwischen internen und externen Mitarbeitenden vergrößert sich ständig. Solche Konstellationen enden allzu oft in einem Projekt-Misserfolg.

Wie lautet die Lösung?

Es geht nicht um Prozesse, es geht um die Menschen. Der Schlüssel zum Erfolg ist sehr simpel: Betrachten Sie externe Mitarbeitende als gleichberechtigter Teil Ihres Teams. Das heißt:

• Transparente, offene Kommunikation auf Augenhöhe
• Dieselbe Einbindung in den Entwicklungsprozess wie interne Mitarbeitende
• Wenn Teambuilding-Events stattfinden, dann genauso mit den externen Mitarbeitenden

Kurzum: Sie müssen den „wir vs. die“-Gedanken streichen. Organisatorisch/buchhalterisch mag es wohl einen Unterschied zwischen internen und externen Kräften geben, aber im operativen Daily Doing muss eine völlige Integration der beiden Parts angestrebt werden.

Die Basis der guten Zusammenarbeit

… sind ein konstruktives Mindset, positiver Spirit, und transparente Kommunikation. Der Vorteil ist: Als Teamlead oder HR-Profi stehen diese Punkte ohnehin ganz oben auf Ihrer Agenda. Externe Mitarbeitende sind nicht nur einfache Geschäftskontakte, sondern (zumindest für die Projektlaufzeit) ein vollintegrierter Teil Ihres Teams.

Ich könnte jetzt noch Dinge aufzählen wie regelmäßige Standups/Syncs, Kollaborations-Software, Chats, etc. aber ich bin mir sicher, das haben Sie ohnehin bereits für Ihre Teams etabliert. Lassen Sie die externen Mitarbeitenden einfach daran teilhaben.

Außerdem hilft regelmäßiges Feedback, Missverständnisse zu vermeiden und die Zusammenarbeit ständig zu verbessern – und das gilt auch für externe Profis.

… denn wir sind alle nur Menschen 🙂