Abwesenheitsnotiz & Urlaub | Der Sommer und damit der Urlaub ist für viele in vollem Gange. Das erkennt man hoffentlich am Wetter. Aber vor allem auch an den Abwesenheitsnotizen, die man von Geschäftspartnern und Kollegen erhält. Und bei vielen kann man sich nur wundern. Sie auch?
Es ist eine natürliche Begleiterscheinung der Urlaubs- / Sommerzeit: Die Abwesenheitsnotizen der Email-Accounts. Man bekommt sie in jeglicher Ausführung übersendet: Kurz und knapp. Ausführlich, vielleicht sogar schon zu lange. Missverständlich. Literarisch wertvoll. Mit und ohne Rechtschreibfehlern. Und manchmal auch gar nicht.
Was macht professionelle Abweseneitsnotizen für den Urlaub aus?
Eine Abwesenheitsnachricht soll seinen Leser – den Sender einer eingehenden Nachricht und damit den Anfragenden – über die kurz-, mittel- oder auch langfristige Abwesenheit des Nachrichtenemfpängers informieren. Sie soll dabei den Sender aber nicht nur einfach von der Tatsache der Absenz in Kenntnis setzen, sondern gleichzeitig bei der Bearbeitung des eigenen Anliegens unterstützen. Diese Eckpunkte umreißen damit eigentlich schon die wesentlichen Eckpunkte auf die es ankommt.
- Eine Abwesenheit soll von einer nicht planbaren Abwesenheit informieren. Am Freitag eine Nachricht über das Wochenende zu schalten ist nicht im seinen des Erfinders. An einem Tag Zeitausgleich eine Abwesenheitsnotiz zu schalten macht Sinn.
- Gleichzeitig soll eine Abwesenheitsnachricht eindeutig sein. Am zielführensten ist dies wohl mit dem Datum der Rückkehr erreicht.
- Dazu soll auch noch mitgeteilt werden, was denn mit der Nachricht passiert. Man kann dabei auf den seltenen Fall der automatischen Weiterleitung an einen Kollegen verweisen, oder aber, dass die Nachricht erst nach der eigenen Rückkunft bearbeitet werden wird.
- Kundenorientierung wird damit demonstriert wenn man gleichzeitig für dringende Fälle eine Stellvertretung und deren Kontaktdaten nennt.
- Im internationalen Kontext ist die Sprache zu berücksichtigen, im Zweifelsfall wohl deutsch und Englisch zu wählen.
Alleine wenn ich diese kurze Liste mit den bei mir in den letzten 4 Wochen eingegangenen Nachrichten vergleiche, liegen oft Welten dazwischen. Meine zwei persönlichen Highlights (real – kein Scherz!):
- „Ich bin auf Urlaub und werde Ihre Nachricht wahrscheinlich nicht lesen.“
- „Diese Email wird bis 31.8.2014 nicht beantwortet. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass ich mich derzeit im Urlaub befinde.“
Ich überlasse Ihnen das Urteil inwieweit diese beiden Nachrichten handlungsleitend sind und mir als Kunde oder Projektpartner ein gutes, professionelles Gefühl der Betreuung bieten.
Abwesenheitsnotiz & Urlaub: auf die Feinheiten kommt es an
Man könnte sicher nicht eine Reihe an Kriterien formulieren. Die folgende Liste hinsichtlich Abwesenheitsnotiz (Urlaub oder sonstiger Unerreichbarkeits-Gründe) ist mir wichtig und erhebt keinen as Spruch auf Vollständigkeit.
- Positiv Formulieren: „Ich bin bis XX nicht da“ wirkt auf mich harscher und abweisender als wenn jemand „Ich bin ab XX wieder für Sie da“ schreibt.
- Die Kontaktdaten der Vertretung gleich mitzunennen (Telefon/Durchwahl, Email) ist kundenorientiert.
- Gründe für die Abwesenheit halte ich nicht für relevant. „ich bin in der Karibik“, „liege mit Nierenentzündung im Krankenhaus“ oder „Gehe den Jakobsweg“ wirken auf mich eher verstörend. Ist der Grund derer Abwesenheit denn relevant?
- Humor: Der eigenen Abwesenheitsnachricht eine humorige Note zu geben ist ein zweischneidiges Schwert. Für Privatpersonen ggf. passend. Im B2B Kontext eher ein Kuriosum. Googeln Sie doch ruhig mal. Von Jodas Star-Wars-Abwesenheitsnachricht bis hin zum Gedicht ist alles dabei. Je seriöser das Geschäft umso unpassender.
- Firmenkultur und Image: diese zu berücksichtigen halte ich hingegen für wirklich überlegenswert. Eine seriöse Privatbank muss ggf. eine andere Abwesenheitsnotiz haben denn eine junge Werbeagentur. Denn auch die Abwesenheitsnachricht halte ich für ein Instrument der Unternehmenskommunikation.
Abwesenheitsnotiz & Urlaub – langer Rede…
…kurzer Sinn – was schlage ich daher als mögliche Variante vor:
„Danke für Ihre Nachricht. Ich bin ab 31.8.2014 für Sie wieder im Büro erreichbar. Ihre Nachricht wird nicht automatisch weitergeleitet. Bei dringenden Anliegen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Max Mustermann (DW 1234, max@musterfirma.at).“
Aber ich gebe zu: als ich folgende Abwesenheitsnachricht einer befreundeten Agentur erhalten habe, musste ich auch schmunzeln. Gut in der Werbeindustrie, schlecht wenn Sie die österreichische Flugsicherheit wären:
„Wär zufiel arbeitet mackt auch fiele FÄler. dahär bin ih jetzt auf Uhrlaub. Binn ab 31.8.2014 wider führ sie da. Vrisch und Munnter. Es ißt Dringend und kan nicht watten? Dan ruven Sie meinen koLLegen an: Max Mustermann, DW 1234, max@musterfirma.at.“
Schönen Urlaub!
Abwesenheitsnotiz, Urlaub & Strand
