In letzter Zeit häufen sich Medienmeldungen das psychische Erkrankungen massiv im Vormarsch sind. Allen voran das Burn-out. Wie können Führungskräfte erkennen, ob die Arbeit im Team optimal verteilt ist? Oder dass Blender und Schaumschläger für eine ungünstige Umverteilung sorgen?
Haben Sie sich als Führungskraft schon einmal Gedanken darüber gemacht ob die Workload bei Ihren Mitarbeitern ausgewogen ist? Wenn Sie diese Frage mit „ JA“ beantworten, sollten Sie sich noch folgende Frage stellen: Wissen sie das sicher oder denken Sie das bloß?
Warum ich das so genau hinterfrage? Viele Mitarbeiter tun nur als ob. Sie treten mit hohem Selbstwertgefühl, Arroganz und Scheinwissen auf, wenn man jedoch ihre Leistungen unvoreingekommen und kritisch mit den anderen Kollegen vergleicht, dann weiß man wo sie wirklich einzuordnen sind.
• Da gibt es z.B. die eloquenten, stets freundlichen und verbal exzellenten Mitarbeiter, denen man zu bestimmten Themen stundenlang zuhören könnte, weil er jedes Problem bis ins Kleinste analysieren und beleuchten kann, am Ende des Tages jedoch kein Projekt zum Abschluss bringt oder so viele Formalfehler macht, dass es dem Unternehmen Geld, Zeit und Ressourcen kostet, weil eine Heerschar von Kollegen hinter ihnen nacharbeiten muss. Grund dafür – er ist gar kein Experte auf dem Gebiet!
• Oder auch jene Kollegen die sich stets professionell in Szene setzen, sobald sie aber hören, dass es Arbeit für sie gibt mit Sätzen wie „Ich habe hier noch kein klares Bild“ oder „mir fehlt hier der Konnex zwischen…“ deutlich abgrenzen und nur das tun was ihnen Prestige und Ansehen bringt. Dass die Kollegen die diese Arbeit dann erben, darüber nicht so begeistert sind (meistens wissen sie dass der Kollege sich nur vor der Arbeit drückt) und mit der Zeit deren Motivation sinkt liegt auf der Hand. Nicht zuletzt übernehmen Sie jetzt zusätzliche Arbeit und das Burn-out ist einen Schritt näher gerückt.
Mittel gegen Blender
Normalerweise widmen sich Artikel zum Thema Arbeitslast/Workload meistens der Prävention bzw. dem Umgang damit und zu 90 % ist das auch der richtige Ansatz, wenn es um die zuletzt genannten Mitarbeiter geht. Aber was können Führungskräfte tun um Blendern und Schaumschlägern nicht auf den Leim zu gehen? Genaue Beobachtung und genaue Kenntnis der jeweiligen Workload unterstützen hier. Hinterfragen Sie Projektschritte, lasse Sie sich eine Einschätzung des Zeitaufwands geben und hinterfragen Sie bei sich selbst ob dies auch realistisch ist – oder vielleicht nicht doch zu großzügig (nach oben hin) angesetzt wurde. Wenn Sie der Meinung sind, dass der Zeitrahmen etwas zu generös ist, hinterfragen Sie warum z.B. der Projektplan mehr als 14 Tage benötigt. Bohren Sie nach welche Hindernisse es gibt (und ob diese rational sind) und weisen Sie darauf hin, dass Ihnen der Zeitplan zu lange vorkommt. Lassen Sie sich regelmäßig zu Projekten und Aufgaben einen Statusbericht geben. Gute Projektmanager planen zwar Puffer für Unvorhergesehenes ein, aber das Verfassen einer internen Mitteilung an die Belegschaft braucht keine ganze Woche. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter mit Vorschlägen zum Thema Effizienz oder Produktivität. Und zu guter Letzt – fordern Sie Leistung ein.
Meistens schreien diejenigen am Lautesten, dass Sie zu viel Arbeit haben, die man am öftesten in der Cafeteria oder bei einem Pläuschchen im Pausenraum antrifft. Sollte Ihnen dies auffallen, sprechen Sie es an!
Studie „Erschöpft vom Bummeln“
Eine interessante Studie zum Thema Workload mit dem Titel: “Erschöpft vom Bummeln“ wurde in „Der Spiegel“ veröffentlicht. Das deutsche Bundesministerium für Bildung und Forschung hat diese in Auftrag gegeben und an deutschen Unis eine Zeit-Budget Analyse bei Studierenden erstellen lassen. Ein Semester lang musste die Teilnehmer ihren Tagesablauf in einem „Online-Tagebuch“ festhalten. Das unerwartete Ergebnis war, dass die Studenten offenbar gar nicht so viel Zeit wie selbst angenommen in ihr Studium investierten. Der mittlere Aufwand pro Studierenden lag bei ca. 26 Wochenstunden! Bemerkenswert war, dass die Studenten gleichzeitig über Stress und hohe Arbeitsbelastung klagten.
Nun könnte man einwenden, dass es sich um Studierende handelt und hier Leistungsgedanke und Disziplin nicht vorrangig sind, dennoch lässt sich das Ergebnis auch auf die Berufswelt umlegen. Längst gibt es Studien deren Ergebnis niederschmetternd für Unternehmen sind: Die Zeit die wir am Arbeitsplatz verbringen, ist nicht jene Zeit die wir auch Leistung erbringen.
Credit were credit is due
Oft hilft es schon das Thema Arbeitslast im Team anzusprechen um die Arbeit entsprechend der Neigungen und Ressourcen zu verteilen. Ermutigen Sie Mitarbeiter die versuchen die Arbeit abzuwälzen, doch einen Weg zu finden das Projekt doch zu übernehmen (vielleicht kann man stattdessen eine andere Tätigkeit niedriger priorisieren). Am Ende sind Sie als Führungskraft gefordert jedem die Anerkennung zukommen zu lassen, die ihm für seinen Einsatz zusteht.
Von Blendern und Schaumschlägern
