Erfolgreiches Kundenbriefing von Executive Search Consultants

26Feb2025

4 min

HR-Know-how aus der Praxis für die Praxis

Das Kundenbriefing ist nach dem Vertragsabschluss die erste und eine der wichtigsten Aufgaben, die Mandanten und Executive Search Consultants zusammen erarbeiten. Ein gutes Briefing sichert eine effiziente und erfolgreiche Suche und garantiert die Qualität der Besetzung.

Interview-Partner

Marcus Christopher Schulz ist Managing Partner der DELTACON Executive Search. Er verantwortet die Branchen Einrichtung, Beleuchtung und Consumer Electronics und leitet das Büro in Wien. Neben seiner zertifizierten Beratertätigkeit (CMC) verfügt er über 12 Jahre operative Geschäftsführungs- und Generalmanagementerfahrung innerhalb der Möbel- und Consumer Electronics Branche.

www.deltacon-exs.com

Oberstes Ziel eines Besetzungsmandats ist es, die Position mit dem passendsten Kandidaten oder der passendsten Kandidaten zu besetzen, die zum Zeitpunkt der Suche wechselbereit sind. Um alle Perspektiven und Notwendigkeiten aller Beteiligten bezüglich der Position zu verstehen, ist ein möglichst vollständiger Blick darauf notwendig. Beim Kundenbriefing trifft der Executive Search Consultant im Idealfall persönlich das Line Management und die HR-Abteilung, um detailliert Informationen über die Position und das Arbeitsumfeld zu bekommen. Dazu gehören Informationen über das einstellende Unternehmen und dessen Unternehmenskultur, die zu besetzende Position und deren Aufgaben, den Prozess beim Mandanten und formale Themen. Auch werden der Prozess und die Leistungen des beauftragten Executive Search Unternehmens besprochen und wunschgemäß vereinbart. Zusammen mit den Informationen des Briefings ist eine professionelle und effiziente Besetzung auch als Qualitätssicherungsmaßnahme erst möglich. Nur wenn neue Mitarbeitende und auch der Arbeitgeber zufrieden sind, ist eine langfristige und erfolgreiche Zusammenarbeit möglich. Und nur das ist das zu erfüllende Ziel eines seriösen Personalberaters.

Doch was macht ein Kundenbriefing erfolgreich?

Ganz klar: Das gemeinsame Verständnis des Mandanten und des Executive Search Consultants zur offenen Position sowie ein transparenter und offener Umgang auch mit Problemen oder Schwierigkeiten. Was funktioniert gut, was ist aber auch verbesserungswürdig. Wie gehen alle Beteiligten damit um. Ehrlichkeit, gegenseitiger Respekt und Vertrauen tragen daher maßgeblich zu einem erfolgreichen Briefing bei. Auch eine klare Definition und Bestätigung der drei bis fünf „must haves“, die Bewerberinnen und Bewerber erfüllen müssen, damit auch eine Einladung zum Mandanten erfolgt. Im Prozess sendet der Executive Search Consultant dem Mandanten zunächst das teilausgefüllte oder noch leere Dokument, damit sich dieser vorbereiten kann. Während eines gemeinsamen Arbeitstreffens wird das Dokument besprochen und alle relevanten Fragen beantwortet. Danach übermittelt der Executive Search Consultant dem Mandanten das vollständige Dokument zur Prüfung und Freigabe. Mit dessen Bestätigung liegt das finale Dokument vor, nach dem die Suche inhaltlich ablaufen wird. Mandant wie auch Consultant können somit in jeder Phase der Suche darauf zurückgreifen.

„Brief“ing statt „Long“ing

Wie der Name schon verrät, sollten Briefings stets „brief“ – also kurz und prägnant – sein. Aufgrund der Struktur und des reichhaltigen Inhalts ist es in der Regel ein fünf- bis sechsseitiges Dokument, das je nach Teilnehmer 30 bis 60 Minuten dauert und einen intensiven Austausch aller Stakeholder beinhaltet. Dabei ist immer darauf zu achten, es nicht „zu gut“ zu meinen und zu viel oder unverständliche Information einfließen zu lassen. Verzetteln sich die Beteiligten und beschreiben das Ganze zu detailliert, wird jedes Dokument zu unübersichtlich. Auch müssen Texte für alle Beteiligten immer verständlich formuliert werden, damit sich speziell potenzielle Bewerberinnen und Bewerber abgeholt fühlen. Mit dem gemeinsam erarbeiteten Dokument haben die Mandanten wie auch Executive Search Consultants ein belastbares Fundament für die Suche, da ALLE relevanten Information und Notwendigkeiten darin abgebildet werden.

Offenheit + Transparenz

Das Briefing wird in Form eines Interviews mit dem Mandanten geführt, in dem sowohl beim Line Management als auch in der HR-Abteilung die entscheidenden Punkte abgefragt werden. Sollte eine Antwort nicht verständlich oder klar beantwortet werden, muss nachgefragt werden. In diesem Interview vertritt der Consultant auch die Sichtweise der Kandidaten. Da aus den Inhalten des Briefing-Dokuments auch zu großen Teilen die Positionsbeschreibung erstellt wird, muss für Interessenten daraus alles klar und eindeutig hervorgehen. Selbstredend ist diese Verständlichkeit und Klarheit auch für den Executive Search Consultant wichtig, da er im Suchprozess den Mandanten vertritt und somit zu jeder Zeit voll aussagefähig sein muss. Essenziell ist es daher, sich die Zeit zu nehmen und ehrlich zu antworten sowie ganz offen und proaktiv mit der Realität im Unternehmen umzugehen. Vorteilhaft ist auch, in einer Vorabstimmung zwischen Line Management und HR-Abteilung die Situation im Unternehmen und die wichtigsten Punkte zur besetzenden Position zu klären, beispielsweise was das Unternehmen von neuen MitarbeiterInnen erwartet. Nur wenn beide Bereiche zu einem gemeinsamen Ergebnis kommen, kann ein erfolgreiches Kundenbriefing mit dem Executive Search Consultant stattfinden.

Erfolgreiches Kundenbriefing: Ein Fazit

Ein erfolgreiches Briefing ist der Grundstein einer effizienten und zeitnahen Besetzung der offenen Position durch die passendste Person, die zum Zeitpunkt der Suche „wechselbereit“ am Markt ist. Dies gilt für Mandanten, Kandidatinnen und Kandidaten sowie die Personalberatung gleichermaßen. Zudem schafft das Briefing Transparenz für alle Beteiligten im Prozess und ist eine wichtige Maßnahme zur Qualitätssicherung. Eine ehrliche und authentische Zusammenarbeit beim Briefing zwischen Mandanten und Executive Search Consultants baut auf gegenseitigem Respekt und Vertrauen auf. Die Beteiligten lernen sich besser kennen und es ergeben sich Synergien gegebenenfalls auch über die Stellenbesetzung hinaus. Dabei findet man oft auch pragmatische und einfache Lösungen zu komplexen Aufgaben. Wenn von allen Seiten gewünscht, kann auch die Ist-Situation eines Themas verbessert oder neue gemeinsame Suchen vorbereitet und initialisiert werden. Es kann damit ein ganz enges Verhältnis in der Zusammenarbeit entstehen, wovon alle in einer langfristigen Partnerschaft profitieren.

Erfolgreiches Kundenbriefing von Executive Search Consultants