Effiziente Meetings: unkonventionelle Tipps

17Jul2014

3 min

HR-Know-how aus der Praxis für die Praxis

Wenn im Meeting die Langeweile gähnt oder schlichtweg Effektivität an allen Ecken und Enden fehlt, wird der Wunsch nach effizienten Meetings laut. Wenn bei Ihnen effiziente Meetings zu rar gesät sind, habe ich hier ein paar – wenn auch tw unkonventionelle – Tipps für Sie.

In einen Kanon stimmen sehr viele Beschäftigte, v.a. Führungskräfte ein: es gibt im Arbeitsalltag viele Meetings. Ja vielleicht sogar zu viele Meetings. Vor allem scheinen viele nicht so produktiv wie man es sich eigentlich wünschen würde – effiziente Meetings sind Mangelware. Wenn man manchen Studien glauben darf …

… bewerten Führungskräfte im Durchschnitt jedes 3. Meeting als „überflüssig“.
… sind 71% der Führungskräfte der Meinung, Meetings gehörten allgemein besser vorbereitet.
… verbringt die Mehrheit der Führungskräfte täglich rd. die Hälfte der eigenen Arbeitszeit in Meetings.

Die Gründe sind klassisch und reichen von schlechter Vorbereitung, Selbstdarstellung der Teilnehmer bis hin zum Fehlen von Entscheidungsbefugnissen am Tisch. Wenn Meetings aber unausweichliche Instrumente der Arbeitswelt sind, was kann man tun, um effiziente Meetings zu erleben?

Konventionelle und unkonventionelle Tipps – effiziente Meetings

Klassische Anregungen und den Mut, sowohl den Kunden als auch positive Erlebnisse ins Zentrum eines effizienten Meetings zu stellen gab es hier im HRweb.at schon (siehe HRweb-Artikel: Bausteine für effizientere Besprechungen). Wie steht es aber um einige unkoventionelle Tipps? Effiziente Meetings halten das schon mal aus.

Hier das Best-Of das ich persönlich in Unternehmen kennengelernt habe, um effiziente Meetings zu gestalten. Zum Lesen, Schmunzeln und ggf. sogar zum mutigen Ausprobieren.

Unkonventionelle Uhrzeiten: Meetings zu ungewöhnlichen Zeiten starten bzw. mit unkonventionellen Längen abhalten. Warum nicht um 14:11 starten oder für 37 Minuten treffen. So seltsam es klingt: eine unkonventionelle Zeit erhöht die Pünktlichkeit.
Keine Stühle: Bei einigen Unternehmen schon Standard: Stand-Up-Meetings rund um einen Stehtisch. Es wird v.a. eines eliminiert: langes Herumschwafeln.
Handy-Insel: Zu Beginn eines Meetings eine Insel auf ein Blatt Papier zeichnen und alle Teilnehmer auffordern Handys auf diese Insel „auf Urlaub“ zu schicken. Wortwörtlich: Alle Handys liegen bis zum Ende des Meetings in der Mitte des Tisches auf der Insel.
Schweigeminute: Bevor ein „schweres“ Thema diskutiert wird soll das Thema vom Themenbringer vorgestellt werden und danach alle Anwesenden aufgefordert werden 2 Minuten zu Schweigen und die eigenen Gedanken zum Thema zu ordnen. Danach wird effizient diskutiert.
Bewertungskarten: Am Ende des Meetings Moderationskarten verteilen und Teilnehmer bitten das Meeting von 0 (verlorene Zeit) bis 10 (perfekt – am Punkt – effizientes Meeting) zu bewerten. Ebenso alle Teilnehmer die keine 10 vergeben haben bitten auf der Rückseite der Karte eine Anregung zu verschriften, wie sich das Meeting der 10 hätte annähern können. Die Karten wandern zum Meeting-Veranstalter. Als offene Variante könnte man in einer Abschlussrunde auch fragen: „War dieses Meeting wirklich nötig?“ und von jedem ein Statement erbitten.
Symbol der „Langeweile“ schaffen: Sie kennen die „Vielredner“ in Meetings bei denen alle schon die Augen überdrehen? Aber selten sagt jemand direkt etwas. Warum nicht ein Symbol der „Langeweile“ schaffen, dass in der Mitte des Meetingtisches steht und im Bedarfsfall von jedem Teilnehmer schrittweise in Richtung des Vielredners bewegt werden darf. Als kleine Warnung – Schmunzeln inklusive. Wie wäre es mit einem roten Spielzeugfeuerwehrauto zur „Rettung der Meetings“?

Oder wenn gar nichts mehr hilft…

Wenn Sie meinen, dass man harte Fakten braucht oder sogar „Schockwirkung“: Machen Sie die Kosten des aktuellen Meetings transparent. Nutzen Sie einen Online-Meetingkosten-Kalkulator (bspw. http://www.ecyrd.com/timeismoney/) oder eine Meetinguhr, die Ihnen – mittig am Tisch platziert, die aktuellen Meetingkosten ausrechnet (bspw. TIM – Time is Money). Einfach die Zahl der Personen eingeben, das durchschnittliche Gehalt im Raum und los geht es.